Quickfind
Vous pouvez utiliser Quickfind pour rechercher des personnes, des paquets et des courriers électroniques, des activités et des communications.
Par défaut, Quickfind effectuera une recherche dans les trois catégories de personnes, activités et communications mais vous pouvez axer la recherche sur une seule de ces catégories en sélectionnant dans le menu déroulant de gauche de l'en-tête de Quickfind.

Recherche des activités

Recherche par rapport à la référence de l’activité, au titre, au nom du processus
Les résultats de la recherche de l’activité afficheront la référence, le titre, le nom du processus, le statut actuel (avec un code couleur rouge/orange/vert) ainsi que le nom de la personne à qui l’activité est actuellement affectée.
En cliquant sur un ticket ou un Cas, vous ouvrirez cette activité dans un nouvel onglet.
Filtres supplémentaires : En outre, vous pouvez filtrer la recherche par date de début (d'aujourd'hui à l'année dernière ainsi qu’à des dates spécifiques) en utilisant le curseur fourni et vous pouvez filtrer par type de travail, c'est-à-dire par cas, ticket et action en cliquant sur les icônes du haut.
Voir d'autres résultats : Par défaut, le système affichera les 20 premiers résultats. Pour en savoir plus sur les résultats, cliquez sur le lien "En savoir plus" au bas des résultats.
"Saisie rapide" : Si vous passez le curseur sur une activité dans Quickfind, vous verrez apparaître l'icône "Saisir". Affectez-vous instantanément cette activité en cliquant sur cette icône.

Recherche de personnes

Les employés peuvent être recherchés via leur prénom, leur nom de famille, l'entreprise et leur adresse électronique.
En outre, d'autres propriétés étendues aux personnes peuvent être ajoutées au système et toutes les propriétés de texte/chaîne peuvent être recherchées dans Quickfind. Par exemple, vous pouvez avoir un contact tiers avec les caractéristiques "Nom du pays", etc. qui seront recherchées dans Quickfind.
Les critères de recherche, par exemple le "numéro d'employé", sont affichés lorsque les enregistrements sont renvoyés dans les résultats de Quickfind dans la ligne située sous le nom du contact.
En cliquant sur une personne, vous ouvrirez la page des activités de contact où vous pourrez consulter les activités actuelles et historiques - les activités liées à cette personne - toutes ses communications, et commencer un nouveau travail pour elle.
Si vous avez de nombreux résultats, vous pouvez les filtrer en cliquant sur "Contact" ou "Agent". Lorsque vous cliquez sur le contact, le système n'affiche que les contacts selon les critères de recherche établis.
Note : Vous ne pourrez voir que les adresses électroniques et les contacts appartenant aux entreprises auxquelles vous avez accès. Ces paramètres sont configurés dans Builder, cliquez ici pour plus d'informations.

Création d'une nouvelle fiche de contact à partir de Quickfind

Si vous recherchez un nouveau contact qui n'existe pas encore dans le système, vous pouvez créer un nouveau contact dans Quickfind. Allez sur l’outil de recherche dans QuickFind et cliquez sur "ajouter un contact".
Lorsque vous cliquez sur "Ajouter un contact", le système décode et automatise le prénom, le nom et l'adresse électronique. Une fois que vous avez rempli toutes les informations et que vous avez cliqué sur "créer un contact", le système vous renverra vers la "page d'activité de contact" de l'utilisateur.
L'adresse électronique du contact doit être unique dans le système.

Recherche de communications

Recherche par rapport à l'objet du courriel, au corps du texte et aux coordonnées (À, De, Cc, Cci). Les résultats des courriers électroniques affichent l'adresse de destination et de départ (selon qu'il s'agit d'un courrier entrant ou sortant), l’intitulé et les premières lignes du corps du courriel. De plus, le temps d'envoi et de réception des courriels apparaissent.
En cliquant sur le courrier électronique, l’activité liée à ce courrier s'ouvrira dans un nouvel onglet.
Vous pouvez filtrer l'additionnalité par type de communication, c'est-à-dire le courrier électronique entrant, le courrier électronique sortant, la note, le commentaire dans Self-Service en cliquant sur les icônes du haut. Vous pouvez également utiliser le curseur pour filtrer par date de réception/envoi (d'aujourd'hui à l'année dernière ainsi qu’à des dates spécifiques).

Rechercher des fichiers

Vous pouvez vous servir de la Recherche rapide pour rechercher des fichiers individuels ou pour rechercher une Activité en recherchant l’un de ses fichiers. Utiliser la Recherche rapide pour rechercher des fichiers vous permettra à la fois de rechercher des fichiers directement liés à l’Activité ET des fichiers ayant été ajoutés en pièce jointe à des communications pour l’Activité.
Les résultats de la recherche comprendront des détails tels que le type de fichier (c’est-à-dire s’il a été joint à une Activité ou à une communication), la date de la dernière mise à jour de l’Activité si le fichier est joint à une Activité ou la date d’envoi/de réception de l’e-mail si le fichier est une pièce jointe à une communication, le numéro de référence et le titre du ou des Activité(s) à laquelle/auxquelles le fichier est joint et le sujet de la communication si le fichier est une pièce jointe à une communication. Les résultats de la recherche sont triés en fonction de la date de la dernière mise à jour du fichier ou de la date d’envoi/de réception de l’e-mail si le fichier est une pièce jointe à une communication, les fichiers les plus récents étant affichés en premier. Cliquer sur le fichier, vous permettra d’en télécharger une copie.
Remarque : En fonction de vos permissions, vous ne pourrez voir que les fichiers et Activités auxquels vous avez accès. Ces permissions sont configurées dans Builder, cliquez ici pour plus d’informations à ce sujet. Vous ne pourrez également par rechercher des fichiers ou des pièces jointes à des communications qui ont été supprimés.
De plus, pour atténuer les problèmes de performance, la Recherche rapide ne fournira pas de résultats de recherche pour :
  • Les pièces jointes à une communication qui commencent par « Mime Attachmen[LO1] t »
  • Les pièces jointes à une communication qui commencent par « MIME-Attachment »
Vous pouvez toujours rechercher des pièces jointes Mime, mais les seuls résultats que vous obtiendrez seront issus de fichiers d’Activités. Rechercher « Mim » est possible et vous permettra peut-être d’obtenir d’autres résultats.
Notez également que le système utilise la logique « commence par » pour la recherche de fichiers en ajoutant un caractère générique à la FIN des textes de recherche. Cela signifie que si vous souhaitez trouver un fichier appelé « Traitement des factures.docx », rechercher « factures » ne vous permettra pas de trouver le fichier, mais rechercher de « Traitement » fonctionnera.