Powiadomienia

Przegląd

Dzięki powiadomieniom użytkownicy Enate są na bieżąco informowani o wszystkim, co dotyczy interesujących ich zapytań, czynności i spraw. Można je swobodnie dostosowywać do własnych potrzeb, wybierając elementy do obserwowania, zdarzenia, o których chcemy być informowani oraz sposób dostarczania samych powiadomień.

Opcje do wyboru to:

• Obserwuj element pracy;

• Obserwuj wszystkie elementy w skrzynce odbiorczej;

• Obserwuj wszystkie elementy w kolejkach.

Otrzymywanie powiadomień o poszczególnych elementach pracy

Obserwowanie elementu pracy

Można otrzymywać powiadomienia dotyczące konkretnego elementu pracy – w tym celu wystarczy otworzyć go w Work Managerze i kliknąć przycisk „Obserwuj” znajdujący się na pasku nagłówka.

Jeśli użytkownik obserwuje dany element pracy, otrzyma powiadomienie za każdym razem, gdy wystąpią wybrane w ustawieniach zdarzenia – mogą to być zmiany statusu, zmiany osoby przypisanej itp. Jeśli użytkownik wybrał opcję otrzymywania powiadomień za pośrednictwem wyskakującego okienka w przeglądarce internetowej i/lub poczty e-mail, kopie powiadomień dotrą do niego również tymi kanałami.

Warto zapamiętać:

• Można obserwować elementy pracy znajdujące się w dowolnym stanie poza „Wersja robocza” i „Zamknięte”.

• Można obserwować tylko te elementy pracy, do których posiada się uprawnienia.

• Obserwowanie elementu pracy nigdy nie zostanie ustawione użytkownikowi automatycznie.

• Pojedynczy element pracy można obserwować tylko poprzez ręczne kliknięcie przycisku „Obserwuj” na jego stronie. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy użytkownik obserwuje zapytanie, które następnie zostaje rozdzielone. Wówczas automatycznie będzie obserwował wszystkie zapytania, na które rozdzielono zapytanie pierwotne.
• Gdy użytkownik kliknie wspomniany wcześniej przycisk, zacznie obserwować tylko wybrany element pracy, bez elementów, które są z nim powiązane (np. innych czynności w sprawie lub połączonych elementów pracy).
• Jeśli użytkownik zacznie obserwować czynność, której sprawa macierzysta zostanie następnie przerobiona, to nie otrzyma powiadomienia, gdy ta czynność zostanie automatycznie zamknięta w ramach przerabiania sprawy i NIE będzie automatycznie obserwował nowej czynności, która zostanie z tej sprawy uruchomiona. Aby znów śledzić czynność, należy ręcznie wybrać taką opcję.

Zaprzestanie obserwowania elementu pracy

Obserwowanie danego elementu pracy można zakończyć w dowolnym momencie, klikając przycisk „Przestań obserwować” na jego stronie.

Do zakończenia obserwowania danego elementu pracy dochodzi w wyniku ręcznego naciśnięcia odpowiadającego za to przycisku lub zmiany statusu tego elementu na „Zamknięte”. Gdy status elementu pracy zmieni się na „Zamknięte”, obserwowanie zostanie wyłączone u wszystkich użytkowników, którzy mieli je aktywne.

Dostosowywanie powiadomień

Aby wybrać, które powiadomienia i w jaki sposób chcemy otrzymywać, należy przejść do Ustawień użytkownika i kliknąć Ustawienia powiadomień.

W tym miejscu można wybrać nie tylko konkretne elementy pracy do obserwowania, ale także bardziej ogólnie określić rodzaj powiadomień, jakie chcemy otrzymywać automatycznie. W tym celu należy:

• wskazać elementy pracy, dla których chcemy otrzymywać powiadomienia, np. elementy we własnej Roboczej skrzynce odbiorczej;

• określić rodzaj zdarzeń związanych z tymi elementami pracy, o których chcemy być powiadamiani.

Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć poniżej.

Zakres elementów, dla których mają być wysyłane powiadomienia

Użytkownik może otrzymywać powiadomienia dla elementów pracy, które znajdują się w jego Roboczej skrzynce odbiorczej i/albo Kolejkach.

Typ elementu pracy	Szczegóły	Uwagi
Moja skrzynka odbiorcza	Użytkownik otrzyma powiadomienia dla elementów pracy znajdujących się w jego skrzynce odbiorczej, np. elementów do niego przypisanych.	To ustawienie jest domyślnie włączone dla wszystkich użytkowników.
Moje kolejki	Użytkownik otrzyma powiadomienia dla elementów pracy znajdujących się w kolejkach, w których czeka i/albo którymi zarządza.	To ustawienie jest domyślnie włączone dla liderów zespołów.

Zdarzenia, o których mają być wysyłane powiadomienia

Użytkownik musi również wybrać, o jakich zdarzeniach dotyczących wskazanych elementów pracy chce być powiadamiany.

Dostępne są następujące opcje:

Otrzymano nowe informacje	Otrzymano nową wiadomość e-mail lub uwagę samoobsługi dotyczącą elementu pracy.	Użytkownicy, którzy wybrali otrzymywanie powiadomień dla elementu pracy w powiązanej grupie (np. sprawa i czynności lub zapytania potomne i macierzyste zapytania rozdzielonego), również otrzymają powiadomienie.
Element pracy przypisany do mnie	Element pracy został przypisany do użytkownika.	Powiadomienie otrzyma tylko osoba, do której element pracy jest przypisany.
Nowy element pracy w kolejce	Kolejka, w której znajdował się element pracy, została zmieniona na kolejkę, w której czeka i/albo którą zarządza użytkownik.
Dodano nowy plik	Nowy plik został ręcznie przesłany przez agenta na kartę plików elementu pracy	Użytkownicy, którzy wybrali otrzymywanie powiadomień dla elementu pracy powiązanego z tym (np. sprawa i czynności lub zapytania potomne i macierzyste zapytania rozdzielonego), również otrzymają powiadomienie.
Przypomnienie o terminie: „Zagrożony”	Termin zakończenia elementu pracy uważa się za zagrożony. Oblicza się go, odejmując od ustawionego terminu/czasu zakończenia elementu pracy przewidywany czas jego wykonania z dodatkowymi 30 minutami.	Np. jeśli element pracy ma być ukończony o 17.00, a przewidywany czas jego ukończenia wynosi 1 godzinę, przypomnienie o zagrożonym terminie zostanie wysłane o 15.30. To powiadomienie NIE zostanie wysłane, jeśli: -status elementu pracy to „Wersja robocza” -status elementu pracy to „W toku” i jest on przypisany do użytkownika -status elementu pracy to „Oczekuje” I podczas ustawiania jego terminu zaznaczono opcję „Dodaj czas oczekiwania”. Każdy, kto wybrał otrzymywanie powiadomień dla elementu macierzystego tego elementu pracy (o ile istnieje), również otrzyma powiadomienie.
Element pracy jest opóźniony	Przekroczono termin zakończenia elementu pracy i jest on teraz opóźniony.	Każdy, kto wybrał otrzymywanie powiadomień dla elementu macierzystego tego elementu pracy (o ile istnieje), również otrzyma powiadomienie.
Czynność odrzucona	Robot odrzucił czynność lub wielokrotnie nie był w stanie jej wykonać.	Każdy, kto wybrał otrzymywanie powiadomień dla sprawy macierzystej tej czynności, również otrzyma powiadomienie.
Sprawa wymaga uwagi	Podczas przetwarzania sprawy pojawił się problem i wymagana jest interwencja, nim prace będą mogły ruszyć dalej.	Użytkownicy, którzy wybrali otrzymywanie powiadomień dla elementu pracy powiązanego z tym (np. sprawa i czynności lub zapytania potomne i macierzyste zapytania rozdzielonego), również otrzymają powiadomienie. Należy przy tym pamiętać, że osoba, która odrzuciła czynność należącą do sprawy, nie otrzyma powiadomienia.
Zmiany w zakresie wzajemnej oceny	Wzajemna ocena czynności została oznaczona jako „Przyjęta”, „Odrzucona” albo „Nie można ocenić”.	Uwaga: aby otrzymać takie powiadomienie, użytkownik musi: być w kolejce, do której należy dana czynność (albo zarządzać tą kolejką) ORAZ subskrybować otrzymywanie powiadomień o tej czynności (subskrybowanie powiadomień samej sprawy nie wystarczy) ORAZ mieć włączoną opcję otrzymywania powiadomień z kategorii „Moje kolejki”. Należy przy tym pamiętać, że osoba, która dokonała wzajemnej oceny, nie otrzyma powiadomienia.

Należy pamiętać, że użytkownik otrzyma tylko jedno powiadomienie o tym samym zdarzeniu dla danego elementu pracy.

Sposób powiadomienia – rożne typy powiadomień

Użytkownik otrzyma powiadomienie o każdym zdarzeniu, które wybrał w ustawieniach. Pojawi się ono w Centrum powiadomień Work Managera (za pośrednictwem ikony powiadomień na pasku nagłówka) wraz ze wskazaniem liczby nieprzeczytanych powiadomień. Dodatkowo można wybrać powiadomienia za pośrednictwem wiadomości e-mail i/albo wyskakującego okienka w przeglądarce internetowej.

Centrum powiadomień

Ikona powiadomień wskazuje liczbę nieprzeczytanych wiadomości.

Kliknięcie ikony powiadomień spowoduje wyświetlenie Centrum powiadomień.

Tutaj użytkownik znajdzie otrzymane powiadomienia (wyświetlanych jest 100 najnowszych wiadomości), posortowane na „Wszystkie” oraz „Nieprzeczytane”.

Kliknięcie danego powiadomienia przeniesie użytkownika do związanego z nim elementu pracy.

Można również oznaczyć pojedyncze lub (z menu z wielokropkiem) wszystkie powiadomienia jako przeczytane.

Wyciszenie powiadomień – Nie przeszkadzać

Zaznaczenie opcji „Nie przeszkadzać" spowoduje wyłączenie wszystkich powiadomień e-mail i wyskakujących okienek. Uwaga: użytkownik nadal będzie otrzymywał powiadomienia w swoim Centrum powiadomień.

Aby dostosować swoje powiadomienia, należy kliknąć Ustawienia powiadomień lub przejść do Ustawień użytkownika i tam wybrać Ustawienia powiadomień.

Powiadomienia będą wysyłane w wybranym przez użytkownika języku. Jeśli użytkownik zmieni język wyświetlania na inny, dotychczasowe powiadomienia pozostaną w starym języku, ale wszystkie nowe będą już uwzględniać dokonany wybór.

Wyskakujące okienka powiadomień w przeglądarce

Jeśli w przeglądarce internetowej włączone jest wyświetlanie wyskakujących okien, wszystkie nowe powiadomienia pojawią się w prawym dolnym rogu ekranu. Kliknięcie odnośnika do elementu pracy przeniesie użytkownika bezpośrednio do niego.

Wyskakujące powiadomienia będą wyświetlać się na każdym ekranie, o ile użytkownik jest zalogowany do Work Managera.

Zezwolenie na wyświetlanie wyskakujących powiadomień w przeglądarce

By wyskakujące powiadomienia mogły się wyświetlać, być może trzeba będzie dostosować ustawienia przeglądarki internetowej. Jeśli okaże się to konieczne, w Centrum powiadomień pojawi się stosowne ostrzeżenie.

W celu włączenia wyskakujących powiadomień należy w przeglądarce przejść do Ustawień > Prywatność i bezpieczeństwo > Ustawienia witryn > Uprawnienia > Powiadomienia i dostosować ustawienia w taki sposób, by strony internetowe mogły wysyłać powiadomienia.

Należy pamiętać, że po uruchomieniu funkcji „Nie przeszkadzać”, powiadomienia e-mail i wyskakujące okienka nie będą się wyświetlać aż do jej wyłączenia. Ponadto powiadomienia w wyskakujących okienkach nie będą się pojawiać, gdy przeglądarka działa w trybie incognito.

Powiadomienia w wiadomościach e-mail

Powiadomienia w postaci wiadomości e-mail będą wysyłane na adres przypisany do danego użytkownika w Builderze.

Wiadomości będą wysyłane z niemonitorowanej skrzynki pocztowej skonfigurowanej w Builderze.

W treści powiadomień e-mail znajdzie się odnośnik do elementu pracy, którego dotyczą. Kliknięcie odnośnika otworzy bezpośrednio stronę tego elementu, o ile użytkownik jest już zalogowany do Enate. W przeciwnym wypadku zostanie przeniesiony na stronę logowania do Enate, by po zalogowaniu przejść prosto do strony danego elementu pracy.

Należy pamiętać, że po uruchomieniu funkcji „Nie przeszkadzać”, powiadomienia e-mail i wyskakujące okienka nie będą się wyświetlać aż do jej wyłączenia.

Powiadomienia na pulpicie

Włączenie powiadomień na pulpicie

Oprócz wyświetlania powiadomień w Centrum powiadomień Work Managera, w postaci wyskakujących okienek w przeglądarce oraz w wiadomościach e-mail, możliwe jest również ustawienie wyskakujących okienek w różnych miejscach na pulpicie komputera, np. w Menu Start systemu Windows oraz na ekranie blokady.

Dźwięki dla powiadomień na pulpicie

W ustawieniach powiadomień pulpitu można włączyć dźwięki dla wyświetlanych wiadomości.

Wyłączenie wszystkich powiadomień

Aby wyłączyć WSZYSTKIE powiadomienia, należy aktywować taką opcję na karcie Ustawień użytkownika w górnej części Ustawień powiadomień.

Po jej uruchomieniu system nie będzie generował żadnych powiadomień. Ustawienia użytkownika zostaną zapisane, na wypadek gdyby zaszła potrzeba ponownego włączenia powiadomień.

Uwaga: system zacznie generować nowe powiadomienia od momentu ponownego włączenia tej funkcji, ale nie wyśle żadnych wiadomości z okresu przejściowego.