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Balkendiagramm und Tabelle

Überblick Fälligkeitsdaten

Die Arbeitsaufträge werden in ihre jeweiligen Fälligkeiten klassifiziert:
  • Grün - Noch nicht überfällig
  • Gelb - Heute fällig (aber noch nicht überfällig)
  • Rot - Aufträge, die jetzt überfällig sind (auch solche, bei denen das Fälligkeitsdatum heute ist, die Fälligkeit aber inzwischen verstrichen ist).
  • Unbekannt - Arbeitsaufträge werden mit dem Status Unbekannt eingestuft, wenn das Fälligkeitsdatum derzeit nicht bekannt ist. Dies kann in den folgenden Situationen der Fall sein:
    • Wenn der Arbeitsauftrag gerade (manuell) gestartet wurde, aber noch nicht eingereicht wurde
    • Wenn sich der Arbeitsauftrag im Zustand 'Pausiert - Warten Sie auf weitere Informationen' befindet UND so eingestellt ist, dass die Wartezeit zum Fälligkeitsdatum dazu addiert wird.
Wenn Sie auf eines der Fälligkeitsdaten klicken, werden Ihnen in der Tabelle nur Arbeitsaufträge mit diesem Fälligkeitsdatum angezeigt:

Balkendiagramm

Die Balkendiagramm-Informationen werden in einem Pareto-Format angezeigt, d.h. die größten Dateien werden zuerst angezeigt. Es werden maximal zehn Balken angezeigt. Die obersten neun Gruppen werden eindeutig angezeigt, alle übrigen Elemente werden in der untersten Leiste zusammengefasst.

Balkendiagramm 'Gruppieren nach' Optionen

Die Auswahl 'Gruppieren Sie das Balkendiagramm nach' für das Balkendiagramm oben auf der Homepage ist über den Link 'Tabelleneinstellungen' zugänglich.
Hier werden die Team-Tabelleneinstellungen angezeigt, die in erster Linie für die Anzeige der Spaltenoptionen verwendet werden. Oben auf diesem Bildschirm finden Sie die Einstellung 'Anzeigen nach'.
Die Systeminformationen, nach denen Sie die Balkendiagrammanzeige gruppieren können, lauten wie folgt:
  1. 1.
    Aktionstyp - hier wird der Aktionstyp entweder als Sende-E-Mail oder als manuelle Aktion angezeigt.
  2. 2.
    Zugewiesen an - dies zeigt an, wem die Aktion zugewiesen wurde.
  3. 3.
    Vertragsname - hier wird der Name des Vertrags angezeigt.
  4. 4.
    Zuletzt aktualisiert von - menschliche/digitale Arbeitskraft, die diesen Auftrag beim letzten Mal aktualisiert hat.
  5. 5.
    Zuletzt aktualisiert am - Datum und Uhrzeit, wann dieser Auftrag zuletzt von einem menschlichen/digitalen Mitarbeiter aktualisiert wurde. Die Datumszeit, zu der benutzerdefinierte Datenfeldwerte aktualisiert werden, wird in der Enate-Datenbank gespeichert und kann für spätere Berichte verwendet werden.
  6. 6.
    Besitz von - Name des Nutzers, der für den Arbeitsauftrag verantwortlich ist.
  7. 7.
    Elternprozess - wenn dies eine Aktion ist, zeigt dies den übergeordneten Fall an.
  8. 8.
    Prozessname - der Geschäftsprozess, zu dem der Arbeitsauftrag gehört, z.B. 'Mutterschaftsanfrage-Prozess'.
  9. 9.
    Warteschlange - die Arbeitswarteschlange, an die Fälle/Tickets/Aktionen auf der Grundlage ihrer Routing-Regel gesendet werden.
  10. 10.
    Servicebereich - der Gesamtbereich des Unternehmens, unter dem dieser Arbeitsauftrag läuft, z.B. 'Gehaltsabrechnung'.
  11. 11.
    Serviceanbieter - das Unternehmen, das den Service für diesen Arbeitsauftrag liefert, in der Regel Ihr Unternehmen.
  12. 12.
    Gestartet von - dies zeigt, von wem die Aktion gestartet wurde.
  13. 13.
    Gestartete Methode - wie die Arbeit beginnt, z.B. eingehende E-Mail, automatischer Zeitplan, manuell.
  14. 14.
    Status - aktueller Status des Arbeitsauftrags, z. B. Laufend, Warten auf Informationen, Erledigt etc.
  15. 15.
    Arbeitsauftrag-Typ - d.h. Fall, Aktion oder Ticket.

