Gyorskeresés

A gyorskereséssel személyek, munkatételek és kommunikációs tételek között kereshet.

Alapértelmezés szerint a gyorskeresés mind a három kategóriában keres. A gyorskeresés fejlécében a bal oldalon lévő legördülő menüből választva lehetősége van arra, hogy a keresést egyetlen kategóriára szűkítse le.

Munkatételek keresése

Lehetősége van munkatételeket (pl. Jegyeket, Ügyeket és Műveleteket) keresni, ha beírja a hozzájuk kapcsolódó kulcsszavakat a gyorskeresőbe.

Ha túl sok a találat, akkor dönthet a találatok további megszűrése mellett, ha egy adott Jegyre, Ügyre vagy Műveletre keres rá.

A munkatételek keresésének eredményei megjelenítik a hivatkozást, a címet, a folyamat nevét, a munkatétel állapotát, az esedékesség dátumát (piros/narancssárga/zöld színkódolással), valamint annak a személynek a nevét, akihez a munkatétel jelenleg hozzá van rendelve.

Továbbá Önnek lehetősége van a keresési eredményeket a csúszka segítségével a kezdődátum szerint is szűrni, a mai naptól egészen a múlt évig, valamint lehetősége van adott dátumtartományokra is szűrni.

Ha a gyorskeresőben egy munkatétel fölé viszi az egérmutatót, akkor megjelenik az „Átvétel” ikon. Erre az ikonra kattintva azonnal önmagához rendelheti ezt a munkatételt.

Az munkatételre kattintva az egy új lapon jelenik meg.

Emberek keresése

A munkavállalók között kereshet az utónév, a vezetéknév, a vállalat és az e-mail-cím alapján.

Ezen kívül további kiterjesztett tulajdonságokat is felvehet az emberekhez, és a gyorskereséssel az összes szöveges/karakterláncos tulajdonságban is kereshet. Előfordulhat például, hogy rendelkezik egy olyan külső kapcsolattal, amelynek attribútuma „Országnév” stb. Ezen attribútumokat megkeresheti a gyorskeresés funkcióval.

Azok a feltételek, amelyek szerint kereshet (pl. „Munkavállalói szám”) a gyorskeresés találatai között lesznek láthatóak, a kapcsolat neve alatti sorban.

Amikor egy adott személyre kattint, megnyílik a Kapcsolattevékenység oldal, ahol megtekintheti az aktuális tevékenységeket, az előzményeket – az adott személyhez kapcsolódó munkatételeket – az összes velük kapcsolatos kommunikációt, és új munkát kezdhet el a számukra.

Ha túl sok a találat, azokat a „Kapcsolat” vagy az „Ügynök” lehetőségre kattintva leszűkítheti. Amikor rákattint egy kapcsolatra, a rendszer csak a keresési feltételekkel rendelkező kapcsolatokat fogja megjeleníteni.

Megjegyzés: Csak azoknak a vállalatoknak az e-mail-címeit és kapcsolatait láthatja, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezik. Ezek a beállítások a Builderben vannak megadva. További információkért kattintson ide.

Új kapcsolatrekord létrehozása a gyorskeresés használatával

Ha a rendszerben még nem létező új kapcsolatot próbál megtalálni, a gyorskeresés funkcióból létrehozhatja az új kapcsolatot. Navigáljon a gyorskeresés funkció személyek keresése részéhez, majd kattintson a „Kapcsolat hozzáadása” lehetőségre.

Amikor erre kattint, a rendszer értelmezi és automatikusan kitölti a vezetéknév, utónév és e-mail-cím mezőt. Miután az összes adatot megadta, és a „Kapcsolat létrehozása” gombra kattintott, a rendszer visszatér az adott felhasználó kapcsolattevékenységi lapjára.

Megjegyzés: A kapcsolat e-mail-címének egyedinek kell lennie a rendszerben.

Kommunikációk keresése

Lehetősége van a kommunikációkban történő keresésre (pl. e-mailek, megjegyzések és önkiszolgáló kommunikációk), ha az e-mail tárgyában, szövegtörzsében vagy kapcsolati adataiban (címzett, feladó, másolatot kap, titkos másolatot kap) található kulcsszavakat ad meg, vagy olyan kulcsszavakat, amelyek a keresett jegyzetben vagy önkiszolgáló kommunikációban szerepelnek.

