A Munkaidőn kívüli bejövő e-mailek kezelése
Hogyan kezeli az Enate a Munkaidőn kívül beérkező e-maileket?
Az Enate kétféleképpen kezeli a „Munkaidőn kívüli” beérkező e-maileket:
Ha a „Munkaidőn kívüli” e-mail egy Enate-es felhasználó által írt e-mailre válaszolva jön létre, akkor az Enate hozzáfűzi a „Munkaidőn kívüli” e-mailt a munkatételhez, és a munkatételt „új információ érkezett” jelöléssel látja el. A további részletekért lásd az alábbiakat.
Ha a „Munkaidőn kívüli” e-mailt válaszként küldjük el egy az Enate-ből származó automatikusan létrehozott e-mailre (azaz a Jegy létrehozásának visszaigazolása céljából), akkor a „Munkaidőn kívüli” e-mailt NEM fűzzük hozzá a munkatételhez, és nem látjuk el azt „új információ érkezett” jelöléssel – tehát gyakorlatilag figyelmen kívül hagyjuk azt.
Bővebben a fenti 1. szituáció logikájáról, amely során egy „Munkaidőn kívüli” e-mailt hozunk létre egy Enate-es felhasználó által írt e-mailre válaszolva...
A Munkaidőn kívüli bejövő e-mailek egy meglévő, folyamatban lévő munkatételhez illesztése
Ha a bejövő „Munkaidőn kívüli” e-mail illeszkedik egy már létező Jegyhez, Ügyhöz vagy Művelethez, amely PISZKOZAT, ELVÉGZENDŐ vagy FOLYAMATBAN állapotú, akkor a rendszer:
az e-mailt a munkatételhez illeszti
„új információ érkezett” jelöléssel látja el a munkatételt
Megjegyzés: Ezt a logikát alkalmazzuk minden olyan automatikusan létrehozott bejövő e-mail esetén, amely egy meglévő, PISZKOZAT, ELVÉGZENDŐ vagy FOLYAMATBAN állapotú munkatételhez illeszkedik (azaz a Munkaidőn kívül beérkező e-maileket ugyanúgy kezeljük, mint más bejövő, ugyanilyen állapotú automatikusan létrehozott e-mailt). Kérjük, hogy tekintse meg ezt a részt, ha arra kíváncsi, hogy hogyan ismeri fel a rendszer az automatikusan létrehozott e-maileket.
A Munkaidőn kívüli bejövő e-mailek egy Várakozik állapotú munkatételhez illesztése
Ha a bejövő „Munkaidőn kívüli” e-mail illeszkedik egy már létező, VÁRAKOZIK állapotú munkatételhez, akkor a rendszer:
az e-mailt a munkatételhez illeszti
„új információ érkezett” jelöléssel látja el a munkatételt
Továbbá, ha a Várakozás típusa „További információra vár”, akkor a rendszer:
VÁRAKOZIK állapotúról ELVÉGZENDŐ állapotúra változtatja a munkatételt.
Az ELVÉGZENDŐ állapotra váltás eredményeként egy Várólistát és egy megbízottat állítunk be a munkatételhez, és az visszakerül a felelős ügynök Enate-es postafiókjába, valamint „új információ érkezett” jelöléssel látjuk el.
Ha a munkatétel egy Művelet, és mind a Művelet, mind pedig annak eredeti Ügye VÁRAKOZIK állapotú, illetve a várakozás a típusa szerint „További információra vár”, akkor az eredeti Ügy állapota FOLYAMATBAN állapotúra változik.
Ugyanezek a szabályok érvényesek az összes többi olyan automatikusan létrehozott bejövő e-mail esetén, amely egy meglévő, Várakozik vagy További információra vár állapotú munkatételhez illeszkedik (azaz a Munkaidőn kívül beérkező e-maileket ugyanúgy kezeljük, mint más bejövő, ugyanilyen állapotú automatikusan létrehozott e-mailt). Kérjük, hogy tekintse meg ezt a részt, ha arra kíváncsi, hogy hogyan ismeri fel a rendszer az automatikusan létrehozott e-maileket.
A Munkaidőn kívüli bejövő e-mailek egy Megoldott munkatételhez (Ügy és Jegy) illesztése
Ha a bejövő „Munkaidőn kívüli” e-mail illeszkedik egy már létező, MEGOLDVA állapotú munkatételhez (vegye figyelembe, hogy kizárólag az Ügyek és a Jegyek lehetnek MEGOLDVA állapotúak), akkor a rendszer:
Az e-mailt a munkatételhez illeszti.
