Jóváhagyási műveletek
Mik azok a jóváhagyási műveletek? Hogyan működnek?
Az Enate-be beépített üzleti folyamatok ügyein belül gyakran vannak olyan pontok, ahol az adott folyamat folytatásához külső személyek (azaz az Enate-en kívül dolgozó emberek, akik az Ön vállalatának vagy egy érintett ügyfélvállalatnak az üzleti vezetői is lehetnek) jóváhagyására van szükség. Az ilyen feladatokra jó példák a bérszámfejtési folyamatok, ahol a folyamat folytatásához az ügyfélmenedzsmentnek jóvá kell hagynia a bérszámfejtési jelentéseket.
Az Enate jóváhagyási műveletét kifejezetten úgy hoztuk létre, hogy jóval integráltabb módon támogassa ezeket a jóváhagyásikérelem-forgatókönyveket annak biztosítása érdekében, hogy ez a „jóváhagyási ciklus” szorosan felügyelt, valamint az Enate műveletfolyamatain belül is jól látható legyen.
Hogyan működnek a jóváhagyási műveletek futtatás közben?
Az Enate-en kívül dolgozó ügynököknek jóváhagyási kérelmeket küldünk, amelyeket jóváhagyhatnak vagy elutasíthatnak.
A jóváhagyásnak több típusa is van, amelyek befolyásolják a döntéshozatal módját:
Egy többszintű forgatókönyv esetén a kérelmező e-mailt továbbküldjük a következő szintű jóváhagyónak, amennyiben azt az előző szinten jóváhagyták. Legfeljebb 3 ilyen jóváhagyási szint alkalmazható. Amennyiben egy személy ezt nem hagyja jóvá, a kérelem el lesz utasítva.
Párhuzamos forgatókönyv esetén a kérelmező e-mailt minden jóváhagyónak elküldjük, és az már az első döntéssel jóváhagyható.
Párhuzamos: mindenki forgatókönyv esetén a kérelmező e-mailt minden jóváhagyónak elküldjük, és MINDENKINEK jóvá kell azt hagynia ahhoz, hogy a kérelem jóvá legyen hagyva. Amennyiben valaki ezt nem hagyja jóvá, a kérelem el lesz utasítva.
Ha a kérelmet minden szükséges fél jóváhagyja, akkor a jóváhagyási művelet sikeresen megoldódik és automatikusan lezárul, így a Work Manager egyetlen ügynökének sem kell majd azt magához vennie – de a lezárt művelet bármikor megtekinthető, ha automatikusan rákattint arra.
Kivételek, amelyeket a Work Manager ügynöke kezel
Előfordulhatnak azonban olyan esetek, amikor a Work Manager egyik ügynökének magához kell vennie a jóváhagyási műveletet, és el kell végeznie rajta a szükséges műveleteket annak további feldolgozásához:
A jóváhagyást elutasították
Nincsenek automatikusan meghatározott jóváhagyók (vagy nincs elegendő jóváhagyó)
Jóváhagyási kérelem elutasítva
Abban az esetben, ha a jóváhagyási kérelem el lett utasítva, akkor a művelet „Elvégzendő” állapotúvá válik, és a Work Manager ügynökének fel kell majd azt vennie. Át kell tekintenie az elutasítás a jóváhagyó személy által megadott okát, majd el kell döntenie, hogy a továbbiakban hogyan jár el. A következőket teheti:
Szükség szerint frissítheti azt, majd a művelet „Várakozás” módba állításával ismét elküldheti a kérelmet. Ezzel újra automatikusan elküldi a jóváhagyási kérelmet tartalmazó e-mailt**, és a műveletet „További információra vár” állapotba helyezi – mivel mielőtt a folyamat folytatódhatna, külső információ (egy jóváhagyás) regisztrálására van szükség a rendszerben.
„Nem lehet befejezni” állapotúra állíthatja a műveletet. Ez figyelmezteti majd az ügy tulajdonosát, aki így eldöntheti, hogy a továbbiakban hogyan fog eljárni – talán átdolgozza vagy teljesen lezárja majd az ügyet.
Megoldva állapotúnak jelölheti meg a műveletet, amellyel manuálisan jóváhagyottként jelöli meg a kérelmet. Ezt követően az ügy továbblép a következő műveletre.
**Megjegyzés: A jóváhagyási kérelmek e-mailben történő kiküldése elölről kezdődik majd, azaz minden kérelmező újra megkapja majd azt. Ha egy korábban elküldött e-mailre kattintanak, akkor egy üzenet jelenik meg számukra, mely szerint az ADOTT jóváhagyási kérelem már nem érvényes, mivel a kért adatok már megváltozhattak.
Nincs elegendő jóváhagyó
Olyan esetben, amikor egy ügynöknek jóváhagyókat kell hozzáadnia egy művelethez, mivel egy vagy több szükséges jóváhagyó üres (vagy olyan változtatásokat kell végrehajtania, amelyek miatt a jóváhagyási kérelmeket újra ki kell küldeni), akkor az ügynök magához veszi az Elvégzendő állapotú jóváhagyási műveletet. A szükséges módosítások végrehajtását és/vagy a hiányzó jóváhagyók neveinek megadását követően a műveletet Várakozás állapotúként kell beállítaniuk. Ha így tesznek, akkor azzal automatikusan elküldik a jóváhagyási kérelmet tartalmazó e-mailt, majd „További információra vár” állapotúra állítják a műveletet, mivel az a folytatás előtt külső információra (jóváhagyásra vár).
Megjegyzés: Amíg egy jóváhagyási művelet „Elvégzendő” vagy „Folyamatban” állapotú, a jóváhagyási kérelmet fogadó külső felek NEM hagyhatják jóvá és nem is utasíthatják azt el. Ehelyett egy olyan üzenetet láthatnak majd, amely arról értesíti őket, hogy a kérdéses elem feldolgozása jelenleg éppen folyamatban van. A Work Manager ügynökeinek a műveletet ismét „További információra vár” állapotba KELL helyezniük, ha újra kívánják indítani a jóváhagyási tevékenységet.
Ha lejárt a jóváhagyási kérelem
Egy másik lehetséges forgatókönyv az, amikor egy jóváhagyási művelet automatikusan lezárul, mivel az lejárt vagy nem érkezett be időben elegendő válasz. Ebben az esetben a művelet automatikusan Megoldva állapotú lesz, és az ügy folytatódik. Ilyen helyzetben a műveletet a Work Manager egyetlen ügynökének sem kell magához vennie, bár a lezárt művelet arra manuálisan rákattintva mindig megtekinthető lesz.
Last updated