Tworzenie wiadomości e-mail

Możesz napisać nową wiadomość e-mail z karty E-mail elementu pracy.

Można teraz zapisać wiadomość e-mail jako wersję roboczą, zaplanować, kiedy ma zostać wysłana albo wysłać ją od razu.

Należy pamiętać, że nie da się wysłać wiadomość e-mail, której rozmiar przekracza limit ustawiony w Builderze.

Po wysłaniu, wiadomość e-mail pojawi się na osi czasu, gdzie można sprawdzić, kto i kiedy ją utworzył, kiedy została wysłana, a także rozwinąć ją i odczytać jej treść. W tym miejscu pojawi się też możliwość utworzenia odpowiedzi, przesłania dalej, rozwinięcia treści oraz wydrukowania wiadomości e-mail.

Użytkownik może napisać zupełnie nową wiadomość e-mail, nawet gdy dany element pracy nie jest do niego przypisany.

Wysyłanie wiadomości e-mail do odbiorcy niezwiązanego z elementem pracy

Aby pomóc w ochronie poufnych informacji, jeśli adres odbiorcy, który nie jest powiązany z elementem pracy, zostanie kiedykolwiek wprowadzony do wiadomości e-mail w elemencie pracy, pojawi się komunikat ostrzegawczy informujący o tym, że adres e-mail nie jest powiązany z elementem pracy i dający możliwość usunięcia wszelkich niepowiązanych adresów e-mail. Jeśli nadal chcesz wysłać wiadomość e-mail do wybranego odbiorcy, po prostu kliknij przycisk Wyślij.

Odpowiadanie na wiadomość e-mail z poziomu osi czasu.

Możesz odpowiadać / przekazywać e-maile z osi czasu, klikając na dostępne linki. Przyciski te zostaną włączone po najechaniu myszką na kartę e-mail.

Zasady dotyczące adresów Do, Od, CC, BCC

Zachowanie systemu dla populacji adresów e-mail jest następujące:

• Podczas wysyłania nowej wiadomości e-mail system domyślnie ustawi adres Do głównego kontaktu w sekcji kontakty. Adres CC będzie również domyślny dla adresów e-mail wprowadzonych w sekcji CCs.

• Jeśli skonfigurowano więcej niż jeden możliwy adres e-mail, system zapełni domyślny (skonfigurowany jako domyślny w Kreatorze) i wyświetli listę rozwijaną, aby umożliwić wybór alternatywnych adresów.

• Te standardowe reguły dla domyślnych i sugerowanych adresów można zastąpić dla To, CC i BCC dla procesów i czynności w konfiguracji Kreatora. Adresy ustawione jako domyślne zostaną automatycznie wypełnione (w ten sposób można ustawić więcej niż jeden). Zastąp adresy, które nie są ustawione jako domyślne, będą dostępne do szybkiego wyboru, klikając adres przycisku Do / CC / BCC:

Uwaga: Adres Od jest teraz zawsze wyświetlany w sekcji składu wiadomości e-mail podczas pisania wiadomości e-mail. Zapewnia to, że nadawca zawsze będzie widział widok adresu e-mail używanego jako od przy wysyłaniu wiadomości e-mail z określonego elementu pracy.

Uwaga: Będzie można zobaczyć tylko adresy e-mail kontaktów z firm, do których masz dostęp. Można jednak ręcznie wprowadzić dowolny adres e-mail. Uprawnienia te można skonfigurować w programie Builder, kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji.

Skopiuj i wklej adresy e-mail między To, CC, BCC.

Podczas komponowania wiadomości e-mail, można łatwo kopiować adresy e-mail pomiędzy adresami Do/DW/UDW poprzez nową ikonę „kopiuj" wyświetlaną po kliknięciu w odpowiednie pole adresowe.

Monit o utworzenie kontaktów zewnętrznych o nowe adresy e-mail

Kiedy wyślesz wiadomość e-mail zawierającą nowe adresy e-mail (tj. niepowiązane z istniejącymi kontaktami), system wyświetli wyskakujące okienko, aby umożliwić użytkownikowi utworzenie ich jako nowych rekordów kontaktów.

Jeśli istnieją adresy e-mail, dla których nie chcesz tworzyć nowego rekordu, po prostu najedź kursorem na wiersz i kliknij ikonę usuwania. Dodatkowo istnieje pole wyboru „Nie pokazuj tego ponownie”, które po kliknięciu zapewni, że nie zostanie wyświetlone wyskakujące okienko dla kolejnych nowych adresów e-mail (można to ponownie włączyć w sekcji profilu użytkownika wraz z ustawieniami podpisu poczty).

Pasek narzędziowy poczty e-mail

Pasek narzędziowy poczty e-mail umożliwia:

• Dodawanie plików do wiadomości e-mail
• Dostęp do paska narzędzi formatowania treści wiadomości e-mai
• Przypięcie paska narzędzi formatowania treści

• Wstawianie tekstów standardowy
• Ustawianie priorytetu wiadomości e-mail na wysoki

Pasek narzędzi formatowania treści wiadomości e-mail

Kliknięcie ikony formatowania treści rozwinie dostępne możliwości.

Użytkownik może również przypiąć ten pasek narzędziowy.

