Criar itens de trabalho em massa

Visão geral

O recurso de Criação em Massa permite criar grandes quantidades de Casos e/ou Tickets carregando dados de planilhas do Excel.

Você pode encontrar um link para a página de Criação em Massa no link “Criar em massa” do menu suspenso “Criar novo item de trabalho”.

Isso abrirá a tela “Criar em massa” em uma nova guia. Nessa tela, selecione se deseja criar em massa Casos ou Tickets. Em seguida, você pode baixar o modelo do Excel desejado, preenchê-lo e carregá-lo na página, lembrando-se de preencher eventuais campos obrigatórios antes.

Você pode baixar um modelo do arquivo do Excel. Os modelos do Excel disponíveis são compatíveis com qualquer idioma que você tenha definido nas suas preferências de usuário do Enate.

Quando tiver adicionado os dados ao arquivo do Excel, salve e feche o arquivo e, na tela “Criar em massa”, clique para selecionar o arquivo.

Em seguida, você pode escolher se deseja permitir que itens de trabalho com títulos repetidos sejam criados usando a opção “Título único”. Deixar essa opção desativada permite que itens de trabalho com títulos repetidos sejam criados. Ativando essa opção, os itens de trabalho que teriam o mesmo título que outro item do arquivo a ser carregado irão falhar na validação.

Quando tiver terminado, clique no botão “Carregar”. Isso carregará as informações sobre os Casos ou Tickets do seu arquivo.

Você verá as seguintes informações:

• Total: o total de itens contidos no arquivo carregado que serão criados

• Criados: o número de itens que foram criados (isso será zero antes de você começar a criar)

• Problemas: a quantidade de itens com problemas de validação (esses itens precisam ser corrigidos antes de criá-los)

• Não iniciado: os itens pendentes para criação

Além disso, você verá na tabela que as colunas “Status” e “Referência” foram adicionadas. Elas serão preenchidas pelo sistema quando os itens forem criados.

Agora, basta clicar em “Criar itens”, e o sistema começará a criar seus Casos/Tickets. As informações mostradas serão atualizadas com o número de itens criados corretamente e os números de referência dos itens de trabalho criados.

Modelos de criação em massa

Modelos de Ticket de criação em massa

Você pode baixar os modelos do Excel para criar Tickets em massa pelos seguintes links:

18KB

bulk-create-ticket_de-de.xlsx

19KB

bulk-create-ticket_en-gb.xlsx

19KB

bulk-create-ticket_en-us.xlsx

20KB

bulk-create-ticket_es-419.xlsx

19KB

bulk-create-ticket_fr-fr.xlsx

19KB

bulk-create-ticket_hu-hu.xlsx

19KB

bulk-create-ticket_pl-pl.xlsx

21KB

bulk-create-ticket_pt-br (v23.1 onwards).xlsx

20KB

bulk-create-ticket_pt-br.xlsx

18KB

bulk-create-ticket_ro-ro.xlsx

19KB

bulk-create-ticket_ru-ru.xlsx

Se estiver usando a versão 2022.5 ou mais recente do Enate, pedimos que use os modelos integrados da página de Criação em Massa. Se estiver usando a versão 2022.4 ou mais antiga do Enate, pedimos que use os modelos abaixo.

Modelos de criação em massa de Casos

Você pode baixar os modelos do Excel para criar Casos em massa pelos seguintes links:

19KB

bulk-create-case_de-de.xlsx

41KB

bulk-create-case_en-gb.xlsx

41KB

bulk-create-case_en-us.xlsx

22KB

bulk-create-case_es-419.xlsx

18KB

bulk-create-case_fr-fr.xlsx

18KB

bulk-create-case_hu-hu.xlsx

20KB

bulk-create-case_pl-pl.xlsx

23KB

bulk-create-case_pt-br (v23.1 onwards).xlsx

22KB

bulk-create-case_pt-br.xlsx

18KB

bulk-create-case_ro-ro.xlsx

18KB

bulk-create-case_ru-ru.xlsx

Campos obrigatórios

Os campos obrigatórios que precisam ser preenchidos para criar um Caso são:

• Cliente

• Contrato

• Serviço

• Caso - o nome do processo

• Título - o título do item de trabalho individual do Caso.

Tenha em mente que os campos “Contato principal” e “Solicitante” são obrigatórios para um Caso somente quando a opção “tornar contatos obrigatórios” está ativada para o tipo de Caso que você estiver criando em massa na tela de “Linhas de serviço” do Criador. Se desejar preencher esses campos, lembre-se de cumprir com os requisitos de registro de contatos.

Os campos obrigatórios que precisam ser preenchidos para criar um Ticket são:

• Cliente

• Contrato

• Serviço

• Ticket - o nome do processo

• Título - o título do Ticket

• Descrição do ticket

• Categoria de ticket nível 1

• Categoria de ticket nível 2

• Categoria de ticket nível 3

• Contato principal - o contato principal objeto dessa consulta. Veja a seção sobre os requisitos de registro de contatos

• Solicitante - o contato que efetuou a solicitação inicial. Veja a seção sobre os requisitos de registro de contatos

Tenha em mente que todos os dados inseridos devem corresponder a valores existentes no sistema, caso contrário aparecerão erros de validação.

