Nieobsłużone wiadomości e-mail
Last updated
Last updated
Wszystkie wiadomości e-mail przychodzące do Enate są automatycznie przetwarzane na zapytania lub sprawy w oparciu o firmowe reguły, które uwzględniają adresata, nadawcę i tematykę. Zdarza się jednak, że przychodząca wiadomość nie zostanie przetworzona na sprawę lub zapytanie.
Do takiej sytuacji może dojść z następujących powodów:
Żaden z adresów Do i/albo DW nie ma pasującego przekierowania ustawionego w Builderze (czyli reguły wskazującej, jaki rodzaj zapytania lub sprawy powinna wygenerować przychodząca wiadomość e-mail);
Wiadomość zawiera tylko adresy UDW (brak adresów Do lub DW).
Jeśli w obszarze działalności użytkownika pojawią się takie wiadomości e-mail, na pasku nagłówka wyświetlona zostanie ikona wskazująca łączną liczbę niezałatwionych e-maili.
Po jej kliknięciu zobaczymy okienko z informacją, ile z nich nadeszło w ciągu ostatnich 24 godzin, oraz odnośnik prowadzący bezpośrednio do sekcji Niezałatwionych e-maili w Skrzynce odbiorczej (można go również znaleźć w widoku Skrzynki odbiorczej).
Widok Nieobsłużone e-maile Skrzynki odbiorczej w Work Managerze pozwala agentom przejrzeć takie właśnie wiadomości i podjąć odpowiednie kroki. Ta opcja jest dostępna dla wszystkich użytkowników.
Zobaczymy tu wiadomości e-mail, które nie zostały przetworzone na sprawę lub zapytanie (tzn. są nieobsłużone), nadesłane na skrzynkę pocztową. Nieobsłużone wiadomości nadchodzące do skrzynek pocztowych, które nie są powiązane z naszymi procesami biznesowymi, będą trafiały do agentów działających w innych obszarach.
Oznacza to, że jeśli mamy uprawnienia do danego procesu połączonego z przekierowaniem e-mail, wówczas zobaczymy nieobsłużone wiadomości dla każdego adresu w tym łączniku e-mail, nawet jeśli pochodzi z innego przekierowania.
Liczba obok tej sekcji wskazuje całkowitą liczbę e-maili wyświetlanych w widoku nieobsłużonych wiadomości.
Wiadomości e-mail w tej sekcji można filtrować według:
adresu skrzynki pocztowej;
nazwy skrzynki pocztowej (jeśli ją znasz; to adres skrzynki pocztowej, która obsługuje przychodzące wiadomości);
daty (nadejścia wiadomości e-mail).
Widok „Nieobsłużone e-maile” pozwala zapoznać się z treścią wiadomości i określić, dokąd należy ją przekierować.
Po określeniu, dokąd dany e-mail ma trafić, użytkownik może:
Utworzyć element pracy z wiadomości e-mail, wskazując najpierw klienta, kontrakt i usługę. W takim przypadku wiadomość zostanie oznaczona jako „Obsłużona” i po odświeżeniu Skrzynki odbiorczej zniknie z widoku wiadomości nieobsłużonych.
Usunąć wiadomość e-mail, jeśli zajdzie taka potrzeba (np. jeśli jest to spam). W takim przypadku wiadomość zostanie oznaczona jako „Usunięta” i po odświeżeniu Skrzynki odbiorczej zniknie z widoku wiadomości nieobsłużonych.
Istnieje również możliwość usunięcia wielu wiadomości e-mail jednocześnie. Po zaznaczeniu jednego lub więcej pól obok filtra pojawi się przycisk usuwania wraz z liczbą wybranych wiadomości e-mail.
Obecnie nie ma możliwości dołączenia nieobsłużonego e-maila do już istniejącego elementu pracy – można z nich tylko tworzyć nowe. Taki nowo utworzony element można jednak scalić z już istniejącym za pomocą funkcji Scal.
Uwaga: w tym miejscu użytkownicy będą mogli tworzyć nowe elementy pracy z nieobsłużonych wiadomości e-mail nawet w przypadku, gdy nie mają uprawnienia „Może tworzyć”.
Jeśli regularnie trafiają nam się nieobsłużone wiadomości, które trzeba przekierowywać ciągle do tych samych zapytań lub spraw, możemy:
skontaktować się z administratorem systemu i poprosić o ustawienie nowego przekierowania e-mail, które wychwytywałoby takie wiadomości i automatycznie tworzyło dla nich odpowiednie elementy pracy; albo
rozwiązać problem u źródła i samodzielnie utworzyć prostą regułę przekierowania e-mail z poziomu widoku Nieobsłużone e-maile. Tutaj dowiesz się, jak to zrobić: „Tworzenie nowych przekierowań e-mail z nieobsłużonych e-maili”.
Więcej informacji na temat przetwarzania przychodzących wiadomości przez Enate znajdziesz tutaj.