Alocarea / Realocarea / Nealocarea sarcinilor

Alocarea/Realocarea unui articol de lucru către dvs.

Atât liderii de echipă, cât și membrii echipei (cu condiția ca membrul echipei să fi fost configurat cu permisiunea „Poate aloca” în Builder, consultați aici pentru mai multe informații) au opțiunea de a aloca/realoca unul sau mai multe articole de lucru pentru ei înșiși sau pentru alți membri ai echipei lor. Aveți posibilitatea să vă alocați/realocați un articol de lucru în mai multe moduri:

1) Dacă articolul de lucru nu este alocat nimănui, în momentul în care începeți să efectuați orice activitate care necesită o alocare, sistemul vă va aloca automat sarcina (nu este nevoie să vă desemnați manual ca responsabil).

2) Dacă articolul de lucru este alocat unui alt utilizator, sistemul va afișa un scurt mesaj la deschiderea acestuia, pentru a vă informa despre acest lucru. Faceți clic pe pictograma de „Preluare” pentru a vă aloca instantaneu articolul de lucru.

3) Din grila paginii de pornire, selectați articolele de lucru pe care doriți să vi le realocați și faceți clic pe butonul „Realocare” apărut în partea de sus a grilei. Se va deschide o fereastră pop-up în care puteți selecta opțiunea „Realocare către mine” și puteți, de asemenea, să adăugați o notiță, dacă doriți.

Alertarea utilizatorilor când o sarcină este alocată altcuiva

Dacă deschideți un articol de lucru nealocat și, ulterior, efectuați o modificare care ar duce la alocarea automată a acestuia către dvs., și dacă în acest interval de timp un alt utilizator a deschis același articol de lucru și l-a alocat deja către el însuși, sistemul va afișa o fereastră pop-up de avertizare care va explica faptul că, dacă vă alocați activitatea, orice modificare nesalvată de către celălalt utilizator va fi pierdută.

Puteți alege să continuați să vă alocați activitatea (ceea ce va elimina modificările nesalvate ale celeilalte persoane) sau să anulați realocarea/actualizarea.

Reguli de acces la articol vs. alocare

Rețineți că unele activități pot fi efectuate chiar dacă sarcina nu vă este alocată, deoarece acestea sunt doar de natură adițională:

• Adăugarea unei note

• Trimiterea unui e-mail

• Adăugarea unei Acțiuni în timp ce sunteți într-un Caz

Realocarea articolelor de lucru unei alte persoane

Atât liderii de echipă, cât și membrii echipei (cu condiția ca membrul echipei să fi fost configurat cu permisiunea „Poate aloca” în Builder, consultați aici pentru mai multe informații) au opțiunea de a aloca/realoca unul sau mai multe articole de lucru pentru ei înșiși sau pentru alți membri ai echipei lor. Puteți face acest lucru în câteva moduri.

1) De la însuși articolul de lucru, făcând clic pe lista derulantă a responsabilului din meniul de antet și selectând realocarea acestuia către un alt utilizator. Va apărea o fereastră pop-up; puteți căuta un utilizator căruia să îi atribuiți sarcina și îi puteți adăuga o notiță acesteia. Se va trimite un mesaj de notificare (inclusiv notița) către noul utilizator.

2) Din grila de pe pagina de pornire, prin selectarea articolelor de lucru pe care doriți să le realocați și făcând clic pe butonul „Realocare” din partea de sus a grilei. Dacă dați clic pe „Realocare”, se va deschide o fereastră pop-up în care puteți căuta membrul echipei căruia doriți să îi realocați articolele de lucru și puteți adăuga și o notiță, dacă doriți.

Realocarea articolelor de lucru unui robot

Dacă un articol de lucru poate fi rezolvat de un robot, puteți alege să realocați articolul respectiv oricărui robot din echipa dvs.

Puteți efectua această alegere de realocare și la nivelul fermei de roboți, selectând „Orice robot din [numele fermei]”. Sistemul va atribui automat articolul de lucru unuia dintre roboții din fermă.

Nealocarea articolelor de lucru

Atât liderii de echipă, cât și membrii echipei au posibilitatea de a anula alocarea unuia sau mai multor articole de lucru. Aveți posibilitatea de a anula alocarea articolelor de lucru în orice stare, cu excepția celor aflate în starea de Închis.

Pentru a anula alocarea articolelor de lucru, selectați articolele de lucru pe care doriți să le anulați din Inbox. Acest lucru va face să apară opțiunile de Realocare și Nealocare în partea de sus a grilei.

După anularea alocării articolelor de lucru dorite, acestea vor deveni disponibile pentru a fi preluate de către utilizatori din Coada de așteptare.

Completarea articolelor de lucru

Puteți marca unul sau mai multe articole de lucru din Inbox-ul dvs. ca fiind „finalizate” direct din grila de Inbox, dacă sistemul dvs. este configurat pentru a permite acest lucru. Atât liderii de echipă, cât și membrii echipei pot utiliza această funcție.

Notă: acest lucru este posibil numai pentru articolele de lucru din Inbox. Totodată, această operație nu este posibilă pentru Cazuri sau Acțiuni de evaluare inter pares.