Добавление, редактирование и удаление контактов

Добавление контактов

Внешние контакты могут быть созданы в Enate несколькими способами.

1) Автоматически из входящего емейла

Система Enate может быть настроена автоматически создавать новые записи внешних контактов, когда приходят входящие емейлы, которые содержат новые электронные адреса, если в Конструкторе была включена настройка «Включить автоматическое создание контактов».

Система автоматически заполнит имя и фамилию контакта, основываясь на имени, которое отображается в емейле. Подробнее об этом:

• Если между именами стоит пробел, то первая часть имени до пробела будет использована как имя контакта, а вторая часть имени после пробела будет использована как фамилия контакта. Например, если емейл отображает имя 'John Smith', то автоматически 'John' будет заполнено как имя контакта, а 'Smith' – как фамилия.

• Если в имени, отображаемом в емейле, есть запятая, то всё, что стоит перед первой запятой, будет автоматически записано как фамилия, а всё, что будет после запятой, но перед пробелом будет использовано автоматически как имя. Например, если в емейле имя отображается как 'Smith, John', то автоматически фамилия контакта будет заполнена как 'Smith', а имя как 'John'.

• Если система не сможет с уверенностью автоматически заполнить имя и фамилию контакта, то контакт будет автоматически создан без имени и фамилии, и пользователю будет предложено заполнить их самому, когда они обновят задачу.

Также, настройки компании для автоматического создания контакта будут зависеть от настройки области контакта в Конструкторе. Если настроена глобальная область или глобальная и локальная, то автоматически созданный контакт будет глобальным, то есть не связанным с какой-то конкретной компанией. Если настроена локальная область, то автоматически созданный контакт будет создан под конкретной компанией, с которой связана задача и в которой находится этот контакт.

2) Добавление отдельного контакта из страницы управления контактов

Вы можете добавлять контакты из страницы управления контактов, нажав на иконку создания контакта и заполнив детали контакта в появившемся всплывающем окне.

3) Импорт контактов в страницу управления контакта из шаблона Excel

Вы можете импортировать список контактов в страницу управления контакта из электронной таблицы Excel. Для этого существует специальный шаблон, и шаблон поддерживается на всех языках, которые предлагает Enate.

4) Добавление контакта из Quickfind (Быстрого поиска)

Если Вы ищите новый контакт, который в данный момент не существует в системе, то Вы можете создать новый контакт прямо через Quickfind (Быстрый поиск). Зайдите в функцию поиска людей в Quickfind и нажмите «добавить контакт».

Когда Вы нажмете «добавить контакт», система расшифрует и автоматически заполнит имя, фамилию и электронный адрес. Когда Вы заполните всю информацию и нажмете «создать», то Вы автоматически перейдете на страницу активности контакта для только что созданного контакта.

5) Добавление контакта из карты контакта в задаче.

Вы также можете создать новый контакт из карты контакта в задаче. Когда Вы ищите в карте контактов пользователя, который не существует в системе, Вы можете создать новый контакт, нажав на опцию «создать контакт» и заполнив детали контакта.

Если у Вас записан электронный адрес контакта, то система расшифрует и автоматически заполнит имя и фамилию контакта. Когда Вы заполните всю информацию и нажмете на создание контакта, система вернет Вас обратно в задачу.

Автоматическое vs Ручное создание контакта

Вы можете узнать, был ли контакт создан автоматически системой или вручную пользователем, посмотрев столбец «Создан автоматически» на странице управления контакта.

Название компании – область внешних контактов

В зависимости от Ваших выбранных настроек в Конструкторе, у Вас могут быть разные опции назначения компании ко внешнему контакту:

• Все компании / Глобальный

  • Если компания настроена так, то это означает, что этот внешний контакт может создавать и иметь доступ к задачам для всех компаний.

  • Это также означает, что пользователи менеджера задач могут проводить поиск по всем остальным внешним контактам в задаче.

• Конкретная компания (локальный)

  • Настройка области контакта на конкретную компанию означает, что этот внешний контакт сможет создавать и иметь доступ только к задачам конкретной компании, с которой связан тот контакт.

  • Пользователи также смогут только добавлять контакт к интерфейсу пакета если контакт относится к той же компании (или к зонтичной компании)

Влияние области Глобальный / Локальный на привязку контактов к задаче

Редактирование контакта

Чтобы отредактировать контакт, зайдите на страницу управления контакта и дважды кликните на контакт, чтобы открыть всплывающее окно «Редактировать контакт».

Вы также можете массово редактировать компанию, часовой пояс, локацию офиса, предпочитаемый язык и стандартные метки Ваших контактов, отметив галочкой нужные контакты – нажмите на кнопку «Редактировать», которая появится во всплывающем окне массового редактирования. Установите детали, как хотите, и нажмите «Подтвердить», чтобы сохранить изменения.

Удаление контакта

Чтобы удалить контакт, зайдите на страницу управления контакта, поставьте галочку в поле контакта – и появится кнопка удаления. Вы можете разом удалить несколько контактов.