Créer des activités en bloc
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La fonction de création en bloc vous permet de créer un grand nombre de Cas et/ou de Tickets en chargeant des données à partir de feuilles de calcul Excel.
Vous pouvez accéder à la page de création en bloc en cliquant sur le bouton « Créer en bloc » dans le menu « Créer une nouvelle activité ».
Vous pouvez télécharger un modèle de fichier Excel. Les modèles disponibles sont compatibles avec la langue que vous avez actuellement définie dans vos préférences utilisateur Enate.
Une fois que vous avez rempli le fichier Excel, enregistrez-le et fermez-le, puis, sur la page de création en bloc, sélectionnez le fichier.
Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur le bouton « Charger ». Les informations sur les Cas ou les Tickets de votre fichier seront transférées sur la page.
Vous y verrez les informations suivantes :
Total : le nombre total d’activités du fichier chargé qui seront créées.
Créés : le nombre de Cas ou de Tickets qui ont été créés avec succès (cette valeur sera zéro avant que vous ne commenciez leur création).
Non créés : le nombre de Cas ou Tickets en attente de création.
De plus, dans la grille, vous verrez qu'une colonne « Statut » et une colonne « Référence » ont été ajoutées ; elles seront remplies par le système lorsque les activités seront créées.
Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « Créer des activités » et le système commencera à créer vos Cas ou Tickets. Les informations affichées seront actualisées pour indiquer le nombre d’activités qui ont été créées avec succès et leur numéro de référence.
Si vous utilisez la version 2022.5 ou une version plus récente d’Enate, utilisez les modèles intégrés dans le produit à partir de la page de création en masse. Si vous utilisez la version 2022.4 ou une version moins récente d’Enate, veuillez utilisez les modèles ci-dessous.
Vous pouvez télécharger les modèles de fichiers Excel pour créer des tickets en bloc à partir des liens suivants :
Vous pouvez télécharger les modèles de fichiers Excel pour créer des cas en bloc à partir des liens suivants :
Pour créer un Cas, vous devez obligatoirement remplir les champs suivants :
Client
Contrat
Service
Cas : le nom du processus
Titre : le titre du Cas
Pour créer un Ticket, vous devez obligatoirement remplir les champs suivants :
Client
Contrat
Service
Ticket : le titre du Ticket
Description du Ticket
Catégorie de Ticket niveau 1
Catégorie de Ticket niveau 2
Catégorie de Ticket niveau 3
Tous les contacts utilisés dans un fichier de création en bloc, c’est-à-dire le Contact principal, le Demandeur, le Sujet et les Contacts en CC, doivent satisfaire aux règles suivantes :
l’adresse e-mail du contact doit être utilisée
le contact doit déjà exister dans le système
Les champs facultatifs qui peuvent être remplis pour les Tickets et les Cas :
Ne pas envoyer d’e-mails automatisés aux contacts : si vous souhaitez ou non envoyer des e-mails automatisés, tels que des e-mails d’accusé de réception, aux contacts de l’activité. Indiquez Vrai ou Faux ; ceci s’applique également aux langues autres que l’anglais.
Attention, toutes les dates saisies doivent avoir le format suivant :
JJ-MM-AAAA HH:MM
Les heures et les minutes saisies peuvent être soit au format 24 heures, par exemple 23:00, soit au format 12 heures suivi de AM/PM, par exemple 11:00 AM. Exemples de formats de date valides :
25-05-2022 23:25
25-05-2022 11:25 PM
Si vous choisissez de ne pas saisir les heures ou les minutes, le système définira 00:00 comme heure par défaut.
Vous pouvez également intégrer des champs de données personnalisés dans les Cas/Tickets lors de leur création. Pour ce faire, ajoutez un nom de colonne qui correspond précisément au nom du champ de données dans Enate. Si l’un de ces champs personnalisés est marqué comme obligatoire dans la configuration de votre processus de Cas, vous DEVEZ saisir une valeur dans la colonne de ce champ pour chaque ligne du fichier de chargement (dans le cas contraire, cette ligne ne sera pas validée et aucun Cas ne sera créé pour elle).
