Links

Zintegrowane raportowanie

Przegląd

Work Manager został wyposażony w funkcję zintegrowanego raportowania bazującą na platformie Power BI firmy Microsoft, która zapewnia dostęp do wielu dodatkowych informacji i stanowi wsparcie dla całej działalności biznesowej.
Funkcja ta obejmuje:
Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:
Uwaga: w tej chwili daty utworzenia raportów są zgodne ze strefą czasową UTC. Ponadto raporty nie są aktualizowane w czasie rzeczywistym, a w regularnych, zaplanowanych odstępach czasu (w raporcie znajdzie się sygnatura czasowa „ostatnia aktualizacja”). Raporty są na razie dostępne tylko w języku angielskim. W przypadku zamkniętych elementów pracy wyświetlane będą tylko informacje z ostatniego roku. W przypadku otwartych lub aktywnych elementów uzyskamy dostęp do danych z całego okresu ich przetwarzania, nawet jeśli był dłuższy niż rok.

Dostęp do raportów

Raporty dostępne są w zupełnie nowej sekcji menu nawigacyjnego Work Managera.
Kliknięcie głównego odnośnika Raporty otworzy nową stronę z domyślnym raportem standardowym dla danej roli przypisanej użytkownikowi. Dla liderów zespołów będzie to raport Przegląd zespołu, a dla ich członków – Przegląd użytkownika.
Po najechaniu kursorem na odnośnik Raporty wyświetlona zostanie lista raportów, do których mamy dostęp, podzielona na określone sekcje:
  • Raporty standardowe – dostarczane z systemem raporty odpowiadające danej roli użytkownika. To właśnie rola określa, które standardowe raporty można przeglądać – osoba z dostępem na poziomie członka zespołu zobaczy raport „Przegląd użytkownika”, który zawiera dane dotyczące jej własnej pracy, natomiast w przypadku lidera zespołu będzie to „Przegląd zespołu”, do którego trafią dane dotyczące pracy całej grupy.
  • Moje raporty – tutaj znajdziemy raporty, które w jakiś sposób spersonalizowaliśmy, a następnie zapisaliśmy jako nowe raporty.
  • „Udostępnione dla mnie” – są to zarówno standardowe, jak i niestandardowe raporty, które udostępnił nam ktoś inny.
Raporty są sortowane alfabetycznie i można oznaczać poszczególne z nich jako ulubione. Ulubione raporty będą wyświetlane na początku listy.

Budowa raportu

Po otwarciu raportu w górnej części zobaczymy jego nazwę oraz datę ostatniej aktualizacji.
Po naciśnięciu przycisku „Wszystkie raporty” wyświetlona zostanie lista raportów, do których mamy dostęp, podzielona na określone sekcje:
  • Raporty standardowe – dostarczane z systemem raporty odpowiadające danej roli użytkownika.
  • Moje raporty – tutaj znajdziemy raporty, które w jakiś sposób spersonalizowaliśmy, a następnie zapisaliśmy jako nowe raporty.
  • „Udostępnione dla mnie” – są to zarówno standardowe, jak i niestandardowe raporty, które udostępnił nam ktoś inny.
Spersonalizowany raport można zapisać za pomocą przycisku „Zapisz jako” albo udostępnić, klikając przycisk „Udostępnij”.
Raport zwykle składa się z różnych rodzajów kart z nagłówkami oraz elementów wizualnych.
Zakres dostępnych pól danych zależy od tego, do jakiego raportu mamy uprawnienia – każdy z nich ma swój własny zestaw pól danych. Innymi słowy, dostęp do raportu zapewnia nam również dostęp do wszystkich pól danych w nim zawartych. Np. raport „Przegląd użytkownika” (i każdy inny raport, który został z niego utworzony) wyświetla informacje o nas i naszej pracy. Raport „Przegląd zespołu” (i również każdy raport z niego utworzony) pozwala zapoznać się z ogólnymi danymi na temat naszego zespołu oraz prac w naszym obszarze działalności.
Jeśli zachodzi potrzeba, aby uwzględnić w raporcie którekolwiek z pól danych niestandardowych, administrator systemu powinien poprosić obsługę klienta Enate o ich dodanie.
Każdy użytkownik ma możliwość dostosowania wyświetlanych w raporcie danych do własnych potrzeb, np. stosując filtry albo edytując pola danych. Więcej informacji na temat dostępnych opcji znajduje się w sekcji poświęconej personalizacji raportów.
Jeśli przyznano nam uprawnienie „Może dostosowywać raporty”, będziemy mogli wybrać tryb zaawansowany i uzyskać tym samym dostęp do bardziej rozbudowanych opcji edycji, które poza standardowymi opcjami pozwalają tworzyć zupełnie nowe i usuwać istniejące efekty wizualne, a także tworzyć i usuwać karty.

