Создание новых маршрутов емейлов из Необработанных емейлов

Как часть работы с Необработанными емейлами, агенты могут создавать маршруты емейлов напрямую в Менеджере работ. Создание таких правил поможет предотвратить в будущем появление аналогичных емейлов в качестве необработанных емейлов и убедиться, что для них будут созданы соответствующие Заявки или Случаи. Это уменьшит в будущем количество необработанных емейлов, и поможет ускорить работу над этими задачами. Для предоставления этого уровня контроля, чтобы пользователи Менеджера работ могли создавать новые маршруты емейлов доступна опция, которая может быть включена или выключена через пользовательские роли в Конструкторе.

Как только такие правила созданы в Менеджере работ, они сразу же начинают применяться на практике, однако пользователи-администраторы будут оповещены в Конструкторе о том, что новые правила маршрутизации были созданы таким образом, и эта информация будет помечена для них, как требующая внимания, до тех пор, пока администратор с ней не ознакомится. Администратор по-прежнему может эти правила скорректировать или даже выключить их, после того, как он с ними ознакомится.

Предоставление доступа пользователям Менеджера работ для создания новых маршрутов емейлов

Функция доступа для возможности создания новых маршрутов емейлов в Менеджере работ управляется через систему пользовательских ролей Enate, с новой добавленной опцией в секцию Опций просмотра емейлов.

Обратите внимание, что доступ "Создание маршрутов емейлов" будет ВКЛЮЧЕН для стандартной роли члена команды.

Как создать новый маршрут емейлов в Необработанных емейлах

Когда Вы работаете с необработанными емейлами в секции Необработанных емейлов на странице Входящей почты, если Вы хотите обработать емейл в Заявку / Случай (через нажатие опции "Новая задача"), Вы увидите следующее всплывающее окно:

Вы можете провести поиск по маршруту емейла (это автоматически заполнит поля по Клиенту/Контракту/Услуге/Процессу, основываясь на предложениях для выбранного адреса почтового ящика), или же Вы можете вручную выбрать. Если на этом этапе Вы нажмете на кнопку "Создать", то будет, как обычно, создана Заявка или Случай из этого емейла.

Однако, если Вы также желаете настроить эту логику для автоматического применения в будущем, то Вы можете поставить галочку напротив "Применить к другим емейлам" в нижней части всплывающего окна перед тем как нажать "Создать". Если Вы выбираете эту опцию, то когда Вы нажмете "Создать" произойдут следующие два действия:

• Появится небольшое сообщение, подтверждающее, что новая задача была создана.

• Дальше появится еще одно всплывающее окно для "Создания нового правила маршрутизации емейла", в котором Вы сможете заполнить оставшиеся детали для правила маршрутизации перед тем, как Вы сможете подтвердить его создание.

Вы можете определить тип маршрута - "От" или "Кому", то есть

• "обрабатывать аналогично все емейлы, приходящие С этого электронного адреса", ИЛИ

• "обрабатывать аналогично все емейлы, приходящие НА этот электроннвй адрес"

и далее указать, какой электронный адрес будет использоваться в этой связке. Enate автоматически заполнит электронный адрес соответствующим электронным адресом, который связан с необработанным емейлом, над которым Вы работаете.

В секции "Подсказки" в этом всплывающем окне есть ссылка, по которой пользователи могут перейти на страницу Необработанных емейлов в онлайн помощи Enate, на случай если пользователям понадобится какая-то дополнительная информация.

Применение правила к существующим емейлам (ретроспективно)

В дополнение к настройкам правила, которое будет применяться ко всем будущим емейлам, соответствующим этом паттерну, Вы также можете выбрать опцию применить это правило по отношению ко всем/некоторым существующим необработанным емейлам, которые соответствуют этому правилу. Чтобы эту настройку применить, включите переключатель "Автоприменение", расположенный в нижней части этого всплывающего окна.

Система покажет Вам количество текущих необработанных емейлов, которые подпадают под данное правило, то есть те емейлы, которые будут заново обработаны.

Выбор временного диапазона для отбора существующих необработанных емейлов на переработку

Выбор этой опции предоставит Вам возможность задавать временные фильтры для отбора существующих емейлов, для которых данное правило будет запущено (если, например, Вы хотите применить это правило только для емейлов давности одна неделя/месяц и так далее).

Вы можете перемещать ползунок для того, чтобы задать разные временные промежутки, включая выбор конкретных дат. Как только Вы зададите параметры для этой настройки, система обновит количество емейлов, по отношению к которым это правило будет применено.

Когда Вы будете довольны выбранными настройками, Вы можете нажать на кнопку "Создать" - правило будет запущено и начнется повторная обработка емейлов в тип Случая/Заявки, который Вы выбрали.

Важно: Обратите внимание, что как только Вы таким образом через Менеджер работ создали новое правило маршрутизации емейлов, оно сразу будет активизировано и будет применяться ко всем последующим входящим емейлам.

Видимость новых правил маршуртизации емейлов для администраторов в Конструкторе

Если в Необработанных емейлах в Менеджере работ были созданы любые новые маршруты емейлов, то пользователи-администраторы будут об этом оповещены в Конструкторе через метку красной точкой рядом с иконкой емейла.

Через любые последующие секции и экраны навигации, они могут раскрыть страницу маршрутов емейлов, где они смогут найти указания на новые правила маршрутизации, о которых им следует знать.

Когда пользователи окажутся на странице Маршрутов, они увидят баннер, оповещающий их о новых маршрутах емейлов, о которых им нужно знать, а также они смогут увидеть количество новых маршуртов. По ссылке они смогут отфильтровать маршруты до новых, с которыми им нужно ознакомиться.

Внутри самой таблицы маршрутов, пользователи будут оповещены о тех новых маршрутах, на которые стоит обратить внимание.

Пользователи-администраторы могут просмотреть новые правила маршрутизации (и поговорить с агентом, который их создал*), чтобы убедиться, что эти выполнение этих правил не противоречит логике различных других правил. Они могут деактивировать эти правила, могут внести любые корректировки или даже удалить их, если это потребуется.

Когда они довольны настройками правила, то они могут убрать флажок "поправить". Они могут использовать ссылку на фильтр "Очистить фильтр проверки" в заголовке и вернуться к обычному просмотру.

*Вы можете посмотреть, кто создал правило маршрутизации емейла через иконку "Показать активность" в верхней части всплывающего окна с деталями по данному правилу.

Если Вы на нее нажмете, то увидите запись о том, кто создал и обновил это правило.