A hibák kártya és a hibák rögzítése

Áttekintés

Amikor egy jegyen, műveleten vagy ügyön dolgozik, olyan működési problémák merülhetnek fel, amelyek hatással vannak a folyamatra. Fontos ezek rögzítése, hogy kiemeljék őket más olyan személyek számára, akik megtekinthetik az adott munkatételt vagy dolgozhatnak azon, és hogy segítsenek a folyamat hosszú távú javításában.

Az Enate felületén a munkatétel képernyőjének hibák része segít Önnek az ilyen incidensek előfordulása esetén azok rögzítésében és kezelésében. Ha a Builderben egy jegy szolgáltatási sorában hibakategóriákat is meghatároztak, akkor a Hibák kártya a Work Managerben az adott jegy képernyőjén is megjelenik, ahol a folyamat során fellépő hibák esetén lehetőség van a jegy hibáinak rögzítésére.

A hibák számos okból előfordulhatnak, például:

• Az ügyfél későn adja meg az Ön által kért információkat.

• A szolgáltató rossz fájlt csatolt.

• Valami hiba történt a művelet a szervizközpont általi kezelése során.

A hibák rögzítése több okból is kiemelt fontosságú:

• míg a munkatétel folyamatban van, azonnali áttekintést biztosít azokról a hibákról, amelyek megtörténtek már vagy még mindig megtörténnek, így érdemes tudni róluk. Ez azon ügynökök számára fontos, akik a műveleten dolgoznak vagy megtekintik azt.

• egy munkatétel lezárását követően segít pontos információkat adni arról, hogy mi történt és mi volt a hiba – ez kiemelten fontos lehet egy adott tétel áttekintése során, amikor jól láthatóan meg kell mutatni, hogy nagyon sokat kellett várni az ügyfélre a kritikus fontosságú információk elküldése során.

• hosszú távon az elemzés során nagyon hasznos a minták észlelése, hogy megtudhassuk, hol történnek a hibák és hol lehet ezeken javítani – talán ismétlődő minőségi probléma lép fel egy külső féltől származó információ miatt, vagy egy adott ügyfél folyamatosan késik az információk megadásával a folyamat egy bizonyos pontján. Ha nem rögzítjük a hibákat, előfordulhat, hogy az esetlegesen könnyen megoldható problémák továbbra is fellépnek majd.

Fontos megjegyezni, hogy a hibák funkció nem kapcsolódik az SLA-információk az Enate rendszere általi meghatározásához.

Egy hiba hozzáadása/szerkesztése

Egy hiba rögzítése igen egyszerű: egy nyitott jegy, művelet vagy ügy esetén egyszerűen nyissa meg a hibák kártyát, majd kattintson az új bejegyzés hozzáadása lehetőségre.

Válassza ki a megfelelő kategóriát, amelybe a hiba sorolható.

Ha úgy gondolja, hogy hiányzik néhány lehetőség a kategóriák listájáról, azaz rendszeresen megtörténik egy adott típusú probléma, azonban nincs olyan kategória, amelybe ez kifejezetten beleillik, akkor forduljon ezzel az üzleti rendszergazdához, és kérje annak hozzáadását a kategóriák listájához.

Válassza ki a felelősségi területet a „Hibázó fél” legördülő listából – például az Ön szervezetét, egy harmadik fél szolgáltatót vagy magát az ügyfelet.

Ezután adjon meg egy megfelelő leírást.

Amennyiben a rendszer beállításai lehetővé teszik, az érintett bejegyzések számát is hozzáadhatja – ez például akkor hasznos, ha egy 100 alkalmazottat magába foglaló bérszámfejtési folyamat lefuttatása során egy 20 fizetési bizonylatot érintő hiba történik, és Ön így hozzáadhatja ezt a fontos extra részletet, amely a későbbi jelentéskészítéshez hasznos lehet.

Annyi hibát adhat hozzá, amennyire több hiba előfordulása esetén összesen szüksége van.

Ha rögzítette egy adott munkatétel egy hibáját, azt a névjegyekhez hasonlóan minden kapcsolódó üggyel, jeggyel és művelettel megosztjuk majd.

Ha megoldják a hibát miközben a munkatétel még mindig nyitva van, akkor a hibakártyára lépve megoldottnak jelölheti azt.

Ha véletlenül adtak hozzá egy hibát egy munkatételhez, vagy nem megfelelően rögzítették a hibát, akkor egészen addig törölheti azt, amíg a munkatétel folyamatban van.

Bármelyik felhasználónak lehetősége van a munkatételekhez hibát adni, illetve megoldottnak jelölni azokat. Azonban vegye figyelembe, hogy ha a Builder rendszerbeállítások részében be van kapcsolva a „Hibamódosítás korlátozása” beállítás, akkor kizárólag az adott hibabejegyzést létrehozó ügynök tudja a hibát módosítani vagy törölni.

Ha az új hibabejegyzése minden részletével elégedett, vagy megfelelőnek találja az Ön által szerkesztett módosításokat, akkor a módosítások elmentéséhez kattintson a „Beküldés” lehetőségre.