Personalizacja raportu

Każdy użytkownik ma możliwość dostosowania wyświetlanych w raporcie danych do własnych potrzeb.
Dostępne filtry znajdują się w górnej części okna. Możemy zatem filtrować informacje według klientów, kontaktów i tym podobnych kategorii, a także według określonych typów spraw lub zapytań (w rozwijanym menu „Proces”) oraz kolejek lub prac znajdujących się na konkretnym etapie. Aby usunąć filtry, należy kliknąć przycisk „Wszystkie filtry” i przewinąć w dół aż do pozycji „Usuń wszystkie”.
Dostęp do kolejnych opcji edycji ujawni się po najechaniu kursorem na elementy wizualne. Odnośniki znajdujące się w nagłówku każdego z nich pozwolą nam drążyć dane oraz zastosować kolejne filtry.
Po kliknięciu przycisku personalizacji zobaczymy wiele dalszych ustawień. Możemy zmieniać wykorzystane w niej pola danych oraz rodzaj wizualizacji, aby inaczej zaprezentować informacje.
Zakres dostępnych dla nas pól danych zależy od tego, do jakiego raportu mamy uprawnienia – każdy z nich ma swój własny zestaw pól danych. Innymi słowy, dostęp do raportu zapewnia nam również dostęp do wszystkich pól danych w nim zawartych.
Np. raport „Przegląd użytkownika” (i każdy inny raport, który został z niego utworzony) wyświetla informacje o nas i naszej pracy. Raport „Przegląd zespołu” (i również każdy raport z niego utworzony) pozwala zapoznać się z ogólnymi danymi na temat naszego zespołu i prac w naszym obszarze działalności.
Jeśli zachodzi potrzeba, aby uwzględnić w raporcie którekolwiek z pól danych niestandardowych, administrator systemu powinien poprosić obsługę klienta Enate o ich dodanie.
Pojedynczy element wizualny można wyeksportować do arkusza programu Excel. Funkcja „skupienia” umożliwia osobne wyświetlenie pojedynczego elementu wizualnego, a dane, na których się opiera, możemy przejrzeć w formie tabeli.
Wprowadzone zmiany można w każdej chwili odrzucić, przywracając poprzedni widok elementu.
Więcej informacji na temat możliwości edycji znajduje się w dokumentacji Power BI na stronach firmy Microsoft:
Spersonalizowany raport można zapisać za pomocą przycisku „Zapisz jako”, aby mieć go zawsze pod ręką, albo podzielić się nim z innymi, klikając przycisk „Udostępnij”.

Zapisywanie raportu

Można zapisać swój spersonalizowany raport, aby mieć do niego łatwy dostęp, klikając przycisk „Zapisz jako”. W zależności od tego, kto pierwotnie utworzył dany raport, podczas zapisywania dostępne będą różne opcje:
  • Jeśli wprowadziliśmy zmiany do raportu utworzonego przez innego użytkownika, będziemy musieli zapisać go jako zupełnie nowy raport (pole wyboru „zapisz jako nowy raport” będzie już automatycznie zaznaczone).
  • Jeśli dokonamy edycji raportu, który sami utworzyliśmy (i znajduje się w sekcji „Moje raporty”), możemy:
    • zaktualizować istniejący raport, klikając „Zapisz jako”, a następnie odznaczając opcję „Zapisz jako nowy raport”;
    • zapisać raport jako zupełnie nowy, klikając „Zapisz jako” i zaznaczając związaną z tym opcję.
Po naciśnięciu przycisku „Potwierdź” zapisany raport pojawi się w sekcji „Moje raporty”, do której można przejść z głównego nagłówka okna albo z listy raportów znajdującej się na poświęconej im stronie. Znajdziemy tam wszystkie raporty, które zapisaliśmy.