Ismét megnyitja a munkatételt, és ELVÉGZENDŐ állapotúra állítja azt.
Az ELVÉGZENDŐ állapotra váltás eredményeként egy Várólistát és egy megbízottat állítunk be a munkatételhez, és az visszakerül a felelős ügynök Enate-es postafiókjába, valamint „új információ érkezett” jelöléssel látjuk el.
Ugyanezek a szabályok érvényesek az összes többi olyan automatikusan létrehozott bejövő e-mail esetén, amely egy meglévő, MEGOLDVA állapotú munkatételhez illeszkedik (azaz a Munkaidőn kívül beérkező e-maileket ugyanúgy kezeljük, mint más bejövő, ugyanilyen állapotú automatikusan létrehozott e-mailt). Kérjük, hogy tekintse meg ezt a részt, ha arra kíváncsi, hogy hogyan ismeri fel a rendszer az automatikusan létrehozott e-maileket.
A Munkaidőn kívüli bejövő e-mailek egy Lezárt munkatételhez illesztése
Ha a bejövő „Munkaidőn kívüli” e-mail illeszkedik egy már létező, LEZÁRVA állapotú munkatételhez, akkor a rendszer a munkatétel típusától függően többféle lépést is megtehet:
A rendszer először „felfelé” indul el a munkatétel-láncon, hogy egy eredeti munkatételt keressen, azaz
ha az e-mail egy LEZÁRVA állapotú Művelethez illeszkedik, akkor a rendszer megnézi, hogy a Művelet eredeti Ügye nyitva van-e még.
ha az e-mail egy LEZÁRVA állapotú Ügyhöz illeszkedik, akkor a rendszer megnézi, hogy rendelkezik-e az Ügy egy eredeti Üggyel vagy Jeggyel, amely még nyitva van.
ha az e-mail egy LEZÁRVA állapotú Jegyhez illeszkedik, akkor a rendszer megnézi, hogy rendelkezik-e a Jegy egy olyan eredeti Jeggyel, amely még nyitva van.
Amennyiben a rendszer sikerrel jár és talál egy olyan eredeti munkatételt, amely még nyitva van, akkor a rendszer az e-mail-feldolgozási logika további részét alkalmazza az eredeti munkatételre (azaz a fenti részekben olvasható, folyamatban lévő munkatételekre vonatkozó összes logikát).
Amennyiben a rendszer nem talál olyan eredeti munkatételt, amely még nyitva van, akkor a bejövő e-mailt NEM illeszti hozzá a már lezárt munkatételhez. Ehelyett egy új munkatételt hoz létre az alább olvasható szabályok alapján, amelyek arra az esetre vonatkoznak, amikor a rendszer képtelen egy meglévő munkatételhez e-mailt illeszteni.
Ugyanezek a szabályok érvényesek az összes többi olyan automatikusan létrehozott bejövő e-mail esetén, amely egy meglévő, LEZÁRVA állapotú munkatételhez illeszkedik (azaz a Munkaidőn kívül beérkező e-maileket ugyanúgy kezeljük, mint más bejövő, ugyanilyen állapotú automatikusan létrehozott e-mailt). Kérjük, hogy tekintse meg ezt a részt, ha arra kíváncsi, hogy hogyan ismeri fel a rendszer az automatikusan létrehozott e-maileket.
Ha a rendszer képtelen egy munkaidőn kívüli bejövő e-mailt egy meglévő munkatételhez illeszteni
Ha nem sikerül olyan információt azonosítani, amellyel a „Munkaidőn kívüli” bejövő e-mailt egy jelenleg folyamatban lévő munkatételhez lehetne illeszteni, akkor a rendszer egy teljesen új munkatételt (Jegyet vagy Ügyet) hoz majd létre az e-mail útválasztási szabályai alapján.
Ha létrejött egy Jegy, annak ellenére, hogy az e-mail Builderben található útválasztási beállításai között található „válasz küldése” lehetőség BE van kapcsolva, akkor NEM küldünk automatikusan visszaigazoló e-mailt arra az e-mail-címre, amelyről a „Munkaidőn kívüli” e-mail származott, mivel az „Automatikus e-mailek letiltása” opció automatikusan be lesz kapcsolva.
Last updated