Gruppierung nach benutzerdefinierten Datenfeldern

Falls Ihr System damit konfiguriert wurde, können Sie Ihre Daten in Balkendiagrammen auch in benutzerdefinierten Spalten sortieren lassen.
Alle benutzerdefinierten Datenfelder der folgenden Typen können als Gruppierungskriterien für das Balkendiagramm verwendet werden:
  • Kurzer Text
  • Liste (nur einfache Liste)
  • Kontrollkästchen
Anmerkung: Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Balkendiagramm nach einem bestimmten Element (Systemeigenschaft oder benutzerdefiniertes Datenfeld) zu gruppieren, wird dieses Element der Hauptgitteranzeige als zusätzliche Spalte hinzugefügt.
Sie können zu den Systemvorgaben zurückkehren, um die Standardliste der Spalten im Gitter anzuzeigen, und zurück zur Gruppierung nach Warteschlange
Durch Anklicken des Balkennamens innerhalb des Diagramms, z.B. 'HR-Warteschlange', wird in der Tabelle nach diesen Ergebnissen gefiltert
Wenn Sie auf einen bestimmten R/A/G-Abschnitt innerhalb eines einzelnen Balkens klicken, filtern Sie die Tabellenergebnisse bis hinunter zu den Elementen in diesem Zustand für diesen z.B. Warteschlange.

Tabelle

Tabellen-Symbole

Zusätzlich zu den Status-Symbolen, die in Ihren Workitem-Rastern angezeigt werden, sind weitere Symbole zu sehen, die Ihnen helfen, übergeordnete Informationen über das Ticket, den Fall oder die Aktionen zu erhalten.
Diese Symbole erscheinen auch, wenn Sie in Quickfind nach einem Workitem suchen.
Sie bezeichnen die folgenden Informationen:
Icon
Information
Aufgabe kann von einem Roboter ausgeführt werden
Roboter-Task - Benötigt Aufmerksamkeit
Es sind neue Informationen eingegangen, die noch nicht gelesen wurden.
Nur Fall : Fall befindet sich in einem Problemzustand (d. h. benötigt Aufmerksamkeit)
Bei der Aktion handelt es sich um eine Peer Review, die sich in der Phase des "Machens" befindet.
Die Aktion ist ein Peer Review und befindet sich entweder in der Überprüfungsphase oder die Überprüfung ist abgeschlossen.
Und sie kennzeichnen die folgenden Informationen über den Status des Arbeitsauftrags:
Arbeitsauftrag befindet sich im ENTWURF-Stadium.
Arbeitsauftrag befindet sich im ZU ERLEDIGEN-Stadium.
Arbeitsauftrag befindet sich im IN BEARBEITUNG-Stadium.
Arbeitsauftrag befindet sich im WARTEN-Stadium.
Arbeitsauftrag befindet sich im ERLEDIGT-Stadium.
Arbeitsauftrag befindet sich im GESCHLOSSEN-Stadium.
Hier können Sie mehr über die Stadien, die ein Ticket durchläuft, erfahren. Die Stadien von Fällen finden Sie hier und die Stadien von Aktionen hier.

Tabellen-Anzeige-Optionen

Sie können die Arbeitsaufträge auf der Homepage wechseln, indem Sie "Posteingang", "Meine Aufträge", "Posteingang meines Team" oder "Aufträge meines Teames" auswählen.
Anmerkung: Die RAG-Volumen und Balkendiagramme werden für jede dieser Ansichten unabhängig voneinander angezeigt, so dass sich auch die Anzeigen jeder dieser Ansichten ändern, wenn Sie von einer Tabellenansicht zur anderen blättern.

Arbeits-Posteingang

Unter der Ansicht ‘‘Arbeits-Posteingang’’ sehen Sie Arbeiten, die Ihnen aktuell zugewiesen sind.

Meine Aufträge

Unter der Ansicht ‘‘Meine Aufträge’’ können Sie die Aufträge sehen, dessen Besitzer Sie zurzeit sind, und die Ihnen nicht zugewiesen sind - dies sind Aufträge, die Ihnen (oder jemand anderem) im Moment nicht unbedingt zugewiesen sind, für die Sie aber längerfristig Verantwortung tragen, z.B. Fälle.
Die Langzeitverantwortung betrifft die Person, die für die gesamte Fallbearbeitung zuständig ist. Dazu gehören Tätigkeiten und Statusänderungen bei der Fallbearbeitung sowie die Ablieferung des Falles.
Ein Fall kann über die Funktion "mir zuweisen" in Besitz genommen werden.
Achtung:
  • Aktionen können nur dann einen Besitzer haben, wenn sie nicht aktiv bearbeitet werden, d.h. einen Status wie "Warten auf weitere Informationen", "Wiedervorlage terminieren" usw. haben.
  • Ein Fall kann zum gegebenen Zeitpunkt jeweils nur einen Besitzer haben.

