Добавление, редактирование и удаление контактов
Добавление контактов
Внешние контакты могут быть созданы в Enate несколькими способами.
1) Автоматически из входящего емейла
Система Enate может быть настроена автоматически создавать новые записи внешних контактов, когда приходят входящие емейлы, которые содержат новые электронные адреса, если в Конструкторе была включена настройка «Включить автоматическое создание контактов».
Система автоматически заполнит имя и фамилию контакта, основываясь на имени, которое отображается в емейле. Подробнее об этом:
Если между именами стоит пробел, то первая часть имени до пробела будет использована как имя контакта, а вторая часть имени после пробела будет использована как фамилия контакта. Например, если емейл отображает имя 'John Smith', то автоматически 'John' будет заполнено как имя контакта, а 'Smith' – как фамилия.
Если в имени, отображаемом в емейле, есть запятая, то всё, что стоит перед первой запятой, будет автоматически записано как фамилия, а всё, что будет после запятой, но перед пробелом будет использовано автоматически как имя. Например, если в емейле имя отображается как 'Smith, John', то автоматически фамилия контакта будет заполнена как 'Smith', а имя как 'John'.
Если система не сможет с уверенностью автоматически заполнить имя и фамилию контакта, то контакт будет автоматически создан без имени и фамилии, и пользователю будет предложено заполнить их самому, когда они обновят задачу.
Также, настройки компании для автоматического создания контакта будут зависеть от настройки области контакта в Конструкторе. Если настроена глобальная область или глобальная и локальная, то автоматически созданный контакт будет глобальным, то есть не связанным с какой-то конкретной компанией. Если настроена локальная область, то автоматически созданный контакт будет создан под конкретной компанией, с которой связана задача и в которой находится этот контакт.
2) Добавление отдельного контакта из страницы управления контактов
Вы можете добавлять контакты из страницы управления контактов, нажав на иконку создания контакта и заполнив детали контакта в появившемся всплывающем окне.
3) Импорт контактов в страницу управления контакта из шаблона Excel
Вы можете импортировать список контактов в страницу управления контакта из электронной таблицы Excel. Для этого существует специальный шаблон, и шаблон поддерживается на всех языках, которые предлагает Enate.
Если Вы импортируете контакты из шаблона Excel, то необходимо заполнить электронные адреса контактов. Если Вы не укажите компанию, то контакт будет автоматически установлен как глобальный. Тут Вы можете подробнее ознакомиться с областью компании.
4) Добавление контакта из Quickfind (Быстрого поиска)
Если Вы ищите новый контакт, который в данный момент не существует в системе, то Вы можете создать новый контакт прямо через Quickfind (Быстрый поиск). Зайдите в функцию поиска людей в Quickfind и нажмите «добавить контакт».
Когда Вы нажмете «добавить контакт», система расшифрует и автоматически заполнит имя, фамилию и электронный адрес. Когда Вы заполните всю информацию и нажмете «создать», то Вы автоматически перейдете на страницу активности контакта для только что созданного контакта.
Обратите внимание: Электронный адрес контакта должен быть уникальным для системы.
5) Добавление контакта из карты контакта в задаче.
Вы также можете создать новый контакт из карты контакта в задаче. Когда Вы ищите в карте контактов пользователя, который не существует в системе, Вы можете создать новый контакт, нажав на опцию «создать контакт» и заполнив детали контакта.
Если у Вас записан электронный адрес контакта, то система расшифрует и автоматически заполнит имя и фамилию контакта. Когда Вы заполните всю информацию и нажмете на создание контакта, система вернет Вас обратно в задачу.
Пожалуйста, обратите внимание, что если Вы создали новый контакт в тестовом режиме, то этот контакт будет доступен только для работы с тестовыми пакетами в системе.
Автоматическое vs Ручное создание контакта
Вы можете узнать, был ли контакт создан автоматически системой или вручную пользователем, посмотрев столбец «Создан автоматически» на странице управления контакта.
Пожалуйста, обратите внимание, что если созданный автоматически контакт был редактирован, то он больше не будет отображаться как созданный автоматически контакт в колонке «Создан автоматически» на странице управления контакта
Название компании – область внешних контактов
В зависимости от Ваших выбранных настроек в Конструкторе, у Вас могут быть разные опции назначения компании ко внешнему контакту:
Все компании / Глобальный
Если компания настроена так, то это означает, что этот внешний контакт может создавать и иметь доступ к задачам для всех компаний.
Это также означает, что пользователи менеджера задач могут проводить поиск по всем остальным внешним контактам в задаче.
Пожалуйста, обратите внимание, что эта настройка доступна только если область внешнего контакта была установлена как «глобальный» или «глобальный и локальный» в Конструкторе. Тут Вы можете ознакомиться с более подробной информацией.
Конкретная компания (локальный)
Настройка области контакта на конкретную компанию означает, что этот внешний контакт сможет создавать и иметь доступ только к задачам конкретной компании, с которой связан тот контакт.
Пользователи также смогут только добавлять контакт к интерфейсу пакета если контакт относится к той же компании (или к зонтичной компании)
Пожалуйста, обратите внимание:
Вы можете изменить связанную команию для внешнего контакта со «Все компани/Глобально» на конкретную компанию (локально), если внешний контакт не связан с задачами, имеющими отношение к нескольким компаниям. Вы можете изменить это, переназначив Контакт к задаче.
Чтобы определить область внешних контактов как «Глобально/Все компании», нужно чтобы колонка «Компания» в файле массовой загрузки была оставлена пустой, тогда по умолчанию контакты будут определены как глобальные.
Компания, которая будет задана для автоматически созданного контакта, будет зависеть от заданной Вами настройки области контакта. Если она задана как «Глобально» или «Глобально и Локально», то автоматически созданный контакт будет иметь глобальную область, то есть не будет связан с какой-либо конкретной компанией. Если она задана как «Локально», то автоматически созданный контакт будет создан под компанией, под которой находится связанная задача.
Влияние области Глобальный / Локальный на привязку контактов к задаче
Пожалуйста, обратите внимание, что если внешний контакт был определен как локальный (то есть связанный с конкретной компанией), Вы не сможете добавлять такой контакт к задаче, которая существует под другой компанией. Это также относится к аккаунтам Агента (которые всегда существуют под определенной компанией). ТОЛЬКО глобальные внешние аккаунты имеют гибкость быть связаными с задачами для любого клиента.
Редактирование контакта
Чтобы отредактировать контакт, зайдите на страницу управления контакта и дважды кликните на контакт, чтобы открыть всплывающее окно «Редактировать контакт».
Вы также можете массово редактировать компанию, часовой пояс, локацию офиса, предпочитаемый язык и стандартные метки Ваших контактов, отметив галочкой нужные контакты – нажмите на кнопку «Редактировать», которая появится во всплывающем окне массового редактирования. Установите детали, как хотите, и нажмите «Подтвердить», чтобы сохранить изменения.
Удаление контакта
Чтобы удалить контакт, зайдите на страницу управления контакта, поставьте галочку в поле контакта – и появится кнопка удаления. Вы можете разом удалить несколько контактов.
Last updated
