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Rapports

Vue d’ensemble

Nous avons intégré des rapports dans Work Manager en nous appuyant sur la vaste plateforme de rapports PowerBI de Microsoft.
Vous bénéficiez de :
  • rapports standard, prêts à l’emploi, basés sur des données d’Enate. Votre rôle utilisateur déterminera les rapports standard que vous pouvez consulter
  • la possibilité de vous baser sur les rapports standard pour créer vos propres rapports personnalisés contenant les informations que vous voulez voir
  • la possibilité de sauvegarder vos rapports personnalisés afin de pouvoir les retrouver facilement
  • la possibilité de partager vos rapports avec les personnes qui, selon vous, ont besoin de les voir
  • Accès aux options de modification avancées pour les chefs d’équipe ou les utilisateurs disposant de l’autorisation Peut personnaliser des rapports, ce qui leur permet de créer de nouveaux graphiques et de supprimer des graphiques existants, mais aussi de de créer et de supprimer des fiches de données.
Regardez cette vidéo pour en savoir plus :
Veuillez noter qu’à l’heure actuelle, les dates de création des rapports sont basées sur le fuseau horaire UTC. Par ailleurs, les données des rapports ne sont pas actualisées en temps réel, mais à intervalles réguliers (l’heure de la « dernière mise à jour » est indiquée sur le rapport). De plus, les rapports ne sont, pour l’instant, disponibles qu’en anglais. Pour finir, les informations sur les activités clôturées ne seront affichées que pour l’année écoulée. Les activités en cours de traitement afficheront des informations couvrant l’ensemble de leur durée de traitement, même si celle-ci est supérieure à un an.

Consulter les rapports

Vous pouvez accéder aux rapports à partir de la toute nouvelle section du menu de navigation de Work Manager.
Cliquer sur Rapports permet d’ouvrir la page des Rapports, qui affichera le rapport standard par défaut en fonction de votre rôle utilisateur. Pour les chefs d’équipe, il s’agira du rapport Vue d’équipe et pour les membres de l’équipe, du rapport Vue d’ensemble de l’utilisateur.
Si vous passez votre souris sur Rapports, vous verrez une liste des rapports auxquels vous avez accès, divisés en différentes sections :
  • Rapports standard : vous trouverez ici les rapports standard, prêts à l’emploi, associés aux données de votre rôle. Votre rôle utilisateur détermine les rapports standard que vous pouvez consulter. En règle générale, si vous disposez d’un accès de niveau Membre de l’équipe, vous pourrez voir le rapport Vue d’ensemble de l’utilisateur, qui présente les données relatives à votre propre travail, et si vous disposez d’un accès de type Chef d’équipe, vous pourrez également voir la Aperçu de l’équipe, qui présente les données relatives au travail de l’ensemble de l’équipe.
  • Mes rapports : vous trouverez ici les rapports que vous avez personnalisés d’une manière ou d’une autre et que vous avez ensuite enregistrés en tant que nouveau rapport.
  • Partagés avec moi : il s’agit des rapports, personnalisés ou standard, qui ont été partagés avec vous par quelqu’un d’autre.
Les rapports sont classés par ordre alphabétique et vous pouvez marquer un rapport comme favori. Les rapports favoris apparaîtront au-dessus des rapports non favoris.

Vue d’ensemble de la structure des rapports

Lorsque vous ouvrez un rapport, vous pouvez voir son nom et la date de sa dernière modification en haut de la page.
Le bouton Tous les rapports affiche la liste des rapports auxquels vous avez accès, répartis en plusieurs sections :
  • Rapports standard : les rapports standard, prêts à l’emploi, associés aux données de votre rôle.
  • Mes rapports : vous trouverez ici les rapports que vous avez personnalisés d’une manière ou d’une autre et que vous avez ensuite enregistrés en tant que nouveau rapport.
  • Partagés avec moi : il s’agit des rapports, personnalisés ou standard, qui ont été partagés avec vous par quelqu’un d’autre.
Vous pouvez enregistrer un rapport personnalisé en cliquant sur Enregistrer sous, et vous pouvez partager un rapport en cliquant sur Partager.
Un rapport contient généralement une combinaison de fiches, qui vous présentent des informations générales, et d’un certain nombre de graphiques.
Les champs de données auxquels vous aurez accès dépendront du rapport auquel vous avez accès. Chaque rapport dispose en effet de son propre ensemble de champs de données. Si vous avez accès à un rapport, vous avez également accès à tous les champs de données qu’il contient. Par exemple, le rapport Vue d’ensemble de l’utilisateur, et tout rapport créé à partir de celui-ci, contient des données sur vous et votre travail. Le rapport Aperçu de l’équipe ou, encore une fois, tout rapport créé à partir de celui-ci, permet d’accéder aux données relatives à votre équipe et au travail dans votre domaine d’activité de manière plus générale.
Si vous souhaitez que vos rapports contiennent des champs de données personnalisés, demandez à votre administrateur de prendre contact avec le service client d’Enate afin qu’ils puissent être ajoutés à vos rapports.
Tous les utilisateurs peuvent personnaliser un rapport pour faire apparaître les données comme ils le souhaitent, par exemple en appliquant des filtres ou en ajustant les champs de données. Consultez la section Personnaliser un rapport ci-dessous pour en savoir plus sur les options de personnalisation dont vous disposez.
Si vous disposez de l’autorisation Peut personnaliser les rapports, vous pouvez cliquer sur le mode Avancé et accéder à des options de modification plus avancées, qui comprennent toutes les options de personnalisation standard ainsi que la possibilité de créer de nouveaux graphiques, de supprimer les graphiques existants et de créer et de supprimer des fiches.

