Redigir e-mails
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Você pode escrever um E-mail sem a necessidade de ter o item de trabalho atribuído a si mesmo.
Você pode salvar um e-mail como rascunho, agendar quando deseja enviar um e-mail e enviar um e-mail imediatamente.
Observe que você não pode enviar um e-mail que exceda o tamanho definido no Criador.
Uma vez enviado o e-mail, ele aparecerá na linha do tempo, onde você poderá ver a pessoa autora do e-mail, expandi-lo para ver o conteúdo, ver quando o e-mail foi escrito e quando foi enviado. Você também terá a opção de responder, encaminhar, expandir ou imprimir o e-mail.
Você pode escrever um novo e-mail sem precisar ter o item de trabalho atribuído a você.
Você pode responder/encaminhar E-mails a partir da Linha do Tempo clicando nos botões disponíveis. Eles serão acionados quando você passar o mouse por cima do E-mail.
O comportamento do sistema para com os endereços de email é o seguinte:
Ao enviar um novo E-mail, o sistema preencherá o endereço Para com o endereço do contato principal na seção de contatos. O endereço do CC também usará como padrão os endereços de E-mail inseridos na seção de CCs.
Se mais de um endereço de E-mail De possível estiver configurado, o sistema preencherá o padrão (configurado como tal no Criador) e exibirá uma lista suspensa para permitir a seleção de outras alternativas.
Essas regras para endereços padrão e sugeridos podem ser substituídas em Para, CC e CCo para Cases e Ações na configuração do Criador. Os endereços definidos como padrão serão preenchidos automaticamente (mais de um pode ser definido dessa maneira). A substituição de endereços não definidos como padrão se encontra disponível na seleção rápida clicando no botão de endereço Para/CC/Cco.
Ao buscar por um contato nos campos de destinatário, cópia e cópia oculta, você só poderá visualizar contatos da mesma empresa do item de trabalho. No entanto, você pode manualmente inserir o endereço de e-mail de um contato de outra empresa.
Nota: O endereço do remetente sempre é exibido na seção de composição de e-mail quando se está escrevendo um e-mail. Isso assegura que o remetente tenha sempre em mente o endereço de e-mail que estiver sendo usado ao enviar e-mails de um determinado item de trabalho.
Observação: Você só pode ver os endereços de e-mail de contatos de empresas às quais você tem acesso. No entanto, você pode inserir manualmente qualquer endereço de e-mail. Essas permissões podem ser definidas no Criador. Clique aqui para mais informações.
Ao redigir e-mails, você pode facilmente copiar os endereços de e-mail entre os campos Para/Cc/Cco por meio do ícone "copiar" exibido ao clicar no campo de endereço pertinente.
Quando você envia um e-mail contendo novos endereços de e-mail (ou seja, não vinculados a contatos existentes), o sistema exibirá um pop-up para permitir que o usuário crie novos registros de contatos.
Se houver algum endereço de e-mail para o qual você não queira criar um novo registro, simplesmente passe o mouse sobre a linha em questão e clique no ícone excluir. Além disso, ativar a caixa de seleção "Não mostrar isso novamente", fará com que o pop-up não volte a aparecer para endereços de e-mail posteriores (isso pode ser ativado novamente na seção de perfil do usuário junto com as configurações de assinatura de e-mail).
Via Ferramentas do e-mail você pode:
Fixar a barra de ferramentas de formatação do e-mail
Inserir um Textos Padrão para inserir no corpo do E-mail.
Definir o E-mail como alta prioridade.
Clicar no ícone de formatação do corpo do e-mail exibirá opções de formatação para o corpo principal do e-mail.
Você também tem a opção de fixar a barra de ferramentas de formatação do corpo do email.
A barra de ferramentas de formatação do corpo do e-mail oferece as opções para:
Selecionar a fonte
Selecionar o tamanho da fonte
Deixar o texto em Negrito, Itálico ou Sublinhado.