Tryb zaawansowany

Liderzy zespołów oraz użytkownicy, którym przyznano uprawnienie „Może edytować raporty”, mają dodatkowo dostęp do zaawansowanych funkcji edycyjnych.
Dzięki nim możliwe jest nie tylko modyfikowanie zawartych w raporcie elementów wizualnych, ale też całkowite ich usuwanie i tworzenie zupełnie nowych, a także tworzenie i usuwanie kart z nagłówkami.
Wprowadzone zmiany można w każdej chwili odrzucić, przywracając poprzedni widok elementu.
Więcej informacji na temat możliwości edycji znajduje się w dokumentacji Power BI na stronach firmy Microsoft:

Udostępnianie raportu

Aby udostępnić raport innym użytkownikom, należy nacisnąć przycisk „Udostępnij”, a następnie wskazać wybrane osoby.
Raport pojawi się wówczas w sekcji „Udostępnione raporty” tego użytkownika (lub użytkowników).
Należy przy tym pamiętać, że raport można udostępnić danemu użytkownikowi tylko wtedy, gdy posiada on przyznany dostęp do wszystkich informacji w nim zawartych.
W tym miejscu można również skopiować odnośnik URL raportu, aby udostępnić go za pomocą innej aplikacji.
Raporty udostępnione nam będą widoczne na naszej liście „Udostępnione raporty”.

Usuwanie raportu

W przypadku usuwania raportu należy pamiętać o kilku ważnych aspektach:
  • Można usunąć każdy z osobiście spersonalizowanych raportów, czyli wszystkie te, które znajdują się w sekcji „Moje raporty”.
  • Można usunąć każdy z udostępnionych nam raportów, czyli wszystkie te, które znajdują się w sekcji „Udostępnione raporty”. Skasowanie raportu, który został nam udostępniony, nie spowoduje usunięcia go u innych użytkowników.
  • Nie można usunąć oryginalnego raportu standardowego. Jeśli jednak standardowy raport został spersonalizowany i zapisany (czyli pojawił się w sekcji „Moje raporty”), jego usunięcie będzie możliwe (zgodnie z regułą opisaną powyżej).
  • Skasowanie raportu, który udostępniliśmy wcześniej innemu użytkownikowi, usunie go zarówno u nas, jak i u tego użytkownika, który straci też do niego dostęp za pośrednictwem zapisanego adresu URL.
  • Użytkownik, który usunął raport, zachowa do niego dostęp poprzez zapisany adres URL.

Dostępne raporty standardowe

W tej chwili Enate udostępnia dwa gotowe raporty standardowe:
To, które raporty standardowe raporty są widoczne, zależy od ustawionej roli użytkownika.

Raport „Przegląd zespołu”;

