Redactarea e-mailurilor

Puteți scrie un e-mail nou din fila E-mail a unui articol de lucru.

Puteți salva un e-mail ca Ciornă, programa când doriți să trimiteți e-mailul, sau să-l trimiteți imediat.

Rețineți că nu puteți trimite un e-mail cu dimensiuni mai mari decât cele configurate în Builder.

Odată ce e-mailul este trimis, acesta va apărea în cronologie, unde puteți vedea cine a compus e-mailul, conținutul acestuia când îl extindeți, momentul în care a fost compus și când a fost trimis. Veți avea opțiunea de a răspunde la e-mail, de a redirecționa e-mailul, de a-l extinde sau de a-l imprima.

Răspuns la e-mailurile din cronologie

Puteți răspunde / retransmite e-mailuri din cronologie făcând clic pe link-urile disponibile. Aceste butoane vor fi activate când treceți mouse-ul peste cardul de e-mail.

Regulamentul privind adresele Către, De la, Cc, Bcc

Comportamentul sistemului pentru popularea de adrese de e-mail este următorul:

• Atunci când trimiteți un e-mail nou, în implicit sistemul va introduce în adresă Către adresa Contactului principal din secțiunea de contacte. Adresa CC va fi de asemenea inserată implicit la adresele de e-mail introduse în secțiunea CC.

• Dacă este configurată o singură adresă De la pentru a fi utilizată, aceasta nu va fi afișată pentru selectare. Dacă este configurată mai mult de o adresă de e-mail, sistemul o va insera pe cea implicită (configurată ca implicită în Builder) și va afișa o listă verticală pentru a permite selectarea celor alternative.

• Aceste reguli standard pentru adresele implicite și sugerate pot fi ignorate pentru Către, CC și BCC pentru Cazurile și Acțiunile din configurația Builder. Adresele setate ca implicit se vor auto-insera (în acest fel pot fi setate mai multe). Înlocuirea adreselor care nu sunt setate implicit este disponibilă pentru selectarea rapidă, făcând clic pe adresa butonului Către / CC / BCC

• Când căutați un contact în câmpurile Către/CC/BCC, va fi posibilă vizualizarea numai a contactelor aparținând aceleiași companii ca și articolul de lucru. Aveți însă posibilitatea de a introduce manual adresa de e-mail a unui contact dintr-o altă companie.

Copiere-lipire a adreselor de e-mail între Către, CC, BCC

Când compilați e-mailuri, puteți copia ușor adrese de e-mail între adresele Către/Cc/Bcc prin noua pictogramă „copiere” afișată atunci când faceți clic pe câmpul de adresă relevant.

Solicitare de creare a contactelor externe pentru noi adrese de e-mail

Când trimiteți un e-mail care conține adrese de e-mail noi (adică nu este conectat la contactele existente), sistemul va afișa un pop-up pentru a permite utilizatorului să le creeze ca noi înregistrări de contact.

Dacă există adrese de e-mail pentru care nu doriți să creați o înregistrare nouă, pur și simplu treceți cu mouse-ul peste rând și faceți clic pe pictograma de ștergere. În plus, există o casetă de selectare „Nu mai afișa acest lucru din nou” care, atunci când faceți clic, vă va asigura că nu vi se va prezenta acest pop-up pentru adresele de e-mail noi ulterioare (această opțiune poate fi comutată din nou în secțiunea profilului utilizatorului, împreună cu setările de semnătură a e-mailului).

Bara de instrumente de e-mail

Prin bara de instrumente de e-mail puteți:

• Anexa fișiere la e-mail

• Accesa bara de instrumente pentru formatarea conținutului de e-mail

• Fixa bara de instrumente pentru formatarea conținutului de e-mail

• Introduce un Text conservat

• Seta importanța e-mailului ca fiind ridicată

Bara de instrumente de formatare a corpului de e-mail

Dacă faceți clic pe pictograma de formatare a conținutului de e-mail, se vor afișa opțiunile de formatare a conținutului principal al e-mailului.

Aveți și opțiunea de a fixa bara de instrumente pentru formatarea conținutului de email.

