Communications entre équipes internes
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Dans la version 2022.6, nous avons simplifié le travail entre plusieurs équipes, afin que tout soit synchronisé et que tout le monde puisse suivre les progrès réalisés pour une activité.
Parfois, lorsque vous envoyez un e-mail pour une activité et que vous devez impliquer des équipes d’autres services de votre entreprise, il se peut que vous ne sachiez pas si elles utilisent déjà Enate, surtout dans les grandes organisations, et il peut donc être difficile de savoir ce que vous devez faire.
Désormais, lorsque vous travaillez avec Enate, vous n’avez plus à vous en préoccuper : le système s’en occupe pour vous. Il vous suffit de rédiger votre e-mail et le système saura quoi faire ensuite ; si quelqu’un en interne est impliqué et qu’il utilise Enate, nous vous inviterons à partager cet e-mail avec des tickets ou des cas qui lui appartiennent, ou à créer rapidement une nouvelle activité si nécessaire.Cela permet de bien synchroniser toutes les communications ultérieures entre ces équipes et les parties extérieures. Si vous envoyez l’e-mail à quelqu’un qui n’utilise pas Enate, le système lui enverra uniquement l’e-mail.
Prenons un exemple pour illustrer cette amélioration :
Jane, une agente, membre de l’Équipe A au Royaume-Uni.
Karina, une agente, membre de l’Équipe B en Pologne.
Une partie externe ayant fait une demande par e-mail qui, à la base, concerne le Royaume-Uni et a donc été reçue par l’Équipe A.
Jane, de l’Équipe A, rédige un e-mail de réponse au demandeur externe et constate qu’une partie de la demande doit également impliquer leur équipe polonaise, l’Équipe B. Jane n’a pas besoin de savoir si l’équipe polonaise utilise Enate, elle ajoute simplement leur adresse e-mail à son e-mail sortant.
Enate sait que l’adresse e-mail de l’équipe polonaise est associée à une boîte de messagerie Enate et que l’e-mail va donc générer un ticket ou un cas pour cette équipe. Lorsque Jane clique sur Envoyer, Enate ouvre une fenêtre contextuelle lui expliquant la situation et lui demandant des informations supplémentaires qui l’aideront à créer l’activité pour l’autre équipe.
Une fois que Jane a renseigné ces informations supplémentaires pour créer une activité liée, il lui suffit de confirmer pour continuer. L’e-mail est envoyé à tous les destinataires externes, et l’autre équipe, l’Équipe B en Pologne, peut voir l’e-mail dans le ticket ou cas LIÉ pertinent. Les deux équipes ont connaissance du ticket ou du cas lié de l’autre équipe et peuvent suivre tout progrès réalisé.
Si les activités de l’Équipe B ne relèvent pas des autorisations de l’équipe A, cette dernière peut tout de même consulter les informations des en-têtes sur la page des Activités liées.
Il est important de noter que toutes les communications en aval sont parfaitement synchronisées.
Le destinataire externe peut voir les adresses des deux équipes sur son e-mail et, s’il y répond, LES DEUX équipes en seront informées en même temps. Tout le monde peut suivre les progrès réalisés.
Dans la plupart des cas, la fenêtre contextuelle affichera le ticket ou le cas déjà lié sur lequel l’Équipe B travaille, ce qui revient à vous dire : « Voulez-vous partager cet e-mail avec le ticket existant de l’Équipe B ? ».
Si des e-mails sont destinés à des adresses e-mail « internes » de services de votre entreprise qui n’utilisent pas encore Enate, aucun problème, ils seront simplement envoyés en tant qu’e-mails pour communiquer avec cette autre équipe, comme cela est normalement le cas.
REMARQUE IMPORTANTE : pour profiter de ces fonctionnalités, l’équipe d’administration de vos e-mails DOIT avoir activé l’option « PlusAdressage » dans la configuration de votre serveur de messagerie. C’est ce qui permet d’acheminer tous les e-mails vers les bonnes activités en aval.
Pour plus d'informations sur l’adressage plus et comment l’activer, consultez cet article.