Ten rodzaj raportu wyświetla informacje o pracach w kolejkach, którymi zarządzamy lub do których jesteśmy przypisani. Dostępne zestawy danych:
Aktywność
Aktywni użytkownicy
Liczba użytkowników aktywnych w wybranym dniu.
Aktywność
Łączny czas pracy
Całkowity czas (w godzinach) poświęcony przez agenta na wszystkie elementy pracy, którymi zajmował się w wybranym zakresie dat.
Aktywność
Łączna liczba użytkowników
Łączna liczba użytkowników odpowiedzialnych za wszystkie elementy pracy w kolejce.
Aktywność
Rodzaj aktywności
Rodzaj czynności wykonanej przez agenta podczas pracy nad danym elementem (np. „Zapisane”, „Zakończone”).
Aktywność
Czas trwania w sek.
Czas spędzony przez agenta na pracy nad danym elementem. Umożliwia ręczne wprowadzenie czasu, jeśli jest znany.
Aktywność
DataRozpoczęcia
Data rozpoczęcia elementu pracy w formacie data/godzina.
Aktywność
DataRozpoczęcia_data
Data rozpoczęcia elementu pracy tylko w formie daty.
Aktywność
Nazwa użytkownika
Użytkownik, który wykonywał daną czynność.
Kontekst
Kontrakt
Nazwa kontraktu.
Kontekst
Klient
Nazwa klienta.
Kontekst
Usługa
Nazwa usługi.
Kontekst
Dostawca
Nazwa dostawcy usługi.
Data
Data.
Zakres dat do filtrowania danych.
Data
Miesiąc
Wskazane miesiące.
Data
Tydzień
Wskazane tygodnie.
Data
Rok
Wskazany rok.
Błędy
Liczba elementów pracy
Liczba elementów pracy z błędami.
Błędy
Data zgłoszenia
Data zgłoszenia błędu elementu pracy
Błędy
Kategoria błędu
Kategoria błędu.
Błędy
Opis
Opis błędu.
Błędy
Status
Wskazuje, czy wada została usunięta, czy nie.
Opinie
Średnia ocena
Średnia ocena każdego elementu pracy.
Opinie
Ocena
Ocena użytkownika dla każdego elementu pracy.
Opinie
Numer referencyjny
Numer referencyjny elementu pracy, który otrzymał opinie.
Proces
Proces
Nazwa procesu, do którego należy każdy z elementów pracy.
Proces
Rodzaj elementu pracy
Rodzaj elementu pracy (zapytanie, czynność lub sprawa).
Kolejki
Kolejka
Nazwa kolejki, w której ostatnio znajdował się element pracy.
Status
Status
Status elementu pracy („Do zrobienia”, „W toku”, „Oczekuje”, „Rozwiązane” albo „Zakończone”).
Powód zmiany statusu
Powód zmiany statusu
Powód zmiany statusu elementu pracy („Nowo utworzone”, „Otrzymano nowe informacje”, „Zablokowane przez regułę biznesową” itp.).
Historia statusu „Oczekuje”
Oczekiwanie każdego dnia
Liczba elementów pracy w danym dniu, które zostały ustawione przez agenta jako oczekujące (spośród wszystkich elementów pracy, nad którymi pracował).
Historia statusu „Oczekuje”
DataZakończenia
Koniec okresu (w formacie data/czas), w którym element pracy był ustawiony jako oczekujący.
Historia statusu „Oczekuje”
DataZakończenia_data
Koniec okresu (tylko w formie daty), w którym element pracy był ustawiony jako oczekujący.
Historia statusu „Oczekuje”
DataRozpoczęcia
Początek okresu (w formacie data/czas), w którym element pracy był ustawiony jako oczekujący.