Personnaliser un rapport

Tous les utilisateurs peuvent personnaliser un rapport pour faire apparaître les données comme ils le souhaitent.
Plusieurs options de filtrage sont disponibles en haut de la page du rapport. Vous pouvez choisir de filtrer le rapport par client, contact, etc., ainsi que par type de cas ou de ticket (dans la liste déroulante Processus) et par file d’attente ou par statut. Si vous souhaitez supprimer tous ces filtres, cliquez sur le bouton des filtres et faites défiler la page pour trouver le lien Supprimer les filtres.
Passer votre souris sur un graphique vous permet également d'accéder à d'autres options de modification. Les liens de l’en-tête de chaque graphique vous permettent de zoomer et d’appliquer d’autres filtres.
Si vous cliquez sur Personnaliser, vous découvrirez beaucoup plus d’options avec lesquelles vous pouvez jouer. Vous pouvez changer le type de visualisation pour présenter vos données d’une manière différente, et vous pouvez modifier les champs de données utilisés dans le graphique.
Les champs de données auxquels vous aurez accès dépendront du rapport auquel vous avez accès. Chaque rapport dispose en effet de son propre ensemble de champs de données. Si vous avez accès à un rapport, vous avez également accès à tous les champs de données qu’il contient.
Par exemple, le rapport Vue d’ensemble de l’utilisateur, et tout rapport créé à partir de celui-ci, contient des données sur vous et votre travail. Le rapport Aperçu de l’équipe ou, encore une fois, tout rapport créé à partir de celui-ci, permet d’accéder aux données relatives à votre équipe et au travail dans votre domaine d’activité de manière plus générale.
Si vous souhaitez que vos rapports contiennent des champs de données personnalisés, demandez à votre administrateur de prendre contact avec le service client d’Enate afin qu’ils puissent être ajoutés à vos rapports.
Vous pouvez aussi exporter un graphique individuel dans Excel. Une option focus vous permet de n’afficher qu’un seul graphique, et vous pouvez également choisir d’afficher les données sous-jacentes dans un tableau.
Vous pouvez facilement annuler vos modifications à tout moment en revenant à la vue précédente d’un graphique.
Pour en savoir plus sur les options de modification disponibles, consultez la documentation Power BI de Microsoft, disponible ici :
Pour enregistrer votre rapport personnalisé, cliquez sur Enregistrer sous. Cela vous permettra de le retrouver plus facilement et vous pouvez même le partager en cliquant sur Partager.

Enregistrer un rapport

Vous pouvez enregistrer votre rapport personnalisé pour le retrouver plus facilement en cliquant sur Enregistrer sous.
En fonction de la personne qui a créé le rapport original, plusieurs options sont disponibles lorsque vous souhaitez enregistrer un rapport :
  • Si vous avez modifié un rapport créé par un autre utilisateur, vous devez l’enregistrer comme un tout nouveau rapport (la case Enregistrer comme nouveau rapport est automatiquement cochée), puisqu’il ne s’agit pas de votre rapport original.
  • Si vous avez modifié un rapport que vous avez vous-même créé (et que le rapport se trouve dans votre section Mes rapports), vous pouvez soit
    • mettre à jour le rapport existant en cliquant sur Enregistrer sous, puis en décochant l’option Enregistrer comme nouveau rapport
    • enregistrer le rapport en tant que nouveau rapport en cliquant sur Enregistrer sous, puis en sélectionnant l’option Enregistrer comme nouveau rapport
Une fois que vous aurez cliqué sur Confirmer, le rapport enregistré apparaîtra dans la section Mes rapports, à laquelle vous pouvez accéder à partir de l’en-tête principal du système ou de la liste des rapports dans votre page de rapports. Tous les rapports que vous avez enregistrés apparaîtront dans cette section.

