Beérkező e-mailek – A feldolgozási logika

Hogyan osztályozza az Enate a bejövő e-maileket?

Az új e-mailek az Enate-be történő beérkezésekor a rendszer elemzi az üzeneteket, hogy meghatározza, egy teljesen új, vagy egy már meglévőhöz kapcsolódó kérésről van-e szó, majd meghatározza a következő lépéseket.

A rendszer egymást követően több különböző kritériumot is megvizsgál, és ha megtalálja a megfelelőt, akkor befejezi a keresést (pl. az első megfelelő). Ennek lefutása a következőképp történik:

1) „in-reply-to” (válaszként) értékű fejléc – az e-mail fejlécében megtalálható az „in reply to” (válaszként) érték. Ez az érték a következő struktúrával bír:

<‘Egyedi e-mail-GUID’.’munkatétel-GUID’@‘Enate-szerver, amelyik az e-mailt elküldte’.enate>

pl. <d23a9d57-6006-4ab7-a412-8ca8ece2f3aa.2b8586bb-ef95-4020-9cf8- ed56a059b47e@KüldőSzerverNeve.enate>

2) Egyedi azonosító az e-mail szövegében – ha a beérkező üzenetet egy az Enate-ből elküldött üzenetre válaszul küldték, akkor az e-mail szövege valószínűleg tartalmaz egy azonosítócímkét.

3) Munkatétel-referencia az e-mail tárgyában

4) Munkatétel-referencia az e-mail szövegében

Bejövő e-mail elküldése egy már folyamatban lévő munkatételhez

Ha a rendszer egyezést talál egy VÁZLAT, ELVÉGZENDŐ vagy FOLYAMATBAN állapotú, már létező jeggyel, üggyel vagy művelettel, akkor a rendszer:

• Csatolja az e-mailt a munkatételhez

• „Új információ érkezett” címkével látja el a munkatételt

Ugyanez vonatkozik az automatikusan létrehozott e-mailekre, amelyek esetén egyezést észlel a rendszer egy VÁZLAT, ELVÉGZENDŐ vagy FOLYAMATBAN állapotú, már létező munkatétellel. Kérjük, hogy az automatikusan létrehozott e-mailek rendszer általi észlelésével kapcsolatos bővebb információkért tekintse meg az alábbi részt.

Beérkező e-mail küldése egy Várakozik állapotú munkatételhez

Ha a rendszer egy beérkező e-mailt egy már meglévő, VÁRAKOZIK állapotú munkatételhez társít, akkor a rendszer:

• Csatolja az e-mailt a munkatételhez

• „Új információ érkezett” címkével látja el a munkatételt

Továbbá, ha a várakozás típusa „További információra vár”, akkor a rendszer:

• VÁRAKOZIK állapotúról ELVÉGZENDŐ állapotúra változtatja a munkatétel állapotát

• Az ELVÉGZENDŐ állapotra váltás eredményeként egy Várólistát és egy megbízottat állítunk be a munkatételhez, és az visszakerül a felelős ügynök Enate-es Munkaügyi postaládájába, valamint „új információ érkezett” jelöléssel látjuk el.

• Ha az adott munkatétel egy művelet, és mind a művelet, mind pedig az eredeti ügy VÁRAKOZIK állapotú, ahol a várakozás állapota „További információra vár”, akkor az eredeti ügy állapota FOLYAMATBAN állapotúra változik

Ugyanezek a szabályok vonatkoznak azokra az automatikusan létrehozott e-mailekre, amelyek egyeznek egy Várakozik vagy További információra vár állapotú már meglévő munkatétellel. Kérjük, hogy az automatikusan létrehozott e-mailek rendszer általi észlelésével kapcsolatos bővebb információkért tekintse meg az alábbi részt.

Bejövő e-mail küldése egy Megoldva állapotú munkatételhez (ügy és jegy)

He egy beérkező e-mail egyezik egy már létező, MEGOLDVA állapotú munkatétellel (megjegyzés: csak az ügyek és a jegyek lehetnek MEGOLDVA állapotúak), akkor a rendszer:

• Csatolja az e-mailt a munkatételhez

• Újranyitja a munkatételt és ismét ELVÉGZENDŐ állapotúra állítja azt

• Az ELVÉGZENDŐ állapotra váltás miatt egy Várólistát és egy Megbízottat rendelünk a munkatételhez, és az „új információ érkezett” címkével visszakerül a felelős ügynök Enate-es beérkező levelei közé

Ugyanezek a szabályok vonatkoznak azokra az automatikusan létrehozott e-mailekre, amelyek egyeznek egy MEGOLDOTT állapotú már meglévő munkatétellel. Kérjük, hogy az automatikusan létrehozott e-mailek rendszer általi észlelésével kapcsolatos bővebb információkért tekintse meg az alábbi részt.