Historia statusu „Oczekuje”
DataRozpoczęcia_data
Początek okresu (tylko w formie daty), w którym element pracy był ustawiony jako oczekujący.
Historia statusu „Oczekuje”
Nazwa użytkownika
Agent, który ustawił status „Oczekuje”.
Elementy pracy
Czynność
Suma zamkniętych i oczekujących elementów pracy agenta.
Elementy pracy
Elementy pracy przypisane dzisiaj
Liczba elementów pracy przypisanych do agenta w bieżącym dniu.
Elementy pracy
Zamknięte elementy pracy
Łączna liczba elementów pracy zamkniętych przez agenta we wskazanym zakresie dat.
Elementy pracy
Elementy pracy zamknięte dzisiaj
Liczba elementów pracy zamkniętych przez agenta w bieżącym dniu.
Elementy pracy
Elementy pracy na dziś
Liczba elementów pracy do wykonania przez agenta w bieżącym dniu.
Elementy pracy
Otwarte elementy pracy
Łączna liczba elementów pracy otwartych przez agenta.
Elementy pracy
Elementy pracy opóźnione
Łączna liczba opóźnionych elementów pracy agenta.
Elementy pracy
Elementy pracy ponownie otwarte
Łączna liczba zapytań ponownie otwartych przez agenta.
Elementy pracy
Element pracy rozwiązany
Łączna liczba elementów pracy rozwiązanych przez agenta we wskazanym zakresie dat.
Elementy pracy
Element pracy rozpoczęte
Łączna liczba elementów pracy rozpoczętych przez agenta we wskazanym zakresie dat.
Kategoria wiekowa
Grupowanie wieku (w dniach) w określone przedziały.
Elementy pracy
Wiek w dniach
Wiek wyrażony w dniach. Dla zakończonych elementów pracy to (data zakończenia - data rozpoczęcia), a dla otwartych (bieżący dzień - data rozpoczęcia).
Elementy pracy
Liczba dotkniętych rekordów
Liczba rekordów dotkniętych błędem.
Elementy pracy
Liczba błędów
Liczba błędów każdego elementu pracy (jeśli jakieś posiada).
Elementy pracy
Liczba przeróbek
Liczba przeróbek każdego elementu pracy (jeśli jakieś wystąpiły).
Elementy pracy
Termin
Termin elementu pracy w formacie data/godzina.
Elementy pracy
Termin_data
Termin elementu pracy tylko w formie daty.
Elementy pracy
DataZakończenia
Data zakończenia elementu pracy w formacie data/godzina.
Elementy pracy
DataZakończenia_data
Data zakończenia elementu pracy tylko w formie daty.
Elementy pracy
Ma błędy
Wskazuje, czy element pracy ma błędy, czy nie („Tak” albo „Nie”).
Elementy pracy
Ponownie otwarte
Zapytania, które zostały ponownie otwarte po ich rozwiązaniu.
Elementy pracy
Numer referencyjny
Numer referencyjny każdego elementu pracy.
Data rozwiązania
Data rozwiązania elementu pracy w formacie data/godzina.
Data rozwiązania_data Data rozwiązania elementu pracy tylko w formie daty.
Elementy pracy
SLA
Umowa o gwarantowanym poziomie świadczenia usług wskazująca, czy element pracy jest opóźniony, czy nie.
Elementy pracy
DataRozpoczęcia
Data rozpoczęcia elementu pracy w formacie data/godzina.
Elementy pracy
DataRozpoczęcia_data
Data rozpoczęcia elementu pracy tylko w formie daty.
Elementy pracy
Tytuł
Tytuł elementu pracy.