Mode avancé

En plus de toutes les options de personnalisation des rapports énumérées ci-dessus, les chefs d’équipe ou les personnes ayant l’autorisation Peut personnaliser les rapports auront également accès à des options de modification avancées.
Celles-ci leur permettent de supprimer complètement et de créer de nouveaux graphiques dans un rapport, au lieu de simplement modifier les graphiques existants, mais aussi de créer et de supprimer des fiches contenant des informations générales.
Vous pouvez facilement annuler vos modifications à tout moment en revenant à la vue précédente d’un graphique.
Pour en savoir plus sur les options de modification disponibles, consultez la documentation Power BI de Microsoft, disponible ici :

Partager un rapport

Vous pouvez également partager des rapports avec d’autres utilisateurs en cliquant sur l’option Partager et en sélectionnant les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez les partager.
Ces rapports apparaîtront alors dans la section Rapports partagés des utilisateurs.
Attention, vous ne pourrez partager un rapport avec quelqu’un que si cette personne a le droit de consulter toutes les données contenues dans ce rapport.
Vous pouvez également copier l’URL du rapport ici, si vous souhaitez partager le rapport via une autre application.
Les rapports qui ont été partagés avec vous apparaîtront dans votre liste de rapports partagés.

Supprimer un rapport

Si vous souhaitez supprimer des rapports, il y a plusieurs choses que vous devez d’abord savoir.
  • Vous pouvez supprimer vos propres rapports personnalisés, c’est-à-dire tous les rapports dans votre section Mes rapports.
  • Vous pouvez supprimer tous les rapports qui ont été partagés avec vous, c’est-à-dire tous les rapports dans votre section Rapports partagés. Supprimer un rapport qui a été partagé avec vous ne le supprimera pas pour les autres utilisateurs.
  • Vous ne pouvez pas supprimer un rapport standard original. Cependant, si vous avez personnalisé un rapport standard et enregistré ce rapport personnalisé (et qu’il apparaît donc dans la section Mes rapports), vous pouvez le supprimer (voir le point ci-dessus).
  • Supprimer un rapport que vous avez partagé avec un autre utilisateur supprimera le rapport « original » pour vous, ainsi que le rapport partagé pour l’autre utilisateur. L’autre utilisateur ne pourra plus accéder au rapport par le biais d’un lien URL enregistré.
  • Tout rapport que vous supprimez sera toujours accessible via un lien URL enregistré.

Rapports standard disponibles

Pour l’instant, Enate propose deux rapports standard, prêts à l’emploi :
Votre rôle utilisateur détermine les rapports standard que vous pouvez consulter.

