# Dodawanie, edytowanie i usuwanie kontaktów
## Dodawanie kontaktów
Kontakty zewnętrzne są tworzone w Enate na kilka różnych sposobów:
### 1) Automatycznie z przychodzącej wiadomości e-mail
System Enate można skonfigurować w taki sposób, by automatycznie tworzył nowe kontakty zewnętrzne po nadejściu wiadomości e-mail zawierającej nowe adresy e-mail – w tym celu należy aktywować w Builderze funkcję [„Włącz automatyczne tworzenie kontaktów”](https://docs.enate.net/enate-help/builder/builder-2021.1/system-wide-settings/general-settings#enable-automatic-contact-creation).
System automatycznie wstawi imię i nazwisko kontaktu na podstawie nazwy wyświetlanej w wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje:
* Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się spacja, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszą spacją, zostanie użyte jako imię kontaktu, a to, co znajduje się po ostatniej spacji – jako jego nazwisko. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „John Smith”, to imię kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „John”, a nazwisko jako „Smith”.
* Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się przecinek, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszym przecinkiem, zostanie użyte jako nazwisko kontaktu, a to, co znajduje się po przecinku – jako jego imię. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „Smith, John”, to nazwisko kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „Smith”, a imię jako „John”.
* Jeśli system nie jest w stanie automatycznie wypełnić imienia i nazwiska, kontakt zostanie utworzony bez nich, a użytkownik zostanie poproszony o samodzielne dopisanie tych danych podczas przesyłania elementu pracy.
To, [jaka firma zostanie](#nazwa-firmy-okreslanie-zakresu-kontaktow-zewnetrznych) przypisana do automatycznie tworzonego kontaktu, zależy od ustawionego w [Builderze zakresu kontaktu](https://docs.enate.net/enate-help/builder/builder-2021.1/system-wide-settings/general-settings#enable-automatic-contact-creation). Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.
### 2) Dodawanie pojedynczego kontaktu na stronie zarządzanie kontaktami
Aby dodać kontakt na [stronie „Zarządzanie kontaktami”](https://docs.enate.net/enate-help/polski/lacznosc/strona-zarzadzania-kontaktami), należy kliknąć ikonę „Utwórz kontakt” i uzupełnić dane w okienku, które zostanie wtedy wyświetlone.
### 3) Importowanie kontaktów z szablonu Excel na stronę zarządzania kontaktami
Można także zaimportować listę kontaktów na [stronę zarządzania kontaktami](https://docs.enate.net/enate-help/polski/lacznosc/strona-zarzadzania-kontaktami) z arkusza kalkulacyjnego Excel. Służy do tego szablon, dostępny we wszystkich językach obsługiwanych przez Enate.
{% hint style="info" %}
W przypadku importowania kontaktów z szablonu programu Excel należy obowiązkowo wpisać adres e-mail. Jeśli użytkownik nie określi firmy, kontakt zostanie automatycznie ustawiony jako globalny. [Więcej informacji na temat określania zakresu firm można znaleźć tutaj](#nazwa-firmy-okreslanie-zakresu-kontaktow-zewnetrznych).
{% endhint %}
### 4) Dodawanie kontaktu z szybkiego wyszukiwania
Jeśli wyszukiwany kontakt nie istnieje jeszcze w bazie danych systemu, można go utworzyć z [poziomu samej wyszukiwarki](https://docs.enate.net/enate-help/polski/szybkie-wyszukiwanie). W tym celu należy przejść do funkcji wyszukiwania osób i kliknąć „Dodaj kontakt”.
W tym momencie system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię, nazwisko i adres e-mail kontaktu. Po uzupełnieniu wszystkich informacji i utworzeniu kontaktu, użytkownik zostanie przeniesiony na [stronę „Aktywność kontaktu”](https://docs.enate.net/enate-help/polski/lacznosc/strona-aktywnosc-kontaktowa).
{% hint style="info" %}
Uwaga: Wprowadzany adres e-mail nie może być już obecny w systemie.
{% endhint %}
### 5) Dodawanie kontaktu z karty kontaktu danego elementu pracy.
Można również utworzyć nowy [kontakt z](https://docs.enate.net/enate-help/polski/lacznosc/karta-kontaktowa) karty kontaktów elementu pracy. Jeśli wyszukanie na karcie kontaktów nie przyniosło rezultatów, ponieważ użytkownika nie ma jeszcze w systemie, opcja „Utwórz kontakt” umożliwia dodanie go do bazy i uzupełnienie jego danych.
Po wpisaniu adresu e-mail system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię i nazwisko kontaktu. Po dodaniu wszystkich informacji i kliknięciu przycisku „Utwórz kontakt” nastąpi przekierowanie z powrotem do elementu pracy.