Znajdują się na nim następujące opcje::

• wybór czcionki;

• wybór rozmiaru czcionki;

• pogrubienie, kursywa i podkreślenie;

• cofnięcie ostatnich zmian (dostępne również przez naciśnięcie kombinacji Ctrl+Z);

• powtórzenie ostatnich zmian (dostępne również przez naciśnięcie kombinacji Ctrl+Shift+Z);

• wyświetlenie e-maila w trybie pełnoekranowym;

• wybór koloru tła;

• wybór koloru tekstu;

• sposób wyrównania tekstu;

• wstawienie listy numerowanej;

• wstawienie listy punktowanej;

• opcje tekstowe - możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wcięcia tekstu;

• wstawienie linii poziomej;

• dostosowanie wysokości linii;

• wybór stylu inline;

• formatowanie stylu komórki;

• przekreślenie tekstu (dostępne również poprzez zaznaczenie tekstu i naciśnięcie kombinacji Ctrl + S);

• wstawienie indeksu dolnego lub górnego;

• wstawienie znaków specjalnych.

• wstawienie odnośnika (hiperłącza);

• wstawienie tabeli;

• wstawienie obrazu;

• wyświetlenie listy skrótów klawiszowych.

Zapisywanie ustawień czcionki

Podczas tworzenia wiadomości e-mail w jakiejkolwiek formie (jako szablon w Builderze czy też nowa wiadomość, odpowiedź lub przekazanie w ramach elementu pracy w Work Managerze) użyte ustawienia czcionki (np. styl i rozmiar) zostaną zachowane na przyszłość, by nie trzeba było wybierać ich ponownie.

Wartości te są zapisywane w profilu użytkownika, więc będą używane podczas pracy i w Builderze, i w Work Managerze.

Dotyczy to tylko tekstu wpisywanego na samej górze tworzonego e-maila – po przeniesieniu kursora na wpisany wcześniej tekst, styl i rozmiar czcionki dopasuje się do niego. Więcej szczegółów można znaleźć poniżej. Przy okazji tej zmiany rozwiązany został problem niespójności „nowych pustych linii” w wiadomościach – podczas tworzenia nowego e-maila na samej górze zawsze dodawane będą dwie puste linie.

Uwaga: w przypadku tekstów standardowych i szablonów zastosowane zostaną takie ustawienia czcionki, przy pomocy jakich zostały utworzone.

Styl i wielkość czcionki użytej podczas tworzenia wiadomości zależeć będzie od tego, czy kliknięto wcześniej wpisaną treść. Na wybór użytej czcionki ma wpływ automatyczne wstawianie dwóch pustych linii na początku każdego nowego maila:

• pierwsza automatycznie wstawiona linia: zapisane ustawienia czcionki z ostatniego e-maila tworzonego przez danego użytkownika;

• druga automatycznie wstawiona linia: zawsze ustawiona na czcionkę Arial w rozmiarze 10.

Dalsza treść wiadomości może pochodzić z: poprzednich e-maili w wątku;

• szablonu e-mail;

• ustawionego podpisu. Styl i rozmiar czcionki w tych sekcjach będzie zgodny z istniejącą treścią, w zależności od tego, w którym miejscu użytkownik kliknie.

Kopiuj / Wklej informacje z Excela, Worda i Internetu.

Informacje można kopiować / wklejać do wiadomości e-mail z dokumentów zewnętrznych, np. Tabele Excel i treść dokumentu Word, a także informacje HTML ze stron internetowych.

E-mail wyskakujący

Jeśli chcesz poświęcić więcej miejsca na ekranie na przeglądanie wiadomości e-mail, możesz użyć dostępnej funkcji wyskakującej.

Cofnij Wysłania

Ustawienie Cofnij wysyłania umożliwia dodanie opóźnienia czasowego, w którym wiadomości e-mail zostaną wysłane, co daje możliwość anulowania wysyłania wiadomości e-mail lub przeglądania wiadomości e-mail przed jej wysłaniem.

W Ustawieniach użytkownika można ustawić czas cofnięcia wysłania.

Po ustawieniu czasu cofania wysyłania pojawi się wyskakujące okienko umożliwiające anulowanie wysyłania wiadomości e-mail.

Dodatkowo, gdy ustawiony jest czas Cofnij wysyłanie, będziesz mieć możliwość wysłania wiadomości e-mail „Teraz” na osi czasu, która zastępuje opóźnienie czasowe z konfiguracji Cofnij wysyłanie, a także będziesz mieć możliwość całkowitego anulowania wysyłania wiadomości e-mail.

Po ustawieniu czasu cofania wysyłania wiadomości e-mail będą wyświetlane na stronie Skrzynka nadawcza ze stanem wysłania w kolejce.

Pobieranie wiadomości e-mail

Dla wszystkich typów e-maili (przychodzących, wychodzących, anulowanych, nieudanych, zaplanowanych) istnieje możliwość zapisania pliku .eml na dysku komputera. Opcję tę znaleźć można w różnych miejscach systemu – wszędzie tam, gdzie użytkownik ma możliwość podglądu wiadomości e-mail, np. w sekcji komunikacji i osi czasu elementu pracy, Skrzynce odbiorczej czy widoku Wysłanych.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.