Rapport Aperçu de l’équipe

Le rapport Aperçu de l’équipe vous montre des données sur les activités qui se trouvent dans les files d’attente que vous gérez ou dont vous faites partie.
Il contient les ensembles de données disponibles suivants :
Tableau
Champs
Description
Activité
Utilisateurs actifs
Nombre d’utilisateurs actifs à une date donnée
Activité
Total des heures enregistrées
Temps total en heures passé par un agent sur toutes les activités sur lesquelles il/elle a travaillé pour la période sélectionnée
Activité
Total des utilisateurs
Nombre total d’utilisateurs responsables de toutes les activités d’une file d’attente.
Activité
Type d’activité
Le type de travail réalisé par un agent sur une activité (p.ex. Enregistré ou Terminé).
Activité
Durée en secondes
Le temps passé en secondes sur une activité par un agent. Le temps saisi manuellement est pris en compte s’il est disponible.
Activité
Date de début
La date de début du traitement de l’activité au format date et heure
Activité
DateDébut_date
La date de début du traitement de l’activité au format date uniquement
Activité
Nom d’utilisateur
L’utilisateur qui a réalisé l’activité
Contexte
Contrat
Le nom du contrat
Contexte
Client
Le nom du client
Contexte
Service
Le nom du service
Contexte
Fournisseur
Le nom du fournisseur
Date
Date
Plage de dates du calendrier pour le filtrage des données
Date
Mois
Mois des dates
Date
Semaine
Semaine des dates
Date
Année
Année des dates
Défauts
Nombre d’activités
Nombre d’activités qui présentent des défauts
Défauts
Soulevé le
Date à laquelle le défaut d'une activité a été soulevé
Défauts
Catégorie de défaut
Catégorie du défaut
Défauts
Description
Description du défaut
Défauts
Statut
Indique si le défaut est résolu ou non
Feedback
Évaluation moyenne
Moyenne des évaluations pour chaque activité
Feedback
Évaluation
Évaluation de l’utilisateur pour chaque activité
Feedback
Référence
Numéro de référence d’une activité qui a reçu un feedback
Processus
Processus
Nom du processus auquel appartient chaque activité
Processus
Type d’activité
Type d’activité (ticket, action ou cas)
Files d’attente
File d’attente
Nom de la dernière file d’attente dans laquelle se trouvait l’activité
Raison du statut
Statut
Statut de l’activité (À faire, En cours, En attente, Résolu, Fermé)
Historique du statut En attente
Raison du statut
Raison de la modification du statut de l’activité (nouvellement créée, nouvelle information reçue, bloquée par une règle de métier, etc.)
Historique du statut En attente
En attente chaque jour
Nombre d’activité dont le statut a été défini comme étant En attente par l’agent un jour donné (sur l’ensemble des activités sur lesquelles il/elle travaille/a travaillé)
Historique du statut En attente
Date de fin
Date de fin au format date et heure lorsque le statut de l’activité était En attente
Historique du statut En attente
DateFin_date
Date de fin au format date uniquement lorsque le statut de l'activité était En attente
Historique du statut En attente
Date de début
Date de début dans le format date et heure lorsque le statut de l'activité était En attente
Historique du statut En attente
DateDébut_date
Date de début au format date uniquement lorsque le statut de l'activité était En attente
Activités
Nom d’utilisateur
Agent qui a défini le statut d’une activité comme étant En attente
Activités
Action
Somme des activités clôturées et mises en attente par un agent pour un jour donné
Activités
Activités affectées aujourd’hui
Nombre d’activités affectées à l’agent aujourd’hui
Activités
Activités fermées
Total des activités clôturées par l’agent pour la période sélectionnée
Activités
Activités fermées aujourd’hui
Nombre d’activités clôturées par l’agent aujourd’hui
Activités
Activités dues aujourd’hui
Nombre d’activités qui doivent être achevées par l’agent aujourd’hui
Activités
Activités ouvertes
Total des activités en cours de l’agent
Activités
Activités en retard
Total des activités en retard pour l’agent
Activités
Activités rouvertes
Total des tickets rouverts pour l’agent
Activités
Activités résolues
Total des activités résolues par l’agent pour la période sélectionnée
Activités
Activités démarrées
Total des activités débutées par l’agent pour la période sélectionnée
Catégorie d’ancienneté
Regroupement de l’ancienneté en jours dans différents compartiments
Activités
Ancienneté en jours
Ancienneté en jours civils. Pour les activités terminées (date de fin - date de début), pour les activités ouvertes (aujourd’hui - date de début).
Activités
Nombre d’enregistrements concernés
Nombre d’enregistrements concernés
Activités
Nombre de défauts
Nombre de défauts pour chaque activité (le cas échéant)
Activités
Nombre d’activités retravaillées
Nombre de fois chaque activité a été retravaillée (le cas échéant)
Activités
Date d’échéance
Date d’échéance de l’activité au format date et heure
Activités
DateÉchéance_date
Date d’échéance de l’activité au format date uniquement
Activités
Date de fin
Date de fin de l’activité au format date et heure
Activités
DateFin_date
Date de fin de l’activité au format date uniquement
Activités
A un défaut
Si l’activité a un défaut ou non (oui ou non)
Activités
Est rouverte
Tickets qui ont été ouverts après avoir été résolus
Activités
Référence
Numéro de référence de chaque activité
Date de la résolution
Date de résolution de l’activité au format date et heure
Date de la résolution_date
Date de résolution de l’activité au format date
Activités
SLA
Accord de niveau de service pour indiquer si l’activité est en retard ou non.
Activités
Date de début
Date de début de l’activité au format date et heure
Activités
DateDébut_date
Date de début de l’activité au format date uniquement
Activités
Titre
Titre de l’activité

