Guia Arquivo
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Fizemos melhorias significativas em como você pode visualizar e gerenciar arquivos e links em Tickets, Ações e Cases.
O Card de Arquivos que anteriormente era exibido na barra lateral está agora expandido e realocado para a guia de ‘Arquivos’ na parte principal da tela do item de trabalho, ao lado da Linha do Tempo – onde você pode agora adicionar arquivos e visualizar aqueles que foram adicionados ao item de trabalho.
A guia Arquivos mostra todos os arquivos e links que foram adicionados ao item de trabalho e itens relacionados, além de anexos de e-mails recebidos e enviados.
Quaisquer arquivos/links do item de trabalho atual aberto serão mostrados no topo da guia de arquivos, e os de seus itens relacionados serão mostrados em uma seção separada logo abaixo. Os itens são organizados de acordo com a data/hora em que foram carregados, com o mais recente no topo.
Você pode ver o nome do arquivo, tipo, tamanho, quem carregou (e quando), além do número de referência e em qual item de trabalho foi carregado. Você pode, ainda, ver tags e notas que foram adicionadas aos arquivos.
Vários ícones permitem que você identifique mais informações:
Todos os arquivos da guia estão disponíveis para serem anexados à quaisquer e-mails e links podem ser adicionados ao corpo do e-mail.
Note que quando realizar o upgrade de versões anteriores para a versão 2022.3, os arquivos anexados diretamente a um item de trabalho serão todos exibidos na seção 'Outros itens de trabalho' sem um número de referência. Anexos de e-mail para esse item de trabalho aparecerão na seção 'Atual’, no entanto.
Se o item de trabalho for atribuído a você, você pode adicionar arquivos e links a partir da guia Arquivos. Múltiplos arquivos podem ser carregados de uma vez. Clique nos links no topo da guia para carregá-los.
Você pode ainda arrastar e soltar arquivos para dentro da guia de arquivos para carregá-los.
Note: o tamanho máximo por arquivo é de 100.00 MB.
Por padrão, todos os tipos de arquivos podem ser carregados, embora seja possível que certos tipos de arquivo sejam restritos, ao especificar os tipos aceitos na seção de configurações gerais no Criador.
É possível adicionar tags aos arquivos e links. Usar tags é algo muito útil para dar mais estrutura às informações dos arquivos e dar acesso a recursos como o anexo automático com base em tags para e-mails sendo enviados automaticamente pelo sistema e para e-mails de resposta pronta. Elas também permitem rotinas de automação para saber que arquivos específicos escolher de um item de trabalho.
As tags em arquivos são um importante recurso para processos que envolvem tecnologia de automação. Exemplo: se uma Ação automatizada subsequente precisar saber qual dos arquivos que você anexou ao Caso é o arquivo de “Confirmação da fatura”, é possível marcar com uma tag os arquivos relevantes para tal e, independentemente do nome do arquivo, a tecnologia de automação saberia selecionar o arquivo com base na tag. Essa tecnologia de automação externa também pode ser igualmente útil para proporcionar tags como parte do upload de documentos em itens de trabalho no Enate para posterior uso manual ou automatizado em atividades subsequentes.
Os títulos de tag disponíveis são definidos no Criador. Se estiver regularmente achando que uma tag específica não está disponível para selecionar, converse com a pessoa administradora da sua equipe sobre adicioná-la.
Você pode adicionar uma tag a um arquivo clicando no ícone “+” e selecionando a tag da lista resultante.
Também é possível adicionar tags a vários arquivos e links de uma vez selecionando um ou mais itens e usando o ícone, e elas aparecerão no cabeçalho da guia Arquivos.
O Enate também pode ajudar com tags automáticas de anexos de e-mail. Várias opções disponíveis na seção do Marketplace do Criador do Enate para habilitar componentes (do Enate e de terceiros) que analisa o conteúdo dos e-mail recebidos, podendo até sugerir tags para anexos com base no conteúdo.
Se seu administrador ou sua administradora tiver ativado um componente de tags automáticas, você verá algumas informações a mais na seção de tags de arquivo, onde as sugestões automáticas de valores de tag de um anexo foram feitas.
Se a tecnologia que estiver usando estiver confiante o bastante sobre a tag sugerida, ela aparecerá em verde. Se concordar com a sugestão, você não precisa fazer nada, mas, se discordar, basta clicar para mudá-la.
E, se a tecnologia não tiver tanta confiança na sugestão de tag, ela aparecerá em alaranjado. Se concordar com a tag sugerida, lembre-se de confirmá-la, caso contrário, mude-a como preferir. Sempre que fizer isso, a tecnologia aprenderá e ficará um pouco melhor em sugerir tags. Se notar que a tecnologia está regularmente fazendo sugestões erradas, fale com a equipe de administradores sobre modificar o limite de confiança.
Quando as tags forem adicionadas, os arquivos/links ficarão disponíveis para serem adicionados automaticamente a e-mails com as mesmas tags. Assim, todos os documentos de um tipo relevante são incluídos com e-mails/conteúdos de corpo de e-mail específicos.
Quando um texto de resposta pronta é inserido em um e-mail manual ou quando um novo e-mail é criado automaticamente enviado como parte do processo, o sistema identificará quaisquer tags vinculadas ao texto de resposta pronta/modelo de e-mail e anexará automaticamente todos os arquivos do item de trabalho que tenham a mesma tag. As tags são vinculadas a respostas prontas de e-mail como parte da configuração do sistema de usuários administradores no Criador ao criar modelos de e-mail.
Observação: Se as tags de arquivo não estiverem configuradas no sistema, essa opção “Adicionar tag de arquivo” não aparecerá.
Você pode ainda adicionar notas aos arquivos e links para fornecer uma breve descrição do conteúdo ou informações que julgar úteis.
Você pode adicionar notas a múltiplos arquivos e links de uma vez selecionando um ou mais itens e utilizando o ícone exibido no cabeçalho da guia Arquivos.
O menu à direita permite que você pré-visualize um arquivo individual. A pré-visualização será exibida em uma nova aba.
Se não for possível a pré-visualização do arquivo, uma janela de confirmação aparecerá para explicar isso e fornecer a opção de realizar o download do arquivo. Os tipos de arquivos que suportam a pré-visualização são: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.
Você pode realizar o download de arquivos individuais clicando na opção no menu à direita.
Você pode realizar o download de múltiplos arquivos de uma vez selecionando os arquivos que deseja baixar e selecionando a opção no topo da tela. Os arquivos podem ser baixados como múltiplos arquivos individuais ou um arquivo zip.
Você pode deletar arquivos ou links individualmente clicando no menu à direita.
Você pode também deletar múltiplos arquivos/links selecionando os arquivos/links que deseja remover e selecionando a opção deletar no topo da tela.
Você pode filtrar os arquivos e links exibidos na guia de arquivos utilizando a opção de filtragem no topo. Você pode filtrar por: Anexos, Anexos de e-mails enviados, Anexos de e-mails recebidos e Links.
Há também uma busca por texto livre disponível para ajudá-lo a localizar arquivos ou links individuais. Você pode realizar a busca por várias palavras – nome do arquivo, informação da tag, texto das Notas.
Os arquivos anexos padrão são representados por um ícone de clipe de papel:
Links são representados pelo ícone:
Anexos de e-mails recebidos são representados por uma carta verde:
Anexos de e-mails enviados são representados por uma carta azul:
