Tworzenie nowych połączonych elementów pracy

Przegląd

Uruchomienie sprawy lub zapytania z już istniejących tworzy połączenie pomiędzy elementami pracy.

Połączone w ten sposób elementy pracy zachowują połączenie z oryginalną sprawą lub zapytaniem, ale są całkowicie niezależne – zachowują się zgodnie z własną konfiguracją i nie muszą czekać na zakończenie innych. Funkcja ta jest przydatna, gdy termin zakończenia oryginalnej sprawy lub zapytania nie jest uzależniony od ukończenia jakiegokolwiek podrzędnego etapu (np. przez inny dział).

Połączone elementy pracy będą wyświetlane na karcie „Połączona praca” na ekranie danego elementu, dzięki czemu łatwiej śledzić całą grupę powiązanych ze sobą elementów pracy.

Warto pamiętać, że łączyć można tylko sprawy i zapytania. Gdy elementy pracy są ze sobą łączone, a następnie scalane, rozdzielane lub przekształcane w sprawę, utworzone w ten sposób elementy pracy również będą połączone z elementem oryginalnym.

Na przykład:

• gdy zapytanie zostanie połączone z jednym elementem pracy i scalone z innym, powstały w wyniku scalenia element będzie połączony z oryginalnym;

• gdy zapytanie zostanie połączone z innym elementem pracy i rozdzielone na wiele zapytań, powstałe w wyniku rozdzielenia zapytania potomne będą połączone z oryginalnym;

• gdy zapytanie zostanie połączone z innym elementem pracy i później przekształcone w sprawę, powstała w ten sposób sprawa będzie połączona z oryginalnym elementem.

Tworzenie nowego połączonego zapytania

By utworzyć nowe powiązane zapytanie z już istniejącej sprawy lub zapytania, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danego elementu pracy, a następnie wybierz „Zapytanie” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu zapytania na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowań wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów zapytań do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces zapytania do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne).

Należy pamiętać, że wybór dostępnych do uruchomienia zapytań zależy od ustawień uprawnień w Builderze. Do tego można wybrać proces zapytania tylko z takiego przekierowania wiadomości e-mail, które zostało aktywowane w Builderze (więcej informacji tutaj). By wybrać proces zapytania w trybie testowym, przekierowanie wiadomości e-mail dla tego procesu zapytania musi być skonfigurowane do uruchamiania w tym trybie.

Następnie można dostosować następujące ustawienia zapytania:

Ustawienia	Szczegóły
Tytuł	Pozwala zmodyfikować tytuł tworzonej sprawy.
Opis	Pozwala zmodyfikować opis tworzonego zapytania.
Kategoria i Podkategorie	Należy wybrać kategorię i podkategorie nowego zapytania.
Zmiana terminu zakończenia	Jeśli ustawienia systemu tego wymagają (więcej informacji tutaj), można zmienić termin zakończenia tworzonego zapytania.
Kopiowanie błędów	Istniejące błędy z oryginalnej sprawy lub zapytania można skopiować do tworzonego zapytania. Wprowadzenie zmian w błędach w nowym połączonym zapytaniu NIE spowoduje aktualizacji błędów oryginalnego zapytania lub sprawy.
Kopiowanie plików	Istniejące pliki (wraz z tagami i uwagami) z oryginalnej sprawy lub zapytania można skopiować do tworzonego zapytania. Wprowadzenie zmian w plikach w nowym połączonym zapytaniu NIE spowoduje aktualizacji plików oryginalnego zapytania lub sprawy.
Kopiowanie odnośników	Istniejące odnośniki (wraz z tagami i uwagami) z oryginalnej sprawy lub zapytania można skopiować do tworzonego zapytania. Wprowadzenie zmian w odnośnikach w nowym połączonym zapytaniu NIE spowoduje aktualizacji odnośników oryginalnego zapytania lub sprawy.
Kopiowanie danych niestandardowych	Istniejące dane niestandardowe (np. pola danych niestandardowych) z oryginalnej sprawy lub zapytania można skopiować do tworzonego zapytania. Wprowadzenie zmian w danych niestandardowych w nowym połączonym zapytaniu NIE spowoduje aktualizacji danych standardowych oryginalnego zapytania lub sprawy.
Kopiowanie komunikacji elementów pracy	Można kopiować komunikację (czyli e-maile wraz z załącznikami oraz uwagi) pomiędzy oryginalną sprawą lub zapytaniem a tworzonym właśnie nowym połączonym zapytaniem. Należy pamiętać, że kopiowanie obejmuje nie tylko komunikację z oryginalnego elementu pracy, ale też z elementów z nim powiązanych, np. wszystkich czynności w przypadku sprawy albo zapytania macierzystego i potomnego w przypadku rozdzielonego zapytania. Należy również pamiętać, że wprowadzenie zmian w komunikacji w nowym połączonym zapytaniu NIE spowoduje aktualizacji komunikacji oryginalnego zapytania (lub sprawy), z którego został utworzony. Więcej o różnicach między powiązanymi a połączonymi elementami pracy można znaleźć tutaj.
Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail	Pozwala ustawić automatyczne wysyłanie systemowych wiadomości e-mail do kontaktów oznaczonych jako kontakt główny, wnioskodawca albo podmiot.
Dodawanie kontaktów	Jeśli ustawienia uprawnień w Builderze na to pozwalają, do nowego zapytania można dodać wiele różnych kontaktów i rozdzielić tagi między nie.J
Wybierz wszystko	Możesz wybrać wszystkie opcje opisane powyżej.