Rapport Vue d’ensemble de l’utilisateur

Le rapport Vue d'ensemble de l’utilisateur vous présente des données sur votre propre travail.
Il contient les ensembles de données disponibles suivants :
Tableau
Champs
Description
Activité
Total des heures enregistrées
Temps total en heures passé par un agent sur toutes les activités sur lesquelles il/elle a travaillé pour la période sélectionnée
Activité
Type d’activité
Le type de travail réalisé par un agent sur une activité (p.ex. Enregistré ou Terminé).
Activité
Durée en secondes
Le temps passé en secondes sur une activité par un agent. Le temps saisi manuellement est pris en compte s’il est disponible.
Activité
Date de début
La date de début du traitement de l’activité au format date et heure
Activité
DateDébut_date
La date de début du traitement de l’activité au format date uniquement
Activité
Nom d’utilisateur
L’utilisateur qui a réalisé l’activité
Contexte
Contrat
Le nom du contrat
Contexte
Client
Le nom du client
Contexte
Service
Le nom du service
Contexte
Fournisseur
Le nom du fournisseur
Date
Date
Plage de dates du calendrier pour le filtrage des données
Date
Mois
Mois des dates
Date
Semaine
Semaine des dates
Date
Année
Année des dates
Défauts
Nombre d’activités
Nombre d’activités qui présentent des défauts
Défauts
Soulevé le
Date à laquelle le défaut d'une activité a été soulevé
Défauts
Catégorie de défaut
Catégorie du défaut
Défauts
Description
Description du défaut
Défauts
Statut
Indique si le défaut est résolu ou non
Processus
Processus
Nom du processus auquel appartient chaque activité
Processus
Type d’activité
Type d’activité (ticket, action ou cas)
Files d’attente
File d’attente
Nom de la dernière file d’attente dans laquelle se trouvait l’activité
Raison du statut
Statut
Statut de l’activité (À faire, En cours, En attente, Résolu, Fermé)
Historique du statut En attente
Raison du statut
Raison de la modification du statut de l’activité (nouvellement créée, nouvelle information reçue, bloquée par une règle de métier, etc.)
Historique du statut En attente
En attente chaque jour
Nombre d’activité dont le statut a été défini comme étant En attente par l’agent un jour donné (sur l’ensemble des activités sur lesquelles il/elle travaille/a travaillé)
Historique du statut En attente
Date de fin
Date de fin au format date et heure lorsque le statut de l’activité était En attente
Historique du statut En attente
DateFin_date
Date de fin au format date uniquement lorsque le statut de l'activité était En attente
Historique du statut En attente
Date de début
Date de début dans le format date et heure lorsque le statut de l'activité était En attente
Historique du statut En attente
DateDébut_date
Date de début au format date uniquement lorsque le statut de l'activité était En attente
Activités
Nom d’utilisateur
Agent qui a défini le statut d’une activité comme étant En attente
Activités
Action
Somme des activités clôturées et mises en attente par un agent pour un jour donné
Activités
Activités affectées aujourd’hui
Nombre d’activités affectées à l’agent aujourd’hui
Activités
Activités fermées
Total des activités clôturées par l’agent pour la période sélectionnée
Activités
Activités fermées aujourd’hui
Nombre d’activités clôturées par l’agent aujourd’hui
Activités
Activités dues aujourd’hui
Nombre d’activités qui doivent être achevées par l’agent aujourd’hui
Activités
Activités ouvertes
Total des activités en cours de l’agent
Activités
Activités en retard
Total des activités en retard pour l’agent
Activités
Activités rouvertes
Total des tickets rouverts pour l’agent
Activités
Activités résolues
Total des activités résolues par l’agent pour la période sélectionnée
Activités
Activités démarrées
Total des activités débutées par l’agent pour la période sélectionnée
Activités
Ancienneté en jours
Ancienneté en jours civils. Pour les activités terminées (date de fin - date de début), pour les activités ouvertes (aujourd’hui - date de début).
Activités
Nombre d’enregistrements concernés
Nombre d’enregistrements concernés
Activités
Nombre de défauts
Nombre de défauts pour chaque activité (le cas échéant)
Activités
Nombre de fois une activité a été retravaillée
Nombre de fois chaque activité a été retravaillée (le cas échéant)
Activités
Date d’échéance
Date d’échéance de l’activité au format date et heure
Activités
DateÉchéance_date
Date d’échéance de l’activité au format date uniquement
Activités
Date de fin
Date de fin de l’activité au format date et heure
Activités
DateFin_date
Date de fin de l’activité au format date uniquement
Activités
A un défaut
Si l’activité a un défaut ou non (oui ou non)
Activités
Est rouverte
Tickets qui ont été ouverts après avoir été résolus
Activités
Référence
Numéro de référence de chaque activité
Activités
SLA
Accord de niveau de service pour indiquer si l’activité est en retard ou non.
Activités
Date de début
Date de début de l’activité au format date et heure
Activités
DateDébut_date
Date de début de l’activité au format date uniquement
Activités
Titre
Titre de l’activité