Śledzenie czasu

Przegląd

Aby umożliwić bardziej efektywne zarządzanie SLA, Enate pozwala użytkownikom śledzić czas potrzebny do zakończenia danego elementu pracy – zarówno w ujęciu całościowym, jak i w rozbiciu na poszczególne zasoby.

Na karcie „Śledzenie czasu” danego elementu pracy zliczany jest czas trwania poszczególnych sesji przeglądarki, podczas których pracowano nad tym elementem. Czas jest rejestrowany zawsze, gdy element pracy jest otwarty na ekranie, bez względu na jego aktualny status i to, czy jest przypisany do użytkownika. Moduł śledzenia czasu działa dla pojedynczego elementu pracy w ramach sesji przeglądarki zawsze wtedy, gdy karta przeglądarki z tym elementem jest aktywna. Funkcja kontynuuje pracę nawet po zminimalizowaniu przeglądarki, uruchomieniu wygaszacza ekranu itp.

Gdy otworzymy drugi element pracy w kolejnej karcie przeglądarki, śledzenie czasu dla pierwszego elementu zostanie zatrzymane, a uruchomi się dla drugiego. Przeskakiwanie między obiema kartami będzie jednocześnie przełączało funkcję śledzenia czasu na aktualnie otwarty element pracy.

Śledzenie jest wstrzymywane z chwilą zamknięcia karty przeglądarki z danym elementem pracy, a także w przypadku wyłączenia przeglądarki lub komputera.

Więcej informacji na temat tego, kiedy czas pracy jest lub nie jest monitorowany na karcie „Śledzenie czasu”, znaleźć można tutaj.

Ważne: bezpośrednie kliknięcie wiadomości w którymkolwiek z widoków e-mail uruchomi śledzenie czasu dla związanego z nią elementu pracy i zatrzyma jego rejestrowanie na innej karcie.

Na karcie wyświetlany jest czas trwania bieżącej sesji, łączny czas trwania wszystkich poprzednich sesji, przewidywany czas referencyjny oraz – w przypadku czynności i zapytań –szacowany nakład pracy, który może być zmieniony przez agenta (co jest przydatne w przypadku prognozowania).

Uwaga: użytkownik ma możliwość wstrzymania i wyzerowania rejestrowanego czasu bieżącej sesji, niezależnie od tego, czy jest przypisany do danego elementu pracy.

Ponadto użytkownik może edytować czas zarówno aktualnej, jak i poprzednio zarejestrowanych sesji, niezależnie od tego, czy jest przypisany do danego elementu pracy. Należy jednak pamiętać, że tylko liderzy zespołów mogą edytować czas zarejestrowany przez innych członków. Członkowie zespołów mają kontrolę jedynie nad zarejestrowanym czasem własnych sesji.

Wyświetlanie poprzednio zarejestrowanych sesji

Po rozwinięciu na karcie śledzenia czasu znajdziemy zarejestrowany czas poprzednich sesji, dane osób, które zajmowały się danym elementem pracy podczas tych sesji, czasy ich trwania, a także informację o tym, czy zarejestrowany czas sesji był edytowany.

Kliknięcie ikony informacji spowoduje wyświetlenie daty i godziny zarejestrowania danej sesji, a w przypadku zapytania – również kategorię, do której przypisany był wtedy ten element pracy.

Edycja zarejestrowanych czasów

Użytkownik może edytować czas zarówno aktualnej, jak i poprzednio zarejestrowanych sesji, niezależnie od tego, czy jest przypisany do danego elementu pracy. Należy jednak pamiętać, że tylko liderzy zespołów mogą edytować czas zarejestrowany przez innych członków. Członkowie zespołów mają kontrolę jedynie nad zarejestrowanym czasem własnych sesji.

Ręczna edycja bieżącego czasu spowoduje zapisanie zmienionej wartości jako nowej pozycji w historii.

Otwarcie karty w trybie pełnoekranowym pozwala wyświetlić na niej dodatkowe informacje, w tym kiedy dokonano edycji i kto jest jej autorem.

Należy pamiętać, że zarejestrowane czasy pracy wykonanej przez roboty są tylko do odczytu.

Wyświetlanie edytowanych czasów

Aby otworzyć kartę w trybie pełnoekranowym, należy kliknąć ikonę rozwinięcia. Na karcie będzie wyświetlany czas trwania bieżącej sesji, łączny czas trwania wszystkich poprzednich sesji oraz – w przypadku czynności i zapytań – przewidywany czas potrzebny do ukończenia elementu pracy. Ponadto dostępne będą bardziej szczegółowe informacje o poszczególnych sesjach i zmianach dokonywanych w zarejestrowanych czasach:

Użytkownik	Kto zajmował się danym elementem pracy.
Czas	Czas rozpoczęcia i zakończenia oraz całkowity czas trwania zarejestrowanej sesji.
Data	Data zarejestrowania sesji.
Czas edytowany przez	Kto ostatnio edytował zarejestrowany czas sesji.
Czas edytowany na	Jaką zmianę wprowadzono w zarejestrowanym czasie.
Data edycji	Data edycji zarejestrowanego czasu sesji.
Kategoria zapytania (tylko dla zapytań)	Kategoria, w której znajdowało się zapytanie w momencie edycji czasu.

