Activités : affecter/réaffecter/retirer l’affectation

Vous affecter/réaffecter une activité

Les chefs d’équipe et les membres de l’équipe (à condition que le membre de l’équipe ait reçu l’autorisation « Peut affecter » dans Builder, voir ici pour plus d’informations) peuvent réaffecter une ou plusieurs activités à eux-mêmes ou à d’autres membres de leur équipe.
1) Si l’activité n’est affectée à personne, le système vous l’affectera automatiquement dès que vous commencerez à effectuer des opérations qui requièrent une affectation (vous n’aurez pas besoin de vous désigner manuellement comme utilisateur affecté).
2) Si l’activité est affectée à un autre utilisateur, le système affichera un petit message lorsque vous ouvrez l’activité pour vous en informer. Cliquez sur l’icône " Prendre en charge " pour vous l’attribuer instantanément.
3) À partir de la grille de la page d’accueil, sélectionnez les activités que vous souhaitez vous réaffecter et cliquez sur « Réaffecter » en haut de la grille. Une fenêtre contextuelle apparaîtra, dans laquelle vous pourrez sélectionner l’option « Réaffecter à moi-même » et ajouter une note si vous le souhaitez.

Alerter les utilisateurs lorsque l’activité est affectée à quelqu’un d’autre

Si vous ouvrez une activité non affectée et que vous y apportez des modifications qui auraient pour effet de vous la transférer automatiquement, et que, dans l’intervalle, un autre utilisateur a ouvert la même activité et se l’est déjà affectée, le système affichera une fenêtre d’avertissement expliquant que si vous vous affectez cette activité, toutes les modifications non enregistrées par l’autre utilisateur seront perdues.
Vous avez le choix de poursuivre et de vous affecter l’activité (ce qui supprimera les modifications non enregistrées de l’autre utilisateur) ou d’annuler votre réaffectation/vos modifications.

Accès aux éléments et affectation : règles

Certaines activités peuvent être accomplies même si elles ne vous sont pas affectées, car elles sont purement additives :
  • Ajouter une note
  • Envoyer un e-mail
  • Ajouter une Action dans un Cas

Réaffecter des activités à d’autres utilisateurs

Les chefs d’équipe et les membres de l’équipe (à condition que le membre de l’équipe ait reçu l’autorisation « Peut affecter » dans Builder, voir ici pour plus d’informations) peuvent réaffecter une ou plusieurs activités à eux-mêmes ou à d’autres membres de leur équipe. Vous pouvez le faire de deux manières différentes :
1) Depuis l’activité même, en cliquant sur le menu déroulant de la personne affectée dans le ruban d’en-tête et en choisissant de la réaffecter à un autre utilisateur. Une fenêtre contextuelle apparaîtra et vous permettra de rechercher un utilisateur à qui affecter l’activité et d’ajouter une note pour accompagner l’affectation. Une notification (incluant la note) sera envoyée à ce nouvel utilisateur.
2) Depuis la grille de la page d’accueil, en sélectionnant les activités que vous souhaitez réaffecter et en cliquant sur « Réaffecter » en haut de la grille. Cliquer sur « Réaffecter » ouvrira une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pourrez rechercher le membre de l’équipe auquel vous souhaitez réaffecter les activités, et vous pourrez également ajouter une note si vous le souhaitez.

Réaffecter des activités à un robot

Si une activité peut être effectuée par un robot, vous pouvez également choisir de réaffecter cette activité à tous les robots de votre équipe.
Vous pouvez également choisir de réaffecter les activités au niveau de la batterie de serveurs en sélectionnant « Tout robot au sein de [nom de la batterie de serveur] ». Le système attribuera alors automatiquement l’activité à l’un de ces robots.

Retirer l’affectation à des activités

Les chefs d’équipe et les membres de l’équipe peuvent retirer l’affectation à une ou plusieurs activités. Vous pouvez réaffecter des activités, quel que soit leur statut, à l’exception du statut « Fermé ».
Pour réaffecter des activités, sélectionnez les activités que vous souhaitez réaffecter dans votre boîte de réception. Les options de réaffectation et de retrait des affectations apparaîtront alors en haut de la grille.
Une fois que vous avez retiré les affectations aux activités souhaitées, elles pourront être récupérées par des utilisateurs à partir de leur file d’attente.

Terminer les activités

Si votre système le permet, vous pouvez marquer une ou plusieurs activités de votre boîte de réception comme étant « Terminée » directement à partir de la grille de la boîte de réception. Les chefs d’équipe et les membres de l’équipe peuvent utiliser cette fonction.
Remarque : ceci n’est possible que pour les activités présentes dans votre boîte de réception. En outre, cela n’est pas possible pour les Cas ou les Actions d’examen par associé