Po zakończeniu naciśnij przycisk „Utwórz”. Odnośnik do nowo powiązanego zapytania pojawi się na karcie „Połączone elementy pracy”.

Tworzenie nowej połączonej sprawy

Powiązana sprawa to sprawa, która jest powiązana ze sprawą albo zapytaniem, ale jej sprawa nadrzędna - nie. Funkcja ta jest przydatna, gdy termin zakończenia sprawy nadrzędnej nie jest uzależniony od ukończenia jakiegokolwiek podrzędnego etapu (np. przez inny dział).

By utworzyć nową powiązaną sprawę z już istniejącej sprawy lub zapytania, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danego elementu pracy, a następnie wybierz „Sprawa” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu sprawy na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowania wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów spraw do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces sprawy do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne).

Należy pamiętać, że wybór dostępnych do uruchomienia spraw zależy od ustawień uprawnień w Builderze. Do tego można wybrać proces sprawy tylko z takiego przekierowania wiadomości e-mail, które zostało aktywowane w Builderze (więcej informacji tutaj). By wybrać proces sprawy w trybie testowym, przekierowanie wiadomości e-mail dla tej sprawy musi być skonfigurowane do uruchamiania w tym trybie.

Następnie można dostosować następujące ustawienia sprawy:

Ustawienia	Szczegóły
Tytuł	Pozwala zmodyfikować tytuł tworzonej sprawy.
Opis	Pozwala zmodyfikować tytuł tworzonej sprawy.
Harmonogram	Jeśli ustawienia systemu tego wymagają (więcej informacji tutaj), trzeba wybrać harmonogram dla tworzonej sprawy.
Zmiana terminu zakończenia	Jeśli ustawienia systemu tego wymagają (więcej informacji tutaj), można zmienić termin zakończenia tworzonej sprawy.
Kopiowanie błędów	Istniejące błędy z oryginalnej sprawy lub zapytania można skopiować do tworzonej sprawy. Wprowadzenie zmian w błędach w nowej połączonej sprawie NIE spowoduje aktualizacji błędów oryginalnego zapytania lub sprawy.
Kopiowanie plików	Istniejące pliki (wraz z tagami i uwagami) z oryginalnej sprawy lub zapytania można skopiować do tworzonej sprawy. Wprowadzenie zmian w plikach w nowej połączonej sprawie NIE spowoduje aktualizacji plików oryginalnego zapytania lub sprawy.
Kopiowanie odnośników	Istniejące odnośniki (wraz z tagami i uwagami) z oryginalnej sprawy lub zapytania można skopiować do tworzonej sprawy. Wprowadzenie zmian w odnośnikach w nowej połączonej sprawie NIE spowoduje aktualizacji odnośników oryginalnego zapytania lub sprawy.
Kopiowanie danych niestandardowych	Istniejące dane niestandardowe (np. pola danych niestandardowych) z oryginalnej sprawy lub zapytania można skopiować do tworzonej sprawy. Wprowadzenie zmian w danych niestandardowych w nowym połączonym zapytaniu NIE spowoduje aktualizacji danych standardowych oryginalnego zapytania lub sprawy.
Kopiowanie komunikacji elementów pracy	Można kopiować komunikację (czyli e-maile wraz z załącznikami oraz uwagi) pomiędzy oryginalną sprawą lub zapytaniem a tworzoną właśnie nową połączoną sprawą. Należy pamiętać, że kopiowanie obejmuje nie tylko komunikację z oryginalnego elementu pracy, ale też z elementów z nim powiązanych, np. wszystkich czynności w przypadku sprawy albo zapytania macierzystego i potomnego w przypadku rozdzielonego zapytania. Należy również pamiętać, że wprowadzenie zmian w komunikacji w nowej połączonej sprawie NIE spowoduje aktualizacji komunikacji oryginalnego zapytania (lub sprawy), z którego została utworzona. Więcej o różnicach między powiązanymi a połączonymi elementami pracy można znaleźć tutaj.
Dodawanie kontaktów	Jeśli ustawienia uprawnień w Builderze na to pozwalają, do nowej sprawy można dodać wiele różnych kontaktów i rozdzielić tagi między nie.

Po zakończeniu naciśnij przycisk „Utwórz”. Odnośnik do nowo powiązanej sprawy pojawi się na karcie „Połączone elementy pracy”.