Recherche rapide
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Vous pouvez utiliser Quickfind pour rechercher des personnes, des paquets et des courriers électroniques, des activités et des communications.
Par défaut, Quickfind effectuera une recherche dans les trois catégories de personnes, activités et communications mais vous pouvez axer la recherche sur une seule de ces catégories en sélectionnant dans le menu déroulant de gauche de l'en-tête de Quickfind.
Vous pouvez rechercher des activités (c’est-à-dire des Tickets, des Cas et des Actions) en entrant des mots clés qui s’y rapportent dans la Recherche rapide.
Si vous obtenez trop de résultats, vous pouvez filtrer davantage votre recherche en choisissant de chercher spécifiquement par Ticket, Cas ou Action.
Les résultats de votre recherche d’activités affichent la référence, le titre, le nom du processus, le statut de l’activité, la date d’échéance (avec un code de couleur rouge/orange/vert), ainsi que le nom de la personne à qui l’activité est actuellement affectée.
Vous pouvez également filtrer votre recherche par date de début à l’aide du curseur fourni, à partir de la date du jour jusqu’à un an en arrière, ainsi que par des périodes spécifiques.
Si vous pointez votre souris sur une activité dans les résultats de votre recherche, une icône « Prendre en charge » s’affichera. Cliquer sur cette icône vous permettra de vous affecter instantanément cette activité.
Cliquer sur l’activité l’ouvrira dans un nouvel onglet.
Les employés peuvent être recherchés via leur prénom, leur nom de famille, l'entreprise et leur adresse électronique.
En outre, d'autres propriétés étendues aux personnes peuvent être ajoutées au système et toutes les propriétés de texte/chaîne peuvent être recherchées avec la Recherce rapide. Par exemple, vous pouvez avoir un contact tiers avec les caractéristiques « Nom du pays », etc. qui seront recherchées dans la Recherche rapide.
Les critères de recherche, par exemple le « numéro d'employé », sont affichés lorsque les enregistrements sont renvoyés dans les résultats de la Recherche rapide dans la ligne située sous le nom du contact.
Si vous avez de nombreux résultats, vous pouvez les filtrer en cliquant sur « Contact » ou « Agent ». Lorsque vous cliquez sur le contact, le système n'affiche que les contacts selon les critères de recherche établis.
En cliquant sur une personne, vous ouvrirez la page des activités de contact où vous pourrez consulter les activités actuelles et historiques (les activités liées à cette personne) toutes ses communications, et commencer un nouveau travail pour elle.
Note : Vous ne pourrez voir que les adresses électroniques et les contacts appartenant aux entreprises auxquelles vous avez accès. Ces paramètres sont configurés dans Builder, cliquez ici pour plus d'informations.
Si vous recherchez un nouveau contact qui n'existe pas encore dans le système, vous pouvez créer un nouveau contact dans la Recherche rapide. Allez sur l’outil de recherche dans la Recherche rapide et cliquez sur « Ajouter un contact ».
Lorsque vous cliquez sur « Ajouter un contact », le système décode et automatise le prénom, le nom et l'adresse électronique. Une fois que vous avez rempli toutes les informations et que vous avez cliqué sur « Créer un contact », le système vous renverra vers la « page d'activité des contacts » de l'utilisateur.
L'adresse électronique du contact doit être unique dans le système.
Vous pouvez rechercher des communications (c’est-à-dire des e-mails, des notes et des communications en libre-service) en entrant des mots clés de l'objet de l’e-mail, du corps de son texte ou des coordonnées ( À, De, Cc, Cci), ou des mots clés de la note ou de la communication en libre-service que vous recherchez.
Vous pouvez choisir de filtrer davantage vos résultats en sélectionnant le type de communication (e-mail entrant, e-mail sortant, note, commentaire en libre-service) en cliquant sur les icônes en haut de la fenêtre.
Vous pouvez également utiliser le curseur pour filtrer par date de réception/d’envoi ( de la date du jour jusqu’à un an en arrière, ainsi que par périodes spécifiques).
Les résultats de la recherche sont triés en fonction de la date d’envoi/de réception de l'e-mail, les plus récents étant placés en haut de la liste.
Les résultats de votre recherche d’e-mail comprendront des détails tels que l’adresse de destination ou d’origine (selon que l’e-mail a été envoyé ou reçu), une icône indiquant si l’e-mail a été envoyé ou reçu (si l’e-mail a été envoyé par vous ou votre équipe, l’icône sera verte et si l’e-mail a été reçu par vous ou un membre de votre équipe, l’icône sera bleue), l’objet de l’e-mail et les premières lignes du corps de l’e-mail, ainsi que l’heure d’envoi et de réception.
Les résultats de la recherche de notes vous montrent l’auteur de la note, ses premières lignes et la date à laquelle elle a été rédigée.
Cliquer sur une communication ouvrira l’activité à laquelle elle est liée dans un nouvel onglet.
Vous pouvez vous servir de la Recherche rapide pour rechercher des fichiers individuels ou pour rechercher une Activité en recherchant l’un de ses fichiers. Utiliser la Recherche rapide pour rechercher des fichiers vous permettra à la fois de rechercher des fichiers directement liés à l’Activité ET des fichiers ayant été ajoutés en pièce jointe à des communications pour l’Activité.
Les résultats de la recherche comprendront des détails tels que le type de fichier (c’est-à-dire s’il a été joint à une Activité ou à une communication), la date de la dernière mise à jour de l’Activité si le fichier est joint à une Activité ou la date d’envoi/de réception de l’e-mail si le fichier est une pièce jointe à une communication, le numéro de référence et le titre du ou des Activité(s) à laquelle/auxquelles le fichier est joint et le sujet de la communication si le fichier est une pièce jointe à une communication. Les résultats de la recherche sont triés en fonction de la date de la dernière mise à jour du fichier ou de la date d’envoi/de réception de l’e-mail si le fichier est une pièce jointe à une communication, les fichiers les plus récents étant affichés en premier. Cliquer sur le fichier, vous permettra d’en télécharger une copie.
Remarque : En fonction de vos permissions, vous ne pourrez voir que les fichiers et Activités auxquels vous avez accès. Ces permissions sont configurées dans Builder, cliquez ici pour plus d’informations à ce sujet. Vous ne pourrez également par rechercher des fichiers ou des pièces jointes à des communications qui ont été supprimés.
De plus, pour atténuer les problèmes de performance, la Recherche rapide ne fournira pas de résultats de recherche pour :
Les pièces jointes à une communication qui commencent par « Mime Attachmen[LO1] t »
Les pièces jointes à une communication qui commencent par « MIME-Attachment »
Vous pouvez toujours rechercher des pièces jointes Mime, mais les seuls résultats que vous obtiendrez seront issus de fichiers d’Activités. Rechercher « Mim » est possible et vous permettra peut-être d’obtenir d’autres résultats.
Notez également que le système utilise la logique « commence par » pour la recherche de fichiers en ajoutant un caractère générique à la FIN des textes de recherche. Cela signifie que si vous souhaitez trouver un fichier appelé « Traitement des factures.docx », rechercher « factures » ne vous permettra pas de trouver le fichier, mais rechercher de « Traitement » fonctionnera.