Desfazer as últimas alterações (também possível com Ctrl + Z)
Refazer as últimas alterações (também possível com Ctrl + Shift + Z)
Expandir o e-mail para tela cheia
Selecionar a cor de fundo
Selecionar a cor do texto
Escolher como alinhar o texto
Adicionar uma lista numerada
Adicionar uma lista de pontos
Opções de parágrafo – aumentar o diminuir os parágrafos do texto
Inserir uma linha horizontal
Ajustar a altura da linha
Selecionar um estilo entre linhas
Formatar o estilo da célula
Inserir um risco em cima (também disponível ao destacar o texto e digitar Ctrl + S)
Adicionar subscrito e sobrescrito
Adicionar caracteres especiais
Inserir um link
Inserir uma tabela
Inserir uma imagem
Você também tem a opção de visualizar uma lista de atalhos do teclado.
Quando você compõe um e-mail (seja com um modelo de e-mail do Criador ou qualquer forma de e-mail novo/resposta/encaminhamento em Itens de trabalho do Gerenciador de trabalho), suas configurações de fonte (ou seja, seu estilo e tamanho de fonte) - utilizadas por último serão salvas para que você não precise configurá-la novamente.
Essas preferências são salvas no perfil do usuário e, portanto, persistirão durante o uso do Criador e do Gerenciador de Trabalho.
Isso se aplica apenas ao topo do e-mail que está sendo composto - se o usuário clicar em qualquer conteúdo pré-existente localizado mais abaixo no corpo do e-mail, o estilo e o tamanho da fonte já em uso para esse conteúdo é o que será usado. Veja a nota para mais detalhes. Como parte dessa mudança, as inconsistências em 'novas linhas vazias' para e-mails foram resolvidas - ao escrever um novo e-mail, sempre serão inseridas 2 linhas em branco no topo do e-mail.
Observe que a fonte para textos e modelos pré-determinados terá as suas configurações de fonte definidas no momento de sua criação.
O estilo e o tamanho da fonte do e-mail usados quando um usuário está redigindo um e-mail dependerá se ele está clicando em um conteúdo pré-existente. A lógica para a qual as fontes serão usadas é a seguinte e é afetada pela nova inserção automática de duas linhas em branco no início de cada novo e-mail:
1ª linha inserida automaticamente: utiliza as definições salvas pelo usuário no seu e-mail mais recente.
2ª linha inserida automaticamente: sempre definida para Arial - 10.
O conteúdo subsequente do e-mail depois disso pode ser oriundo de e-mails anteriores na cadeia de e-mails
Conteúdo de templates de e-mail
Fonte e estilo do conteúdo de assinaturas de e-mail nessas seções virão de um conteúdo já existente, dependendo de onde o usuário clica.
As informações podem ser copiadas/coladas em E-mails a partir de documentos externos, como tabelas do Excel e conteúdo de um documento do Word, além de informações HTML de páginas da web.
Se você deseja liberar mais espaço na tela para ver E-mails, você pode utilizar o recurso de popout disponível.
A configuração de Enviar Desfazer permite que você acrescente um tempo de atraso para quando seus e-mails serão enviados, dando-lhe a oportunidade de cancelar o envio de um e-mail, ou rever um e-mail antes que ele seja enviado.
Você pode definir um tempo para Desfazer Enviar em Configurações do Usuário.
Quando um tempo de desfazer envio é definido, um popup aparecerá permitindo que você cancele o envio do e-mail.
Além disso, quando um tempo de desfazer envio for definido, você terá a opção de enviar um e-mail 'Agora' na linha de tempo que substitui o tempo de atraso da configuração de desfazer envio e você também terá a opção de cancelar o envio do e-mail por completo.
Quando o tempo de desfazer o envio é definido, os e-mails serão mostrados na página da Caixa de saída com o Status de envio da fila.
Para todos os tipos de e-mails (recebidos/enviados/cancelados/com falha/programados), você tem a opção de baixar o arquivo .eml subjacente. Isso está disponível em vários locais no sistema onde os e-mails podem ser vistos, ou seja, seções de comunicação e linha do tempo do item de trabalho, caixa de entrada de e-mail, visualização de itens enviados.
Note: Se o e-mail que você está tentando baixar contiver um arquivo de anexo que foi explicitamente excluído manualmente por um usuário (por exemplo, por motivos de confidencialidade de dados), a opção de download .eml será desativada para esse e-mail - o sistema exibirá um mensagem explicando o motivo dessa desativação quando o ícone de download é clicado.
