Rubrica Fișiere
Last updated
Last updated
Am introdus îmbunătățiri semnificative la modul în care puteți vizualiza și gestiona fișierele și link-urile din Tichete, Acțiuni și Cazuri. Cardul de Fișiere, care era afișat anterior în bara laterală, a fost extins și relocalizat în secțiunea „Fișiere” din pagina principală a articolului de lucru, alături de Cronologie - aici puteți adăuga acum fișiere și link-uri și le puteți vizualiza pe cele adăugate la articolul de lucru.
În secțiunea Fișiere se află toate fișierele și link-urile alocate articolului de lucru respectiv și articolelor de lucru aferente, precum și anexele e-mailurilor primite și trimise...
Toate fișierele/link-urile corespunzătoare articolului de lucru deschis sunt afișate în partea de sus a secțiunii fișiere, iar cele corespunzătoare articolelor de lucru aferente sunt afișate într-o secțiune separată, situată mai jos. Articolele sunt ordonate în funcție de data/ora la care au fost încărcate, cu cele mai recente în partea de sus.
Puteți vedea numele fișierului, tipul de fișier, dimensiunea acestuia, utilizatorul care l-a încărcat (și când), precum și numărul de referință și articolul de lucru în care a fost încărcat. De asemenea, puteți vedea etichetele și notițele care au fost adăugate la fișierele.
Diferitele pictograme vă vor ajuta să descoperiți informații suplimentare:
Toate fișierele din secțiunea Fișiere se pot introduce ca anexe în orice e-mail de ieșire, iar link-urile se pot adăuga în corpul e-mailului.
Vă rugăm să rețineți că, atunci când efectuați un upgrade de la versiuni mai vechi de 2022.3, fișierele anexate direct la un articol de lucru vor apărea toate în secțiunea „Alte articole de lucru” fără un număr de referință. În schimb, fișierele anexate la e-mailurile pentru articolul de lucru respectiv vor apărea în secțiunea „Curent”.
Dacă articolul de lucru vă este alocat, puteți adăuga fișiere și link-uri la un articol de lucru în secțiunea Fișiere. Puteți încărca mai multe fișiere simultan. Faceți clic pe link-urile de încărcare din partea de sus a paginii pentru a încărca.
De asemenea, puteți glisa și plasa fișiere în secțiunea Fișiere pentru a le încărca.
Notă: Dimensiunea maximă pentru fiecare fișier este de 100,00 MB.
Ca regulă generală, toate tipurile de fișiere pot fi încărcate, însă acestea pot fi restricționate în secțiunea de Setări generale din Builder.
Se pot adăuga etichete la fișiere și link-uri. Etichetarea este extrem de utilă în procesul de clasificare a fișierelor și creează funcții precum anexarea automată a fișierelor cu anumite etichete la e-mailurile trimise automat de sistem, precum și la răspunsurile predefinite din e-mailurile pe care le compuneți. Totodată, acestea permit ca programele de automatizare externe să identifice fișiere specifice pe care trebuie să le preia dintr-un articol de lucru.
Etichetarea fișierelor este o caracteristică importantă pentru procesele care implică tehnologia de automatizare. Exemplu: dacă o Acțiune automatizată ulterior necesită informații cu privire la fișierele anexate la Caz și care este fișierul de „Confirmare a facturii”, puteți marca fișierele relevante ca atare și, indiferent de numele fișierului, tehnologia de automatizare va selecta acel fișier pe baza etichetei sale. O astfel de tehnologie de automatizare externă poate furniza, în egală măsură, etichete ca parte a încărcării documentelor la articolele de lucru din Enate, pentru o utilizare manuală/automată.
Titlurile de etichete disponibile sunt setate în Builder. Dacă constatați în mod regulat că o anumită etichetă nu este accesibilă pentru a fi utilizată, consultați echipa de administratori pentru a obține adăugarea acesteia.
Puteți adăuga o etichetă la un fișier făcând clic pe pictograma „+” și apoi selectați o etichetă din lista rezultată.
Totodată, se pot adăuga etichete la mai multe fișiere și link-uri simultan, selectând unul sau mai multe articole și prin intermediul pictogramei, acestea fiind apoi afișate în antetul rubricii Fișiere.
Enate poate ajuta și cu etichetarea automată a anexelor de e-mail. În secțiunea Marketplace din Enate Builder aveți la dispoziție diverse opțiuni pentru a activa anumite componente (atât de la Enate, cât și de la parteneri externi) ce analizează conținutul e-mailurilor primite, oferind inclusiv posibilitatea de a sugera etichete pentru anexele de e-mail în funcție de conținutul acestora.