Dönthet úgy, hogy a kommunikáció típusának kiválasztásával (pl. beérkező e-mail, kimenő e-mail, megjegyzés, önkiszolgáló megjegyzés) még tovább szűkíti a keresési eredményeket a felső ikonokra kattintva.

Továbbá a csúszka használatával az eredményeket beérkezési/elküldési dátum (a mai naptól egészen a múlt évig, valamint adott dátumtartományok) szerint is szűrheti.

A keresési eredményeket az e-mail elküldésének/beérkezésének dátuma szerint rendezzük majd, a lap tetején a legújabb látható majd.

Az e-mail keresési eredményei olyan adatokat is tartalmaznak majd, mint a címzett/feladó címe (attól függően, hogy elküldött vagy beérkezett levélről van-e szó), egy ikon, amely megmutatja, hogy elküldött vagy beérkezett levélről van szó (ha az e-mailt Ön vagy az Ön csapata küldte el, akkor az ikon zöld színű lesz, ha az e-mailt Ön vagy a csapata egy tagja kapta, akkor ez az ikon kék színű lesz), az e-mail tárgya, valamint az e-mail törzsének első néhány sora, illetve az e-mail elküldésének/beérkezésének ideje.

Megjegyzés: a keresési eredmények megjelenítik a megjegyzés írójának nevét, a megjegyzés első néhány sorát, valamint azt, hogy mikor írták a megjegyzést.

A kommunikációra kattintva egy új lapon nyílik meg az a munkatétel, amelyhez kapcsolódik.

Fájlok keresése

A Gyorskereső lehetővé teszi az Ön számára, hogy fájlokat keressen, illetve a munkatételeket a fájljaikon keresztül keresse meg. Ha a Gyorskeresőt fájlok keresésére használja, akkor azzal megtalálhatja a közvetlenül a munkatételhez kapcsolt fájlokat ÉS azokat a fájlokat is, amelyeket a munkatétel kommunikációihoz kapcsoltak.

A keresési eredmények olyan részleteket tartalmaznak majd, mint a fájl típusa (pl. egy munkatételhez vagy egy kommunikációhoz csatolták-e), ha a fájl egy munkatételhez kapcsolt fájl, akkor mikor frissítették a munkatételt utoljára, vagy ha a fájl egy kommunikációs melléklet, akkor mikor küldték el az e-mailt/mikor érkezett be az e-mail, mi a munkatétel(ek) referenciaszáma és címe, illetve mi a kommunikáció tárgya, amennyiben a fájl egy kommunikációs melléklet. A keresési eredményeket a fájl legutóbbi frissítésének dátuma szerint, vagy ha a fájl egy kommunikációs melléklet, akkor az e-mail elküldésének/beérkezésének ideje alapján rendezzük sorba, felül a legújabbakkal. Ha a fájlra kattint, letöltheti annak egy példányát.

Megjegyzés: Ön csak azokat a fájlokat és munkatételeket láthatja majd, amelyekhez az engedélyei alapján hozzáférhet. Ezeket a beállításokat a Builderben lehet beállítani – további információkért kattintson ide. Ön továbbá nem kereshet rá olyan fájlokra vagy kommunikációs mellékletekre, amelyek törölve lettek.

Továbbá a teljesítményproblémák csökkentése érdekében a Gyorskereső nem ad majd keresési találatot a következőkre:

• kommunikációs mellékletek, amelyek „Mime-melléklet”-tel kezdődnek

• kommunikációs mellékletek, amelyek „MIME-melléklet”-tel kezdődnek

Ön továbbra is rákereshet a „mime-melléklet” szövegre, azonban az eredmények kizárólag a munkatételek fájljaiból származnak majd. A „mim” szövegre keresve Ön más eredményeket kaphat.

Továbbá vegye figyelembe, hogy a rendszer „a következővel kezdődik” logikát használja a fájlok keresése során, és egy helyettesítő kifejezést ad a keresőszöveg VÉGÉHEZ. Ez azt jelenti, hogy ha Ön egy „Invoice Processing.docx” fájlt keres, akkor a „processing” kifejezést használva nem találná meg a fájlt, azonban az „invoice” szóra keresve igen.