Créer une activité à partir d’un e-mail existant

Il se peut parfois que des clients envoient un e-mail qui devrait être utilisé pour créer une nouvelle activité, mais qui, parce qu’il a été envoyé en réponse à une chaîne d’e-mails existante, finit par être ajouté à une activité existante.

Un exemple typique de cette situation est celui d’un client qui répond à un e-mail avec l’intention de créer un nouveau ticket, mais dont l’e-mail se retrouve ajouté à l’activité de la chaîne d’e-mails à laquelle il répondait.

Dans ces situations, vous pouvez utiliser une fonctionnalité qui permet aux e-mails reçus qui sont ajoutés à une activité existante par erreur d’être utilisés pour créer une nouvelle activité.

Comment fonctionne-t-elle ?

Si un utilisateur travaille sur une activité et se rend compte qu’un e-mail qui y a été ajouté devrait en fait être utilisé pour créer une nouvelle activité, il peut cliquer sur un lien qui apparaît désormais lorsqu’il survole l’e-mail en question dans la page Communications ou Chronologie.

Cliquer sur ce lien, puis sur la fenêtre contextuelle de confirmation, permet de renvoyer l’e-mail dans Enate, mais avec une règle supplémentaire stipulant qu’il ne doit pas être ajouté à une activité existante. Un message de confirmation s’affichera dès que l’e-mail aura réussi à créer une nouvelle activité.

Une fois la nouvelle activité créée, une note s’affichera en haut de l’e-mail avec un lien vers cette nouvelle activité, et l’entrée de cet e-mail original dans la première activité ne pourra plus être consultée qu’en « lecture seule » (puisqu’elle ne doit plus être utilisée pour traiter la demande dans cet e-mail).

Les liens entre l’activité originale et la nouvelle activité seront également affichés dans leur onglet « Activités liées » respectif.

Cette option ne sera jamais présente sur l’e-mail initial qui crée une activité, mais uniquement sur les e-mails entrants ultérieurs qui pourraient faire l’objet d’un ajout incorrect.