Dacă administratorul dvs. are activată o componentă de etichetare automată, veți descoperi informații suplimentare în secțiunea de etichetare a fișierului, unde s-au efectuat sugestii automate de valori de etichetare pentru fișierul anexat.
Dacă tehnologia pe care o utilizați este suficient de fiabilă în ceea ce privește sugestia de etichetare, eticheta va fi de culoare verde. Dacă acceptați sugestia, nu trebuie să faceți nimic, dar dacă nu sunteți de acord cu aceasta, faceți clic pentru a o modifica.
Iar dacă tehnologia este mai puțin fiabilă în ceea ce privește sugestia de etichetare, eticheta va fi marcată în portocaliu. Dacă acceptați eticheta sugerată, nu uitați să o confirmați, iar în caz contrar, modificați-o conform preferințelor dvs. De fiecare dată când procedați astfel, tehnologia se va perfecționa și va deveni mai eficientă în sugerarea etichetelor. Dacă constatați că tehnologia emite în mod regulat sugestii greșite, contactați echipa de administrare pentru a modifica valoarea nivelului de confidențialitate.
Odată adăugate etichetele, fișierele/link-urile vor putea fi adăugate automat la e-mailurile cu etichete corespunzătoare, oferind astfel garanția că toate documentele de același tip sunt incluse în anumite e-mailuri/conținut al corpului e-mailului.
Când se introduce un mesaj cu răspuns predefinit într-un e-mail sau când un nou e-mail este creat automat și expediat în timpul procesului, sistemul va identifica toate etichetele aferente textului predefinit/șablonului de e-mail și va anexa automat toate fișierele din acel articol de lucru care au aceeași etichetă. Etichetele sunt asociate răspunsului predefinit/conținutului de e-mail ca parte a configurării sistemului de către utilizatori în Builder atunci când creează șabloanele de e-mail.
Rețineți: Dacă etichetele fișierelor nu sunt configurate în sistem, nu se va afișa opțiunea „Adăugați o etichetă de fișier”.
Puteți adăuga notițe la fișiere și link-uri, prin care să oferiți o scurtă descriere a conținutului sau orice alte informații care ar putea fi utile.
Se pot adăuga notițe la mai multe fișiere și link-uri simultan, selectând unul sau mai multe articole și prin intermediul pictogramei, acestea fiind apoi afișate în antetul rubricii Fișiere.
Meniul din dreapta vă permite să previzualizați un fișier în mod individual. Previzualizarea se va deschide într-o pagină nouă.
Dacă fișierul nu poate fi previzualizat, se va afișa o fereastră de confirmare care va explica acest lucru și va oferi opțiunea de a descărca fișierul. Tipurile de fișiere acceptate pentru previzualizare sunt următoarele: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif, heic, svg, svgz.
Puteți descărca fișiere individuale accesând opțiunea din meniul din dreapta.
Puteți descărca mai multe fișiere simultan prin selectarea fișierelor pe care doriți să le descărcați și selectarea opțiunii din partea de sus a ecranului. Acestea pot fi descărcate ca mai multe fișiere individuale sau ca un singur fișier comprimat ZIP, prin intermediul opțiunii de descărcare în format ZIP.
Puteți elimina fișiere sau link-uri accesând opțiunea din meniul din dreapta.
Puteți elimina mai multe fișiere/link-uri simultan prin selectarea fișierelor pe care doriți să le eliminați și selectarea opțiunii din partea de sus a ecranului.
Puteți filtra fișierele și link-urile care sunt afișate în rubrica Fișiere utilizând opțiunea de filtrare din partea de sus a ecranului. Puteți filtra în funcție de: Anexe, Anexele de e-mail trimise, Anexele de e-mail primite și Link-uri.
Pentru a vă ajuta să localizați fișiere individuale sau link-uri, aveți la dispoziție și opțiunea de căutare cu text liber. Puteți căuta pe baza diferitelor categorii, precum: nume de fișiere, informații despre etichete și notițe.
Anexele de fișiere standard sunt marcate cu o pictogramă în formă de agrafă de hârtie:
Link-urile sunt marcate cu o pictogramă pentru link-uri:
Anexele din e-mailurile de intrare sunt marcate cu o pictogramă de e-mail verde:
Anexele din mesajele de ieșire sunt marcate cu o pictogramă de e-mail albastră:
