E-mailek írása

Új e-mailt írhat egy munkaelem E-mail lapjáról.

Önnek lehetősége van egy e-mailt piszkozatként elmenteni, beütemezni egy e-mail elküldési idejét, valamint akár azonnal el is küldheti azt.

Vegye figyelembe, hogy olyan e-mail elküldésére nincs lehetősége, amely mérete meghaladja a Builderben beállított méretet.

Az e-mail elküldését követően az megjelenik majd az idővonalon, ahol Ön láthatja, hogy ki írta meg azt, kibővítve megtekintheti az e-mail tartalmát, azt, hogy mikor írták meg, valamint hogy mikor küldték el az e-mailt. Ezen felül lehetősége lesz válaszolni az e-mailre, továbbküldheti vagy kibővítheti azt, valamint akár ki is nyomtathatja az e-mailt.

Egy teljesen új e-mail megírására is lehetősége van, anélkül, hogy a munkatételt Önhöz kellene rendelni.

E-mail küldése olyan címzettnek, aki nem tartozik egy Munkatételhez

Az érzékeny információk védelme érdekében, amennyiben egy Munkatételhez nem kapcsolódó címzett cím kerül be egy Munkatételhez tartozó e-mailbe, egy figyelmeztető üzenet jelenik meg, amely felhívja a figyelmet arra, hogy az e-mail cím nem kapcsolódik a Munkatételhez, és lehetőséget ad a nem kapcsolódó e-mail címek eltávolítására. Ha mégis el kívánja küldeni az e-mailt a kiválasztott e-mail címzettnek, egyszerűen kattintson a küldés gombra.

E-mailek megválaszolása az Idővonalról

Az idővonalon található e-mailekre válaszolhat, vagy azokat továbbíthatja a rendelkezésre álló hivatkozásokra kattintva. Ezek a gombok akkor válnak láthatóvá, amikor az egérmutatót az e-mail-kártya fölé viszi.

A Címzett, a CC (Másolatot kap) és a BCC (Titkos másolat) címekre vonatkozó szabályok

A rendszer az alábbi szabályok szerint tölti ki az e-mail-címeket:

• Új e-mail küldésekor a rendszer alapértelmezés szerint a kapcsolatokat tartalmazó rész elsődleges kapcsolatát használja a Címzett mezőben. A CC (Másolatot kap) cím alapértelmezés szerint ugyancsak a CC mezőkben megadott e-mail-cím lesz.

• Ha több választható Feladó e-mail-cím is konfigurálva van, a rendszer az alapértelmezettet választja (azt, amelyet a Builder eszközben alapértelmezettként adtak meg), és megjelenít egy legördülő menüt, amelyből a felhasználó kiválaszthatja a megfelelő címet.

• Ezek az alapértelmezett és javasolt címekre vonatkozó fenti szabályok felülbírálhatók a Builder beállításaiban a Címzett, a CC és a BCC címek esetében az ügyekre és a műveletekre vonatkozóan. Az alapértelmezettként beállított címek automatikusan megjelennek a megfelelő mezőben (ezzel a módszerrel több is beállítható). Az alapértelmezettként nem beállított, felülbíráláshoz használható címeket a Címzett/CC/BCC gombra kattintva választhatja ki.

• Amennyiben a címzett/másolatot kap/titkos másolatot kap mezőkben keres egy névjegyet, akkor csak a munkatételével megegyező vállalat névjegyeit tekintheti majd meg. Azonban lehetősége van manuálisan megadni egy másik vállalathoz tartozó névjegy e-mail-címét.

Ügyeljen a következőkre: A Feladó e-mail-cím mostantól mindig megjelenik az ablakban, amikor e-mailt ír. A küldő így mindig ellenőrizni tudja, hogy melyik címről küldi az adott munkatételhez tartozó e-mailt.

Megjegyzés: Csak azon vállalatok kapcsolataihoz tartozó e-mail-címeket láthatja, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezik. Az e-mail-címeket azonban manuálisan is megadhatja. Ezeket a jogosultságokat a Builderben lehet beállítani. További információkért kattintson ide.

E-mail-címek másolása és beillesztése a Címzett, CC és BCC mezők között

E-mailek írásakor a címeket egyszerűen átmásolhatja a Címzett/CC/BCC mezők között. Ehhez használja az új „másolás” ikont, amely a megfelelő címmezőre kattintáskor jelenik meg.

Felszólítás külső kapcsolatok létrehozására új e-mail-címek esetén

Amikor olyan e-mail küld, amely új e-mail-címeket tartalmaz (olyanokat, amelyek nem tartoznak a létező kapcsolatokhoz), a rendszer megjelenít egy előugró ablakot, ahol a felhasználó új kapcsolatokként létrehozhatja őket.

Ha vannak olyan e-mail-címek, amelyekhez nem szeretne új rekordot létrehozni, egyszerűen válassza ki a megfelelő sort, és kattintson a Törlés ikonra. Emellett lehetősége van arra is, hogy a „Ne jelenjen meg többé” jelölőnégyzet bejelölésével letiltsa, hogy új e-mail-címek esetében a jövőben megjelenjen ez az előugró ablak (ezt újra bekapcsolhatja a felhasználói profil szakaszban az e-mail-aláírási beállításokkal együtt).

E-mail eszköztár

Az e-mail-eszköztárat használva Ön a következőket teheti:

• Fájlokat csatolhat az e-mailhez
• Hozzáférhet az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztárhoz
• Kitűzheti az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztárat

• Beilleszthet egy szövegsablont
• Kiemelt fontosságúként állíthatja be az e-mail fontosságát

Az e-mail törzsének formázására szolgáló eszköztár

Az e-mail-törzs formázási ikonjára kattintva megjelennek az e-mail-törzsére alkalmazható formázási lehetőségek.

Önnek továbbá lehetősége van kitűzni az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztárat.

Az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztár lehetőséget ad Önnek arra, hogy:

• Kiválassza a betűtípust

• Kiválassza a betűméretet

• Félkövérré vagy dőltté tegye, illetve aláhúzza a szöveget

• Visszavonja a korábbi változtatásait (ez a Ctrl + Z billentyűkombinációval is elvégezhető)

• Megismételje a korábbi változtatásait (ez a Ctrl + Shift + Z billentyűkombinációval is elvégezhető)

• Teljes képernyősre bővítse az e-mailt

• Kiválassza a háttérszínt

• Kiválassza a szövegszínt

• Kiválassza a szöveg igazításának módját

• Hozzáadjon egy számozott listát

• Hozzáadjon egy felsorolást

• Megváltoztassa a sorok közötti távolságot – növelje vagy csökkentse a szöveg behúzását

• Beillesszen egy vízszintes vonalat

• Módosítsa a sorok magasságát

• Kiválassza a szöveg stílusát

• Formázza a cellastílust

• Beillesszen egy áthúzást (amely a szöveg kiemelésével, majd a Ctrl + S billentyűkombinációval is elvégezhető)

• Alsó vagy felső indexet illesszen be

• Speciális karaktereket adjon a szöveghez

• Beillesszen egy hivatkozást

• Beillesszen egy táblázatot

• Beillesszen egy képet

• Önnek továbbá lehetősége van a billentyűkombinációk listájának megtekintésére is

Betűtípusok beállításainak mentése

Amikor Ön egy e-mail-t ír (akár a Builderben egy e-mail-piszkozatot, vagy bármilyen új emailt/választ/továbbított e-mailt a Work Manager munkatételeiben), akkor a betűtípus (pl. a betűtípus stílusa és mérete) legutóbb használt beállításait elmentjük, és a következő alkalommal ugyanazt használhatja a tartalmainak megírására, így nem kell azt újra és újra beállítania.

Ezeket az értékeket elmentjük a felhasználó profiljára, így azok a Builderben és a Work Managerben egyaránt használhatók lesznek.

Ezek az értékek csak a legfelül, újonnan megírt e-mailre vonatkoznak majd – ha a felhasználó egy már korábban létező tartalomra kattint az üzenet alsó felén, akkor az adott tartalom megírásakor használt betűtípus stílusát és méretét használjuk majd. További részletekért tekintse meg a megjegyzést. Ennek a változásnak a részeként az e-mailek „új üres soraiban” található következetlenségei ezentúl eltűnnek: amikor egy új e-mailt ír, az adott e-mail tetejére mindig 2 üres sort illesztünk majd be.

Vegye figyelembe, hogy a szövegsablonok és a vázlatok azokat a betűtípus-beállításokat fogják használni, amelyeket a létrehozásukkor használtak.

Az e-mail használt betűtípusának stílusa és mérete egy e-mail megírásakor attól függ majd, hogy a szerkesztő személy már létező tartalomra kattint-e. A betűtípusok használatának logikája a következőkben olvasható, amelyre az új e-mailek létrehozásakor az üzenet tetejére automatikusan beillesztett két üres sor is hatással van:

• Az 1. automatikusan beillesztett sor: azokat a felhasználó által elmentett betűtípus-beállításokat használja, amelyeket a felhasználó a legutóbbi e-mailje megírásakor használt.

• A 2. automatikusan beillesztett sor: ez mindig a következő beállítást kapja: Arial – 10.

Az e-mail ezt követő tartalmának forrása a következők egyike lehet:

• a levélfüzérben található korábbi e-mailek

• e-mail-sablon tartalma

• az e-mail-aláírás tartalmának betűtípusa és mérete ezekben a részekben az adott, már létező tartalomnak megfelelő lesz, attól függően, hogy hová kattint a felhasználó.

Excel-, Word- és webes információk másolása és beszúrása

Az információkat külső dokumentumokból, például Excel-táblázatokból és Word-dokumentumokból is átmásolhatja az e-mailekbe, és weboldalakról HTML-tartalmat is beszúrhat.

Az e-mail előugró ablaka

Ha nagyobb területet szeretne használni az e-mailek megtekintéséhez, használja az előugró ablak funkciót.

Küldés visszavonása

A Küldés visszavonása beállítás lehetővé teszi, hogy az e-mailek elküldésének időpontjához időbeli késleltetést adjon, így megszakíthatja az e-mail elküldését, vagy az e-mailt az elküldés előtt áttekintheti.

A Felhasználói beállításokban beállíthatja a Visszavonás küldési időt.

Ha a küldés visszavonásának ideje be van állítva, megjelenik egy felugró ablak, amely lehetővé teszi az e-mail elküldésének visszavonását.

Ezenkívül, amikor a küldés visszavonásának ideje be van állítva, lehetősége lesz arra, hogy az idővonalon azonnali e-mailt küldjön, amely felülírja a Küldés visszavonása konfigurációjában megadott időbeli késleltetést, és arra is, hogy az e-mail küldését teljesen visszavonja.

Ha a Küldés visszavonása lehetőség ideje van beállítva, az e-mailek a kimenő levelek lapján a Várakozik küldési státusszal jelennek meg.

Egy e-mail letöltése

Önnek minden típusú (bejövő/kimenő/törölt/sikertelen/beütemezett) e-mail esetén lehetősége van letöltenie az alapul szolgáló .eml fájlt. Ez a rendszer több olyan helyéről is elérhető, ahol az e-mailek láthatók, pl. a munkatétel kommunikáció és idővonal részeiről, az e-mail-postafiókból, valamint az elküldött elemek nézetből.

Kérjük, vegye figyelembe: ha a letölteni próbált e-mail egy olyan mellékletfájlt is tartalmaz, amelyet egy felhasználó kifejezetten kézzel törölt (pl. adatvédelmi okokból), akkor az .eml letöltési lehetőség ehhez az adott e-mailhez nem lesz elérhető – a rendszer egy a letöltés kikapcsolásának okát részletező üzenetet jelenít meg a letöltés ikonra történő kattintást követően.