Raport „Przegląd użytkownika”

Raport „Przegląd użytkownika” pokazuje użytkownikowi informacje o jego pracy.
Dostępne zestawy danych:
Aktywność
Łączny czas pracy
Całkowity czas (w godzinach) poświęcony przez agenta na wszystkie elementy pracy, którymi zajmował się w wybranym zakresie dat.
Aktywność
Rodzaj aktywności
Rodzaj czynności wykonanej przez agenta podczas pracy nad danym elementem („Zapisane” lub „Zakończone”).
Aktywność
Czas trwania w sek.
Czas spędzony przez agenta na pracy nad danym elementem. Umożliwia ręczne wprowadzenie czasu, jeśli jest znany.
Aktywność
DataRozpoczęcia
Data rozpoczęcia aktywności elementu pracy w formacie data/godzina.
Aktywność
DataRozpoczęcia_data
Data rozpoczęcia aktywności elementu pracy tylko w formie daty.
Aktywność
Nazwa użytkownika
Użytkownik, który wykonywał daną czynność.
Kontekst
Kontrakt
Nazwa kontraktu.
Kontekst
Klient
Nazwa klienta.
Kontekst
Usługa
Nazwa usługi.
Kontekst
Dostawca
Nazwa dostawcy.
Data
Data
Zakres dat do filtrowania danych.
Data
Wskazane miesiące
Wskazane miesiące.
Data
Tydzień
Wskazane tygodnie.
Data
Rok
Wskazany rok.
Błędy
Liczba elementów pracy
Liczba elementów pracy z błędami.
Błędy
Data zgłoszenia
Data zgłoszenia błędu elementu pracy.
Błędy
Kategoria błędu
Kategoria błędu.
Błędy
Opis
Opis błędu.
Błędy
Status
Wskazuje, czy błąd został usunięty, czy nie.
Proces
Proces
Nazwa procesu, do którego należy każdy z elementów pracy.
Proces
Rodzaj elementu pracy
Rodzaj elementu pracy (zapytanie, czynność lub sprawa).
Kolejki
Kolejka
Nazwa kolejki, w której ostatnio znajdował się element pracy.
Status
Status
Status elementu pracy („Do zrobienia”, „W toku”, „Oczekuje”, „Rozwiązane” albo „Zakończone”).
Powód zmiany statusu
Powód zmiany statusu
Powód zmiany statusu elementu pracy („Nowo utworzone”, „Otrzymano nowe informacje”, „Zablokowane przez regułę biznesową” itp.).
Historia statusu „Oczekuje”
Oczekiwanie każdego dnia
Liczba elementów pracy w danym dniu, które zostały ustawione przez agenta jako oczekujące (spośród wszystkich elementów pracy, nad którymi pracował).
Historia statusu „Oczekuje”
DataZakończenia
Koniec okresu (w formacie data/czas), w którym element pracy był ustawiony jako oczekujący.
Historia statusu „Oczekuje”
DataZakończenia_data
Koniec okresu (tylko w formie daty), w którym element pracy był ustawiony jako oczekujący.
Historia statusu „Oczekuje”
DataRozpoczęcia
Początek okresu (w formacie data/czas), w którym element pracy był ustawiony jako oczekujący.
Historia statusu „Oczekuje”
DataRozpoczęcia_data
Początek okresu (tylko w formie daty), w którym element pracy był ustawiony jako oczekujący.
Historia statusu „Oczekuje”
Nazwa użytkownika
Agent, który ustawił status „Oczekuje”.
Elementy pracy
Czynność
Suma zamkniętych i oczekujących elementów pracy agenta.
Elementy pracy
Elementy pracy przypisane dzisiaj
Liczba elementów pracy przypisanych do agenta w bieżącym dniu.
Elementy pracy
Zamknięte elementy pracy
Łączna liczba elementów pracy zamkniętych przez agenta we wskazanym zakresie dat.
Elementy pracy
Elementy pracy zamknięte dzisiaj
Liczba elementów pracy zamkniętych przez agenta w bieżącym dniu.
Elementy pracy
Elementy pracy na dziś
Liczba elementów pracy do wykonania przez agenta w bieżącym dniu.
Elementy pracy
Otwarte elementy pracy
Łączna liczba elementów pracy otwartych przez agenta.
Elementy pracy
Elementy pracy opóźnione
Łączna liczba opóźnionych elementów pracy agenta.
Elementy pracy
Elementy pracy ponownie otwarte
Łączna liczba zapytań ponownie otwartych przez agenta.
Elementy pracy
Element pracy rozwiązany
Łączna liczba elementów pracy rozwiązanych przez agenta we wskazanym zakresie dat.
Elementy pracy
Element pracy rozpoczęte
Łączna liczba elementów pracy rozpoczętych przez agenta we wskazanym zakresie dat.
Elementy pracy
Wiek w dniach
Wiek wyrażony w dniach. Dla zakończonych elementów pracy to (data zakończenia - data rozpoczęcia), a dla otwartych (bieżący dzień - data rozpoczęcia).
Elementy pracy
Liczba dotkniętych rekordów
Liczba rekordów dotkniętych błędem.
Elementy pracy
Liczba błędów
Liczba błędów każdego elementu pracy (jeśli jakieś posiada).
Elementy pracy
Liczba przeróbek
Liczba przeróbek każdego elementu pracy (jeśli jakieś wystąpiły).
Elementy pracy
Termin
Termin elementu pracy w formacie data/godzina.
Elementy pracy
Termin_data
Termin elementu pracy tylko w formie daty.
Elementy pracy
DataZakończenia
Data zakończenia elementu pracy w formacie data/godzina.
Elementy pracy
DataZakończenia_data
Data zakończenia elementu pracy tylko w formie daty.
Elementy pracy
Ma błędy
Wskazuje, czy element pracy ma błędy, czy nie („Tak” albo „Nie”).
Elementy pracy
Numer referencyjny
Numer referencyjny każdego elementu pracy.
Elementy pracy
Ponownie otwarte
Zapytania, które zostały ponownie otwarte po ich rozwiązaniu.
Elementy pracy
SLA
Umowa o gwarantowanym poziomie świadczenia usług wskazująca, czy element pracy jest opóźniony, czy nie.
Elementy pracy
DataRozpoczęcia
Data rozpoczęcia elementu pracy w formacie data/godzina.
Elementy pracy
DataRozpoczęcia_data
Data rozpoczęcia elementu pracy tylko w formie daty.
Elementy pracy
Tytuł
Tytuł elementu pracy.