Visualização de caixa de entrada de e-mail

Visão geral

Aqui são mostrados e-mails relacionados a itens de trabalho em progresso na sua área de negócio – ou seja, os que apareceriam na Caixa de Entrada de Trabalho da sua Página Inicial. Existem várias maneiras de filtrar e visualizar diferentes grupos de dados. Utilize essa visualização para manter-se atualizado acerca de e-mails recebidos para itens de trabalho com os quais você e sua equipe estão lidando.

Por padrão, os e-mails recebidos nos últimos 90 dias são mostrados. Os representantes podem usar a lista suspensa Filtrar para selecionar outra data ou intervalo de datas (por exemplo, mais antigos) para ver e-mails anteriores a essa data, mas tenha em mente que o intervalo de datas especificado deve ter no máximo 90 dias.

Seções da caixa de entrada de e-mail

No painel recolhível ao lado esquerdo da Caixa de Entrada de e-mail você pode visualizar as diversas seções da sua Caixa de Entrada, dividida em:

• Meus e-mails – e-mails de todos os itens de trabalho que estão na sua Caixa de Entrada de trabalho (que você vê na sua Página Inicial)

• E-mails da minha Equipe – e-mails de todos os itens de trabalho que estão na Caixa de Entrada de trabalho da sua Equipe. O link estará visível se você for um Líder de Equipe ou tiver permissão para visualizar seus colegas e Filas.

• E-mails não atribuídos – e-mails para todos os itens de trabalho não atribuídos que se encontram nas Filas em que você trabalha. O link estará visível se você for um Líder de Equipe ou tiver permissão para visualizar seus colegas e Filas.

• Todos os e-mails - Nesta seção, você pode ver todos os e-mails pertencentes a itens de trabalho, incluindo itens fechados, em suas áreas de atuação para as quais você tem permissões. Nessa seção, você também pode filtrar pelo status do item de trabalho ao qual o e-mail pertence.

Os números indicam quantos e-mails ainda não foram lidos em cada pasta.

• E-mails não processados - aqui você pode ver todos os e-mails processados da sua área de atuação e decidir sobre o que fazer com eles. O número ao lado dessa seção mostra o total de e-mails nessa seção. Consulte este link para ver mais informações

Também existem botões que direcionam para seus itens enviados e caixa de saída – cada um abrindo em abas separadas.

Você pode ver uma lista de todos os e-mails em sua caixa de entrada, bem como os comentários dos usuários do Autoatendimento, com os mais recentes no topo, mostrando de quem é o e-mail, quando foi recebido, o assunto do e-mail, uma visualização da primeira linha do corpo do e-mail e à qual item de trabalho o e-mail se refere. Você também poderá ver se o e-mail possui algum anexo e se foi enviado com alta importância.

E-mails não lidos serão exibidos em negrito e você pode filtrar para visualizar apenas e-mails não lidos clicando na opção ‘Não lido’.

Tenha em mente que um e-mail será marcado como lido quando um usuário abri-lo.

Opções de filtro

Você pode filtrar sua caixa de entrada por Cliente, Contrato, Serviço, Processo, Fila, endereço de e-mail 'de', se o e-mail tem ou não anexos e por data de recebimento do e-mail.

Se você tiver acesso à visualização ‘E-mails da minha Equipe’ também poderá filtrar por usuário a quem o item foi atribuído.

Na seção “Todos os e-mails”, você também pode filtrar pelo status do item de trabalho ao qual o e-mail pertence.

Mudar entre visualizações e atualizar a caixa de entrada para novos e-mails

Você pode alternar entre visualizar “Meus e-mails', que são os e-mails da sua caixa de entrada, “E-mails da minha equipe”' que mostra os e-mails da caixa de entrada dos integrantes da sua equipe, “E-mails não atribuídos”, que mostra e-mails recebidos referentes a itens de trabalho das suas Filas que não têm um responsável designado, “Todos os e-mails”, que mostra todos os e-mails relacionados a itens de trabalho, incluindo itens fechados, nas áreas de atuação às quais você tem permissões e “E-mails não processados”, que mostra todos os e-mails não processados da sua área de atuação para você decidir o que fazer com eles.

Para Meus e-mails, E-mails da minha equipe, E-mails não atribuídos e Todos os e-mails, quando um novo e-mail chega o número de e-mails não lidos mudará e um ícone de correio aparecerá no botão de atualização. Basta clicá-lo para atualizar sua caixa de entrada e ver novos e-mails recém-chegados.

Você pode marcar e-mails individuais como lidos/não lidos, mas observe que isso NÃO afetará o novo sinalizador de informações no item de trabalho ao qual o e-mail se relaciona, portanto, marcar um e-mail como lido NÃO desativará o ícone de novas informações no item de trabalho.

Para e-mails não processados, o número ao lado dessa seção mostra o total de e-mails nessa seção. Consulte este link para ver mais informações.

A seção principal da Caixa de entrada de e-mail exibe o painel de visualização para qualquer e-mail que você selecionou. Você pode ajustar o tamanho do painel de visualização de e-mail para atender às suas necessidades.

Ao clicar em um e-mail, você poderá ver o e-mail completo no lado direito da tela. Você pode ver o assunto do e-mail, por quem foi enviado, para quem foi enviado, quaisquer destinatários CC, um link para o item de trabalho ao qual o e-mail se refere, a data de vencimento do item de trabalho e o conteúdo completo do e-mail.

Respondendo /encaminhando e-mails

Se você clicar em responder, responder todos, ou encaminhar um e-mail, o sistema abrirá uma nova aba mostrando o Item de Trabalho em questão e você será direcionado à tela de edição do e-mail para começar a compor o e-mail.

Opções Adicionais

Outras opções também estão disponíveis nos três pontos localizados ao lado dos links de resposta. Isso permitirá que você vá diretamente para o item de trabalho ao qual o e-mail se refere (abrindo em uma nova aba) e imprima o e-mail diretamente.

Você também poderá realizar o download da mensagem como um arquivo .eml.

Note: Se o e-mail que você está tentando baixar contiver um arquivo de anexo que foi explicitamente excluído manualmente por um usuário (por exemplo, por motivos de confidencialidade de dados), a opção de download .eml será desativada para esse e-mail - o sistema exibirá um mensagem explicando o motivo dessa desativação quando você clicar no ícone de download.

Anexos de E-mail

Se um e-mail tiver anexos, você poderá ver o nome do anexo, seu tamanho e terá opção de baixá-lo. Se o e-mail tiver vários anexos, você terá as opções adicionais de baixar todos os anexos em arquivos separados ou baixá-los todos como um arquivo .zip.

Opção Tela Cheia

Você pode ainda expandir o e-mail para o modo tela cheia, no qual o painel de pré-visualização fica oculto.