Przewidywany czas

Przewidywany czas potrzebny na ukończenie elementu pracy można dla czynności i zapytań skonfigurować w Builderze. Ta informacja będzie wyświetlana tylko wtedy, gdy spełnione zostaną dwa warunki:

• dla danej czynności lub wybranej kategorii zapytania wprowadzono w Builderze wartość szacunkowego nakładu pracy;

• ustawienia systemowe „Pokaż moduł śledzenia czasu” i „Wyświetlaj przewidywany czas w module śledzenia czasu” są włączone.

Kiedy czas jest rejestrowany / nie jest rejestrowany?

Czas jest rejestrowany zawsze, gdy użytkownik ma otwarty i wyświetlony na ekranie element pracy. Czas nie będzie śledzony, gdy karta śledzenia została wstrzymana. Więcej informacji na temat tego, czy w określonej sytuacji czas jest rejestrowany, czy też nie, można znaleźć w poniższej tabeli:

Element pracy jest otwarty na ekranie – przypisany do mnie / nie przypisany do mnie	Czas jest rejestrowany.
Zamknięcie karty elementu pracy	Zatrzymanie rejestracji czasu i zakończenie bieżącej sesji śledzenia. Każda następna aktywność spowoduje uruchomienie nowej sesji śledzenia czasu pracy.
Użytkownik przechodzi do karty innego elementu pracy	Śledzenie czasu wcześniej opracowywanego elementu pracy zostaje wstrzymane, gdy nie jest on wyświetlany na ekranie, ponieważ otwarto kartę innego elementu.
Użytkownik wraca do karty wcześniej opracowywanego elementu pracy	Śledzenie czasu zostaje wznowione w ramach tej samej sesji. Śledzenie czasu dla drugiego elementu pracy zostaje wstrzymane (o ile jego karta w przeglądarce nie została zamknięta).
Tworzenie wiadomości e-mail w wyskakującym okienku, gdy karta danego elementu pracy jest nadal wybrana w głównym oknie przeglądarki	Czas jest bez przerwy rejestrowany.
Przeglądarka została zminimalizowana z aktywną kartą elementu pracy	Czas jest bez przerwy rejestrowany.
Komputer przeszedł w stan uśpienia, ale program Enate był nadal uruchomiony i karta elementu pracy była nadal otwarta na ekranie	Czas jest bez przerwy rejestrowany, ale śledzenie zakończy się wraz z wygaśnięciem sesji Enate.
Użytkownik wylogował się z sesji Enate	Zatrzymanie rejestracji czasu i zakończenie bieżącej sesji śledzenia. Nowa sesja rejestrowania czasu pracy zostanie uruchomiona po ponownym zalogowaniu się użytkownika.
Przeglądarka została nieoczekiwanie zamknięta, komputer został niespodziewanie zamknięty lub połączenie internetowe zostało utracone	W systemie Enate zapisany zostanie ostatni sprawdzany czas (z ostatnich trzech minut), a bieżąca sesja śledzenia czasu zostanie zakończona. Nowa sesja rejestrowania czasu pracy zostanie uruchomiona po ponownym zalogowaniu się użytkownika.

Pozostałe informacje o rejestrowaniu czasu pracy

System Enate zawsze przechowuje zapis automatycznie rejestrowanego czasu (czyli takiego, który nie był ręcznie edytowany). Jest to zapis czasu, przez jaki karta elementu pracy była bezpośrednio wyświetlana na ekranie. Dane te nie są wyświetlane, ale można uzyskać do nich dostęp w celu przeprowadzenia analizy biznesowej lub raportowania. Należy pamiętać, że monitor rejestruje każde otwarcie elementu pracy, nawet po jego zakończeniu. Ręczna edycja bieżącego czasu spowoduje zapisanie zmienionej wartości jako nowej pozycji w historii. W związku z tym w polu bieżącego czasu będzie automatycznie wyświetlany czas rejestrowany od momentu rozpoczęcia ręcznej edycji poprzednio znajdującej się tam wartości.ta Time Tracker śledzi czas potrzebny do ukończenia danej pozycji pracy. WWyświetlana jest ogólna suma tego i wszystkich wcześniej zarejestrowanych sesji dla tego elementu pracy.