Dodawanie, edytowanie i usuwanie kontaktów
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Kontakty zewnętrzne są tworzone w Enate na kilka różnych sposobów:
System Enate można skonfigurować w taki sposób, by automatycznie tworzył nowe kontakty zewnętrzne po nadejściu wiadomości e-mail zawierającej nowe adresy e-mail – w tym celu należy aktywować w Builderze funkcję .
System automatycznie wstawi imię i nazwisko kontaktu na podstawie nazwy wyświetlanej w wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje:
Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się spacja, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszą spacją, zostanie użyte jako imię kontaktu, a to, co znajduje się po ostatniej spacji – jako jego nazwisko. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „John Smith”, to imię kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „John”, a nazwisko jako „Smith”.
Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się przecinek, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszym przecinkiem, zostanie użyte jako nazwisko kontaktu, a to, co znajduje się po przecinku – jako jego imię. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „Smith, John”, to nazwisko kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „Smith”, a imię jako „John”.
Jeśli system nie jest w stanie automatycznie wypełnić imienia i nazwiska, kontakt zostanie utworzony bez nich, a użytkownik zostanie poproszony o samodzielne dopisanie tych danych podczas przesyłania elementu pracy.
To, przypisana do automatycznie tworzonego kontaktu, zależy od ustawionego w . Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.
Aby dodać kontakt na , należy kliknąć ikonę „Utwórz kontakt” i uzupełnić dane w okienku, które zostanie wtedy wyświetlone.
Po wpisaniu adresu e-mail system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię i nazwisko kontaktu. Po dodaniu wszystkich informacji i kliknięciu przycisku „Utwórz kontakt” nastąpi przekierowanie z powrotem do elementu pracy.
W zależności od tego, jak zostało to skonfigurowane w Builderze, podczas przypisywania firmy do kontaktu zewnętrznego dostępne będą różne opcje:
Wszystkie firmy/Globalnie
Ustawienie firmy w ten sposób oznacza, że kontakt zewnętrzny może tworzyć elementy pracy i uzyskiwać do nich dostęp dla wszystkich firm.
Oznacza to również, że użytkownicy Work Managera mogą wyszukiwać wszystkie inne zewnętrzne kontakty danego elementu pracy.
Konkretna firma (lokalna)
Ustawienie zakresu kontaktów na określoną firmę oznacza, że kontakt zewnętrzny będzie mógł tworzyć elementy pracy i uzyskiwać do nich dostęp tylko dla tej konkretnej firmy, z którą został powiązany.
Użytkownicy będą również mogli dodać kontakt do interfejsu API pakietu tylko wtedy, gdy kontakt znajduje się w tej samej firmie (lub w firmie parasolowej).
Wpływ globalnego i lokalnego zakresu na podłączanie kontaktów do elementu pracy
Należy pamiętać, że jeśli zakres kontaktu zewnętrznego został ustawiony na lokalny (czyli jest on połączony z określoną firmą), dodanie go do elementu pracy należącego do innej firmy nie będzie możliwe. Zasada ta obowiązuje również w przypadku kont agentów, które zawsze muszą być przypisane do konkretnej firmy. TYLKO konta zewnętrzne o zakresie globalnym mogą być łączone jako kontakty z elementami pracy należącymi do dowolnego klienta.
Można również zbiorczo edytować firmę, strefę czasową, lokalizację biura, preferowany język i tag domyślny kontaktów, zaznaczając wybrane pozycje na liście i klikając przycisk edycji, który się po tym pojawi – spowoduje to wyświetlenie wyskakującego okienka edycji zbiorczej. Należy ustawić szczegóły zgodnie z wymaganiami i kliknąć przycisk „Potwierdź”, aby zapisać zmiany.
Można także zaimportować listę kontaktów na z arkusza kalkulacyjnego Excel. Służy do tego szablon, dostępny we wszystkich językach obsługiwanych przez Enate.
W przypadku importowania kontaktów z szablonu programu Excel należy obowiązkowo wpisać adres e-mail. Jeśli użytkownik nie określi firmy, kontakt zostanie automatycznie ustawiony jako globalny. .
Jeśli wyszukiwany kontakt nie istnieje jeszcze w bazie danych systemu, można go utworzyć z . W tym celu należy przejść do funkcji wyszukiwania osób i kliknąć „Dodaj kontakt”.
W tym momencie system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię, nazwisko i adres e-mail kontaktu. Po uzupełnieniu wszystkich informacji i utworzeniu kontaktu, użytkownik zostanie przeniesiony na .
Można również utworzyć nowy karty kontaktów elementu pracy. Jeśli wyszukanie na karcie kontaktów nie przyniosło rezultatów, ponieważ użytkownika nie ma jeszcze w systemie, opcja „Utwórz kontakt” umożliwia dodanie go do bazy i uzupełnienie jego danych.
Znajdująca się na kolumna „Utworzone automatycznie” wskazuje, czy dany kontakt zewnętrzny został dodany automatycznie przez system, czy ręcznie przez użytkownika.
Należy pamiętać, że to ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy zakres kontaktu zewnętrznego został ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny” w narzędziu Builder. Zobacz , aby uzyskać więcej informacji.
Dwukrotnie kliknięcie kontaktu na otworzy okienko edycji.
Aby usunąć kontakt, należy zaznaczyć pole wyboru kontaktu na , a następnie kliknąć przycisk usuwania, który się po tym pojawi. Można usuwać wiele kontaktów jednocześnie.