Requisito para registros de contato no seu arquivo de carregamento em massa

Todos os registros de contato usados em um arquivo de criação em massa (ou seja, “Contato principal”, “Solicitante”, “Referido” e contatos CC) devem cumprir com as seguintes regras:

• é necessário usar o endereço de e-mail do contato

• o contato deve já existir no sistema

• o contato deve ter como escopo o mesmo cliente para o qual o Caso/Ticket será criado

Campos opcionais

Os campos opcionais que podem ser preenchidos tanto para Tickets quanto Casos são:

• Referido - o contato referido do item de trabalho. Veja a seção sobre os requisitos de registro de contatos

• Endereço(s) de e-mail em CC - quaisquer outros contatos que possam estar como receptores de cópia uma correspondência. Veja a seção sobre os requisitos de registro de contatos. Tenha em mente também que, ao adicionar dois ou mais endereços de e-mail em CC, é necessário separá-los por ponto e vírgula (;) sem espaços em nenhum dos lados (como em [e-mail];[e-mail].

• Substituir data limite - insira a nova data limite. Consulte a seção de formatação de datas

• Não enviar e-mails automáticos para contatos - se você deseja ou não enviar e-mails automáticos do sistema, como e-mails de confirmação de leitura, para os contatos do item de trabalho. Insira “True” (Verdadeiro) ou “False” (Falso). Isso se aplica a todos os idiomas para os quais a Enate oferece suporte.

Formatação de datas

Tenha em mente que as datas inseridas devem estar na seguinte formatação:

DD-MM-AAAA HH:MM

Tenha em mente que as horas e os minutos inseridos podem estar no formato de 24 horas, como em 23:00, ou no formato de 12 horas, seguido de AM/PM, como em 11:00 AM.

Exemplos de formato de data válidos:

• 25-05-2022 23:25

• 25-05-2022 11:25 PM

Se optar por não inserir horas ou minutos, o sistema definirá o horário padrão de 00:00.

Campos de dados personalizados

Você também pode passar campos de dados personalizados para os Casos/Tickets enquanto estão sendo criados. Para isso, adicione um nome de coluna exatamente igual ao nome do campo de dados no Enate. Se um desses campos personalizados for marcado como obrigatório na configuração do Caso, você terá de inserir um valor na coluna do campo em todas as linhas do arquivo a ser carregado (caso contrário, essas linhas falharão na validação e não serão criadas).

Campos compatíveis

A criação em massa é compatível com a lista de tipos de campos personalizados abaixo:

1. Caixa de Verificação

2. Somente data - consulte a seção de formatação de datas.

3. Data e hora - consulte a seção de formatação de datas.

4. Número decimal

5. Endereço de e-mail

6. Hiperlink - Tenha em mente que não há suporte para hiperlinks com texto de exibição personalizados; ou seja, o texto inserido no campo de um hiperlink deve ser o URL inteiro do hiperlink, como em https://www.enate.io/, e NÃO site do Enate

7. Lista

8. Texto Longo

9. Lista de vários níveis

10. Texto pequeno

11. Número inteiro

Campos incompatíveis

A criação em massa não é compatível com o tipo de campo personalizado abaixo:

1. Tabelas

2. Relacionamento da entidade

Além disso, os seguintes campos de propriedade do sistema são incompatíveis com a criação em massa:

1. Manter comigo

2. Manter a ação comigo

3. Defeitos

4. Arquivos

Erros de validação

Caso ocorra alguma falha na validação, ela será destacada em vermelho com um ícone de status de “Aviso”. Se os valores inseridos estiverem errados em uma coluna inteira, os erros de validação aparecerão no fundo da tabela. Isso pode ocorrer, por exemplo, se houver uma referência à coluna de um campo que não existe no sistema. Se os valores inseridos estiverem errados em uma só linha, um ícone de status de “Aviso” aparecerá no começo da linha, com os erros de validação individuais destacados em vermelho. Em seguida, você precisará modificar o arquivo. Clique em “Alterar arquivo” e selecione para carregar seu arquivo atualizado.

Você ainda pode prosseguir com a criação dos itens de Caso válidos do seu arquivo a ser carregado. O sistema pulará as linhas inválidas e confirmará a criação das válidas, mas os itens inválidos precisarão ser resolvidos antes de serem criados. Para isso, modifique o arquivo, clique em “Alterar arquivo” e selecione para carregar seu arquivo atualizado.

Clique aqui para ver a lista completa de erros de validação potenciais da Criação em Massa:

pageErros potenciais de validação para a criação de itens de trabalho em massa

Suporte multilíngue

A Criação em Massa também é compatível com todos os idiomas que a Enate oferece: francês, alemão, espanhol, português do Brasil, romeno, polonês, húngaro e russo.

Observação: o modelo de criação em massa carregado deve estar no mesmo idioma escolhido nas preferências do usuário que estiver carregando o arquivo. Por exemplo, se um usuário estiver usando o Enate em espanhol e quiser carregar um modelo de criação em massa, o modelo deve estar em espanhol.

Além disso, os cabeçalhos das colunas do modelo de criação em massa devem corresponder com os valores configurados no Criador do Enate na página Traduções. Se as traduções de campos como “Contato principal”, “Solicitante”, CC, “Referido” ou outros campos de dados personalizados tiverem sido modificadas na página Traduções, os cabeçalhos das colunas do modelo de criação em massa precisam corresponder com esses valores.