Bara de instrumente privind formatarea conținutului de e-mail vă oferă următoarele opțiuni:

• Selectarea caracterelor

• Selectarea dimensiunii caracterelor

• Modificarea textului în bold, italic sau subliniat

• Anularea modificărilor anterioare (disponibilă și cu Ctrl + Z)

• Refacerea modificărilor anterioare (disponibilă și cu Ctrl + Shift + Z)

• Extinderea e-mailului pe tot ecranul

• Modificarea culorii de fundal

• Selectarea culorii textului

• Alegerea modului de aliniere a textului

• Adăugarea unei liste numerotate

• Adăugarea unei liste cu bullet-uri

• Opțiuni pentru text în linie - posibilitatea de a mări sau micșora indentarea textului

• Inserarea unei linii orizontale

• Ajustarea înălțimii liniei

• Selectarea unui stil de aliniere

• Formatarea stilului de celule

• Inserarea unei liniuțe (disponibilă și prin selectarea textului și Ctrl + S)

• Adaugarea unui indice sau a unui super indice

• Adaugarea de caractere speciale

• Inserarea unui link

• Inserarea unui tabel

• Inserarea unei imagini

Parametrii caracterelor salvate

În momentul în care compuneți un e-mail (fie că este un șablon de e-mail în Builder, fie orice formă de e-mail nou/răspuns/întârziat în Articole de lucru din Managerul de lucru), parametrii caracterelor (și anume stilul și dimensiunea fontului), tipul și dimensiunea fontului cel mai recent utilizat vor fi salvate ca font pentru scrierea conținutului, astfel încât nu va fi nevoie să le setați din nou.

Aceste valori sunt salvate în profilul utilizatorului, prin urmare vor persista la utilizarea din Builder și din Work Manager.

Această opțiune se aplică doar la partea superioară a e-mailului în curs de redactare - dacă utilizatorul face clic pe orice conținut preexistent aflat în partea inferioară a e-mailului, se va utiliza stilul și dimensiunea fontului deja utilizat pentru acel conținut. Consultați această notă pentru informații suplimentare. Ca parte a acestor schimbări, au fost rezolvate incoerențele din „noi rânduri goale” pentru e-mailuri - atunci când scrieți un nou e-mail, vor fi întotdeauna inserate 2 rânduri goale în partea de sus a mesajului.

Rețineți că fontul pentru textele și șabloanele predefinite va respecta setările de font stabilite în momentul în care au fost create.

Stilul și dimensiunea fontului de e-mail utilizate atunci când un utilizator redactează un e-mail vor varia în funcție de tipul de conținut preexistent pe care acesta îl accesează. Logica pentru fonturile care vor fi utilizate este după cum urmează și este influențată de noua inserție automată a două rânduri goale la începutul fiecărui nou e-mail:

• Primul rând inserat automat: utilizează setările de font salvate de către utilizator din cel mai recent e-mail.

• Al doilea rând inserat automat. Acesta este întotdeauna setat cu Arial - 10.

Conținutul e-mailurilor ulterioare poate proveni din: e-mailurile anterioare din rețeaua de corespondență

• conținutul șablonului de e-mail

• tipul și dimensiunea fontului din aceste secțiuni vor proveni din conținutul deja existent, în funcție de opțiunea accesată de utilizator.

Copiați / Lipiți informații de Excel, Word și Web

Informațiile pot fi copiate / lipite în e-mailuri din documente externe, de exemplu, tabele Excel și conținut de documente Word, plus informații HTML din paginile web.

Pop-out-uri prin e-mail

Dacă doriți să dedicați mai mult spațiu ecranului pentru a vizualiza e-mailuri, puteți utiliza funcția pop-out-ul disponibil.

Anulare Trimitere

Setarea „Anulare trimitere” vă permite să adăugați o întârziere la momentul în care e-mailurile vor fi trimise, oferindu-vă posibilitatea de a anula trimiterea unui e-mail sau de a revizui un e-mail înainte de a fi trimis.

Puteți seta un timp de anulare a trimiterii în Setări utilizator.

Atunci când este setat un moment de Anulare a trimiterii, va apărea o fereastră pop-up care vă va permite să anulați trimiterea e-mailului.

În plus, atunci când este setat un moment de Anulare a trimiterii, veți avea opțiunea de a trimite un e-mail „Acum” în Cronologie, care anulează întârzierea din configurația de anulare a trimiterii și veți avea, de asemenea, opțiunea de a anula trimiterea e-mailului.

Atunci când este setat un moment de Anulare a trimiterii, e-mailurile vor fi afișate în pagina Outbox cu starea de trimitere Coadă.

Descărcarea unui e-mail

Pentru orice tip de e-mailuri (primite/ trimise/ anulate/ eșuate/ programate) aveți opțiunea de a descărca fișierul .eml care le însoțește. Această funcție este disponibilă din diversele secțiuni din sistem în care pot fi vizualizate e-mailurile, de exemplu, secțiunile Comunicări și cronologie a articolului de lucru, e-mailurile din Inbox, Vizualizarea articolelor trimise.