Notre fonctionnalité de création en bloc prend en charge les types de champs personnalisés suivants :
Case à cocher
Nombre décimal
Adresse e-mail
Liste
Texte long
Liste à niveaux multiples
Texte court
Nombre entier
Notre fonctionnalité de création en bloc ne prend pas en charge les types de champs personnalisés suivants :
Tableaux
Relation d’entité
De plus, les champs de propriété du système suivants ne sont pas pris en charge lors de la création d’activité en bloc :
Maintenir avec moi
Maintenir l’Action avec moi
Défauts
Fichiers
Si vous avez des erreurs de validation, elles seront mises en évidence en rouge et une icône de statut « avertissement » s'affichera. Si les valeurs saisies sont erronées pour une colonne entière, les erreurs de validation s’afficheront en bas de la grille (par exemple, si une colonne de champ est référencée dans le fichier de chargement alors qu’elle n’existe pas dans le système). Si les valeurs saisies sont erronées pour une ligne individuelle, une icône de statut « avertissement » s’affichera au début de la ligne et les erreurs de validation individuelles seront mises en évidence en rouge. Vous devrez alors modifier le fichier, puis cliquer sur « Modifier le fichier » et charger votre fichier mis à jour.
Vous pouvez toujours créer des Cas valides dans votre fichier de téléchargement. Le système ignorera les lignes invalides et confirmera la création des lignes valides, mais les éléments invalides devront être traités avant d'être créés. Vous pouvez le faire en modifiant le fichier, puis en cliquant sur « Modifier le fichier » et en chargeant votre fichier mis à jour.
Cliquez ici pour consulter la liste complète des erreurs de validation potentielles pour la création en bloc :
La fonctionnalité de création en bloc est prise en charge dans toutes les langues proposées par Enate : français, allemand, espagnol, portugais brésilien, roumain, polonais, hongrois et russe.
La page Créer en bloc s’ouvrira dans un nouvel onglet. Sur cette page, choisissez le type d’activités (Cas ou Tickets) que vous souhaitez créer en bloc. Vous pouvez ensuite télécharger le modèle Excel correspondant, le remplir, puis le charger sur la page, en veillant à remplir tous les au préalable.
Vous pouvez ensuite choisir d’autoriser la création d’activités avec des titres identiques grâce à l’option « Titre unique ». Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez créer des activités avec des titres identiques. Si vous activez cette option, toute activité dont le titre est identique à celui d’une autre activité du fichier chargé ne sera .
Problèmes : le nombre d’activités ayant des (ces problèmes doivent être résolus avant que les Cas ou Tickets puissent être créés avec succès).
Les champs Contact principal et Demandeur ne sont obligatoires pour un Cas que si l’option « » est activée pour le type de Cas que vous créez en bloc sur la page Lignes de service de Builder. Si vous souhaitez remplir ces champs, assurez-vous de respecter les .
Contact principal : la personne de contact principale pour cette demande. .
Demandeur : le contact qui a émis la demande initiale. .
Toutes les données saisies doivent correspondre aux valeurs existantes dans le système, sinon des s'afficheront.
le contact doit être que celui pour lequel le Cas ou le Ticket sera créé
Sujet : le contact sur lequel porte l’activité..
Adresse(s) e-mail en CC : tout autre contact qui peut être mis en copie de toute communication. . Notez également que si vous ajoutez deux ou plusieurs adresses e-mail en CC, vous devez absolument les séparer par un point-virgule (;) sans espace de part et d’autre, par exemple user.one@example.net;user.two@example.net.
Remplacer la date d’échéance : saisissez la nouvelle date d'échéance.
Date seulement : .
Date et heure : .
Hyperlien : attention, les hyperliens dont le texte d’affichage est personnalisé ne sont pas pris en charge, c.-à-d. que le texte saisi dans un champ d’hyperlien doit être l’URL complet de l’hyperlien, p. ex. et PAS .
De plus, les valeurs d’en-tête de colonne dans le modèle de création en bloc doivent correspondre aux valeurs configurées à la page . Si les traductions de champs tels que Contact principal, Demandeur, CC, Sujet ou tout autre champ de données personnalisé ont été modifiées dans la page Localisations, les en-têtes de colonne dans le modèle de création en bloc doivent correspondre à ces valeurs.