Bejövő e-mail küldése egy Lezárva állapotú munkatételhez

Ha egy beérkező e-mail egyezik egy már létező, LEZÁRVA állapotú munkatétellel, akkor a rendszer a munkatétel típusától függően többféle döntést is hozhat:

• A rendszer először megpróbálja „felfelé” megkeresni az eredeti munkatételt, például:

  • ha az e-mail egyezik egy LEZÁRVA állapotú művelettel, akkor a rendszer megnézi, hogy az adott művelet eredeti ügye nyitva van-e még.

  • ha az e-mail egyezik egy LEZÁRVA állapotú üggyel, akkor a rendszer megnézi, hogy az adott ügy rendelkezik-e még nyitott állapotú eredeti üggyel vagy jeggyel.

  • ha ez e-mail egyezik egy LEZÁRVA állapotú jeggyel, akkor a rendszer megnézi, hogy az adott jegy rendelkezik-e még nyitott állapotú eredeti jeggyel.

• Ha a rendszernek sikerül találnia egy még mindig nyitott állapotú eredeti munkatételt, akkor a rendszer folytatja az e-mail szokásos feldolgozási logikájának alkalmazását az eredeti munkatételen (pl. a fenti részekben olvasható, munkatételek futtatásával kapcsolatos logikát).

• Ha a rendszer nem talál egy még mindig nyitott állapotú eredeti munkatételt, akkor a beérkező e-mailt NEM csatolja a már lezárt állapotú munkatételhez. Ehelyett az alábbi szabályokat követve létrehoz egy új munkatételt, amely akkor történik meg, ha a rendszer nem képes egy e-mailt egy már létező munkatételhez rendelni, és a már létező lezárt munkatétel minden információját (kommunikációk, fájlok, névjegyek stb.) átmásolja az új munkatételbe.

Ha nem sikerül egy beérkező e-mailt egy már meglévő munkatételhez rendelni

Ha nem azonosítható olyan információ, amely alapján az e-mailt egy jelenleg folyamatban lévő munkatételhez lehetne kapcsolni, akkor a rendszer az e-mail beállított útválasztási szabályai alapján egy teljesen új munkatételt (jegyet vagy ügyet) hoz létre. Automatikusan visszaküld egy a referenciaszámot tartalmazó megerősítő e-mailt a kérelmező e-mail-címére, ha az e-mail útválasztási beállításai a Builderben „válaszküldés” opciója „be” állapotú.

További részletek

• Felosztott jegy – ha egy beérkező e-mailt egy felosztott jegyhez kapcsol (akár az eredeti jegy, akár az egyik aljegy lett felosztva), akkor az e-mailt mindegyik aljegyhez csatolni fogja. A rendszer ezt követően a szokásos e-mail-feldolgozási logikát alkalmazza az összes aljegyre, egymástól függetlenül.

• Egyesített jegy – ha egy beérkező e-mailt egy egyesített jegyhez kapcsol (akár az eredeti jegyek egyikéről, akár az egyesítést követően létrejött jegyről van szó), akkor a rendszer az e-mailt az egyesítést követően létrejött jegyhez csatolja. A rendszer ezt követően a szokásos e-mail-feldolgozási logikát alkalmazza az egyesítést követően létrejött jegyre.

• Egy üggyé alakított jegy – ha egy beérkező e-mailt egy olyan jegyhez kapcsol, amely üggyé alakítva lett megoldva, akkor a rendszer az ügyhöz csatolja az e-mailt. A rendszer ezt követően a szokásos e-mail-feldolgozási logikát alkalmazza az ügyre.

Automatikusan létrehozott e-mailek észlelésének logikája

A rendszer az alábbiak közül egy vagy több alapján észleli az automatikusan létrehozott e-maileket:

• A « x-autoválasz » egy létező fejléc

• A « x-autoreakció » egy létező fejléc

• A « auto-elküldve » egy létező fejléc, és az érték vagy « auto-létrehozott » vagy « auto-megválaszolt»

• A « tartalom típusa » egy létező fejléc, és az érték vagy « többrész/jelentés » vagy « kézbesítési-állapot »

• A ReturnPath egy létező fejléc, és az érték « <> » vagy « <<>> »