Új e-mail-útvonalak létrehozása kezeletlen e-mailekből
Last updated
Last updated
A kezeletlen e-mailekkel történő munka részeként az ügynökfelhasználóknak lehetősége van közvetlenül a Work Manageren belül e-mail-útvonalakat létrehozni. A szabályok létrehozása segít megakadályozni, hogy a jövőben az ugyanilyen e-mailek a kezeletlen e-mailek közé kerüljenek, és biztosítja, hogy ezekből egy jegy vagy ügy jöjjön létre. Ez a jövőben csökkenti a kezeletlen e-mailek mennyiségét, valamint segít, hogy gyorsabban megkezdődhessen a munka ezeken a tételeken. A könnyű kezelhetőség érdekében a Work Manager-felhasználók új e-mail-útvonalak létrehozására való képessége egy a Builder Felhasználói szerepek részében ki- és bekapcsolható funkció.
Miután létrehozta ezeket a szabályokat a Work Managerben, azok azonnal élnek és működnek, azonban a Builder rendszergazdáit minden ilyen módon létrehozott új útválasztási szabályról értesítjük, és ezek mindaddig megjelölve maradnak számukra, amíg a rendszergazda nem nyugtázza azokat. A rendszergazdáknak továbbra is lehetőségük van a szabályok értékelést követő módosítására vagy akár kikapcsolására.
A Work Manager új e-mail-útvonalak létrehozására szolgáló funkciójához az Enate felhasználói szerepek rendszerén keresztül adható hozzáférés, ahol egy új opciót tettünk elérhetővé az E-mail-nézet beállításai részben.
Megjegyzés: Ez az „E-mail-útvonalak létrehozása” hozzáférés a hagyományos csapattag-szerepkörhöz BE értékre lesz állítva.
A kezeletlen e-mailekkel történő munka közben, ha az E-mail-postafiók oldalon a Kezeletlen e-mailek részben Ön úgy dönt, hogy az e-mailt egy jeggyé/üggyé dolgozza fel (az „Új munkatétel” lehetőségre kattintva), akkor a következő felugró ablakkal szembesül majd:
Lehetősége van e-mail-útvonal szerint keresni (amely automatikusan kitölti az ügyfél/szerződés/szolgáltatás/folyamat mezőket a kiválasztott postaládacímre vonatkozó javaslatok alapján), vagy manuálisan választhat. Ha ekkor a Létrehozás lehetőségre kattint, akkor azzal a szokásos módon létrehozza az e-mailből az adott jegyet vagy ügyet.
Azonban ha szeretné, hogy a továbbiakban ez automatikusan is megtörténjen, akkor még a „Létrehozás” gombra történő kattintást megelőzően kattintson az „Alkalmazás más e-mailekre” hivatkozásra a felugró ablak lábánál. Ha kiválasztotta ezt a lehetőséget, akkor a „Létrehozás” lehetőségre kattintva két dolog fog történni:
Egy kis megerősítő üzenet jelzi majd, hogy létrejött egy új munkatétel.
Egy további „Új e-mail-útválasztási szabály létrehozása” felugró üzenet jelenik meg, ahol a létrehozás megerősítése előtt kitöltheti az útválasztási szabály fennmaradó részleteit.
Eldöntheti, hogy az útvonal „Erre” vagy „Erről” típusú útvonal lesz-e, azaz
„az ERRŐL a címről érkező összes e-mailt ugyanúgy kezelje” VAGY
„az ERRE a címre érkező összes e-mailt ugyanúgy kezelje”,
majd megadhatja, hogy melyik e-mail-címet kell ezzel együtt használni. Az Enate automatikusan kitölti az e-mail-címet ahhoz a kezeletlen e-mailhez társított e-mail-címmel, amelyen Ön éppen dolgozott.
Jelen felugró ablak „Tippek” részében egy hivatkozás az Enate online súgójának Kezeletlen e-mailek oldalára vezeti a felhasználókat, amennyiben a felhasználóknak további információra van szükségük.
Amellett, hogy beállít egy az összes jövőbeli, a mintának megfelelő e-mailre vonatkozó szabályt, dönthet úgy, hogy a szabályt az összes/néhány meglévő, a szabálynak megfelelő kezeletlen e-mailen is lefuttatja. Ha így szeretne tenni, akkor válassza ki az „Automatikus alkalmazás” kapcsolót, majd a felugró ablak alsó részét.
A rendszer megmutatja majd Önnek, hogy a jelenleg kezeletlen e-mailek közül hány felel meg ennek a szabálynak, azaz hány lesz majd újra feldolgozva.
Ennek az opciónak a kiválasztásával megjelenik egy időszűrő, amely lehetővé teszi a meglévő e-mailek egy részhalmazának kiválasztását a szabály lefuttatásához (például, ha csak az egy hetes/hónapos e-mailek esetén szeretné ezt lefuttatni).
A csúszka segítségével Ön különböző dátumtartományokat állíthat be, de kiválaszthat egy adott dátumot is. A beállítás módosításakor a rendszer frissül, hogy megmutassa, pontosan hány e-mail esetén futna le ez a szabály.
Ha elégedett a választásával, akkor a „Létrehozás” gombra kattintva a szabály ismét lefut, és az e-maileket egy az Ön által megadott ügy- vagy jegytípusba újra feldolgozza majd.
Fontos megjegyzés: Miután Ön ily módon létrehozott egy új e-mail-útválasztási szabályt a Work Manager felületén, az azonnal éles lesz és minden soron következő bejövő e-mailen lefut majd.
Ha új e-mail-útvonalak lettek létrehozva a Work Manager kezeletlen e-mailek részében, akkor a rendszergazdákat egy piros pont tájékoztatja majd a Builder e-mail-ikon részében.
Az e-mail-útvonalak oldalra történő navigációkor minden soron következő navigációs részen és képernyőn jelezni fogjuk azokat az új útválasztási szabályokat, amelyekkel tisztában kell lenniük.
Az útvonalak oldalon a felhasználók egy bannert látnak majd, amely értesíti őket az új e-mail-útvonalakról, valamint azok számáról. Egy hivatkozással rászűrhetnek az útvonalakra, hogy csak azokat az újakat lássák, amelyeket ismerniük kell.
Az útvonalak táblázatban figyelmeztetjük a felhasználókat azokra az új útvonalakra, amelyeket ismerniük kell.
Javasoljuk a rendszergazdák számára ezen új útválasztási szabályok áttekintését (és azt, hogy beszéljenek azzal az ügynökkel, aki létrehozta ezeket*), hogy megbizonyosodjanak arról, hogy elégedettek-e a más szabályokkal együttesen történő futtatásukkal. Dönthetnek úgy, hogy visszavonják ezek élesítését, módosítják őket, illetve szükség esetén akár törölhetik is őket.
Ha elégedettek a szabállyal, akkor törölniük kell az „áttekintendő” lehetőséget. Az „Áttekintési szűrő törlése” hivatkozást használva visszatérhetnek a normál nézethez.
*A szabály részleteit tartalmazó felugró ablakának tetején található „Tevékenység megjelenítése” ikon használatával megtekintheti, hogy ki hozta létre az e-mail-útválasztási szabályt.
Erre kattintva megjelenik majd a szabályt létrehozó és aktualizáló személy ellenőrzési nyomvonala.