{% hint style="info" %}
Należy pamiętać, że w przypadku utworzenia nowego kontaktu w trybie testowym, kontakt ten będzie można wykorzystać w systemie tylko do uruchamiania pakietów testowych.
{% endhint %}
## Automatyczne i ręczne tworzenie kontaktów
Znajdująca się na [stronie zarządzania kontaktami](https://docs.enate.net/enate-help/polski/lacznosc/strona-zarzadzania-kontaktami) kolumna „Utworzone automatycznie” wskazuje, czy dany kontakt zewnętrzny został dodany automatycznie przez system, czy ręcznie przez użytkownika.
{% hint style="info" %}
Należy pamiętać, że po dokonaniu edycji kontaktu, który został utworzony automatycznie, nie będzie on już wyświetlany jako taki w kolumnie „Utworzone automatycznie” na stronie „Zarządzanie kontaktami”.
{% endhint %}
## Nazwa firmy - Określanie zakresu kontaktów zewnętrznych
W zależności od tego, jak zostało to skonfigurowane w Builderze, podczas przypisywania firmy do kontaktu zewnętrznego dostępne będą różne opcje:
* Wszystkie firmy/Globalnie
* Ustawienie firmy w ten sposób oznacza, że kontakt zewnętrzny może tworzyć elementy pracy i uzyskiwać do nich dostęp dla wszystkich firm.
* Oznacza to również, że użytkownicy Work Managera mogą wyszukiwać wszystkie inne zewnętrzne kontakty danego elementu pracy.
{% hint style="info" %}
Należy pamiętać, że to ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy zakres kontaktu zewnętrznego został ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny” w narzędziu Builder. Zobacz [tutaj](https://docs.enate.net/enate-help/builder/builder-2021.1/system-wide-settings#external-contact-scoping), aby uzyskać więcej informacji.
{% endhint %}
* Konkretna firma (lokalna)
* Ustawienie zakresu kontaktów na określoną firmę oznacza, że kontakt zewnętrzny będzie mógł tworzyć elementy pracy i uzyskiwać do nich dostęp tylko dla tej konkretnej firmy, z którą został powiązany.
* Użytkownicy będą również mogli dodać kontakt do interfejsu API pakietu tylko wtedy, gdy kontakt znajduje się w tej samej firmie (lub w firmie parasolowej).
{% hint style="info" %}
Uwaga:
1. Zmiana firmy powiązanej z kontaktem zewnętrznym z „Wszystkie firmy/Globalne” na konkretną firmę (lokalną) jest możliwa tylko wtedy, gdy kontakt ten nie jest powiązany z elementami pracy z wielu różnych firm. Można to zmienić poprzez zmianę przypisania kontaktu do elementu pracy.
2. Aby ograniczyć zakres kontaktów zewnętrznych do „Wszystkie firmy/Globalne”, kolumna „Firma” w pliku przesyłania zbiorczego powinna być pusta – dzięki temu zakres zostanie domyślnie ustawiony na „Globalny”.
3. To, jaka firma zostanie przypisana do automatycznie tworzonego kontaktu, zależy od ustawionego w Builderze zakresu kontaktu. Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.
{% endhint %}
**Wpływ globalnego i lokalnego zakresu na podłączanie kontaktów do elementu pracy**
{% hint style="warning" %}
Należy pamiętać, że jeśli zakres kontaktu zewnętrznego został ustawiony na lokalny (czyli jest on połączony z określoną firmą), dodanie go do elementu pracy należącego do innej firmy nie będzie możliwe. Zasada ta obowiązuje również w przypadku kont agentów, które zawsze muszą być przypisane do konkretnej firmy. TYLKO konta zewnętrzne o zakresie globalnym mogą być łączone jako kontakty z elementami pracy należącymi do dowolnego klienta.
{% endhint %}
## Edycja kontaktu
Dwukrotnie kliknięcie kontaktu na [stronie „Zarządzanie kontaktami”](https://docs.enate.net/enate-help/polski/lacznosc/strona-zarzadzania-kontaktami) otworzy okienko edycji.
Można również zbiorczo edytować firmę, strefę czasową, lokalizację biura, preferowany język i tag domyślny kontaktów, zaznaczając wybrane pozycje na liście i klikając przycisk edycji, który się po tym pojawi – spowoduje to wyświetlenie wyskakującego okienka edycji zbiorczej. Należy ustawić szczegóły zgodnie z wymaganiami i kliknąć przycisk „Potwierdź”, aby zapisać zmiany.
## Usuwanie kontaktu
Aby usunąć kontakt, należy zaznaczyć pole wyboru kontaktu na [stronie zarządzania kontaktami](https://docs.enate.net/enate-help/polski/lacznosc/strona-zarzadzania-kontaktami), a następnie kliknąć przycisk usuwania, który się po tym pojawi. Można usuwać wiele kontaktów jednocześnie.