Team-Arbeits-Posteingang

Unter der Ansicht "Posteingang meines Team" können Sie die Aufträge sehen, die derzeit Ihrem Team zugewiesen sind.

Aufträge meines Teams

Unter der Ansicht "Aufträge meines Teams" werden alle Arbeitselemente angezeigt, die Ihrem Team gehören, d. H. Von ihnen gestartete Fälle. Warten Sie auf weitere Informationen, Geplant für die Nachverfolgung usw.
Anmerkung: Wenn Sie ein Teammitglied sind, das eine komprimierte Ansicht Ihres Posteingangs bevorzugt und nicht möchte, dass die Kollegen und die Warteschlange funktionieren, dann bitten Sie bitte Ihren Vorgesetzten, diese Ansichten für Sie auszuschalten. Ihre Ansicht nach dem Login zeigt dann nur die Elemente in Ihrem Posteingang / Eigene Arbeiten.

Rasterspalten

Sie können die Spalten im Startseitenraster nach Ihren Wünschen neu anordnen. Diese Spaltenreihenfolge bleibt auch nach mehreren Suchvorgängen sowie bei Abmeldung und erneuter Anmeldung erhalten.
Die Spaltenbreiten können manuell angepasst und die Daten nach einer bestimmten Spalte sortiert werden, wenn Sie auf den Namen im Spaltenkopf klicken. Durch erneutes Klicken können Sie zwischen aufsteigender, absteigender und keine Sortierung wechseln.

Zusätzliche Spalten anzeigen

Das Popup-Fenster ‘Team-Tabelleneinstellungen’ auf der Homepage (mit dem Titel ‘Anzeige- und Spalteneinstellungen’) bietet eine Reihe zusätzlicher Funktionen für Tabellenspalten und Balkendiagramm-Gruppierung:
Die Liste der Standard-Systemattribute, die Sie als Tabellenspalten anzeigen können und die in der Tabelle der Homepage stehen:
NEW:
  • Zuletzt wieder geöffnet von – zeigt an, von wem ein Arbeitsauftrag gegebenenfalls wieder geöffnet wurde.
  • Zuletzt wieder geöffnet am – zeigt an, wann ein Arbeitsauftrag gegebenenfalls wieder geöffnet wurde.
  • Überfällig in Tagen – zeigt an, seit wie vielen Tagen ein Arbeitsauftrag überfällig ist.
  1. 1.
    Aktionstyp - hier wird der Aktionstyp entweder als ausgehende E-Mail oder als manuelle Aktion angezeigt.
  2. 2.
    Antragsteller/in — die Person, die die Anfrage gemacht hat
  3. 3.
    Arbeitsauftrag-Typ - d.h. Fall, Aktion oder Ticket.
  4. 4.
    Besitz von - Name des Nutzers, der für den Arbeitsauftrag verantwortlich ist.
  5. 5.
    Datum der Erstanfrage – zeigt an, wann die Erstanfrage eingelangt ist. Das ist besonders nützlich, wenn ein weiterer Arbeitsauftrag aus der ursprünglichen Anfrage erstellt wurde (wenn ein Unterfall erstellt wird, ein Ticket in einen Fall umgewandelt wird, ein Fall oder eine Aktion überarbeitet werden, eine Aktion über die Option „Aktion starten“ erstellt wird oder ein neuer verknüpfter Arbeitsauftrag erstellt wird), das Sie damit die Gesamtbearbeitungszeit einer Anfrage sehen können, anstatt nur der Dauer der aktiven Arbeit an einzelnen Arbeitsaufträgen.
  6. 6.
    Elternprozess - wenn dies eine Aktion ist, zeigt dies den übergeordneten Fall an.
  7. 7.
    Elternprozess Referenz - Referenznummer des Arbeitsauftrags, die diesen gestartet hat, z. B. Elternfall.
  8. 8.
    Erledigungsmethode - hier wird angezeigt, wie eine Aufgabe gelöst wurde, z. B. ob sie erfolgreich erledigt wurde, ob sie durch die Einleitung eines Falls gelöst wurde, ob sie durch die Zusammenführung von Tickets gelöst wurde usw.
  9. 9.
    Fällig - dies zeigt an, wann die Aktion fällig ist.
  10. 10.
    Gestartet - dies zeigt an, wann die Aktion gestartet wurde.
  11. 11.
    Gestartet von - dies zeigt an, von wem die Aktion gestartet wurde.
  12. 12.
    Gestartete Methode - wie die Arbeit beginnt, z.B. eingehende E-Mail, automatischer Zeitplan, manuell.
  13. 13.
    Hauptkontakt — die Hauptperson, an die die Anfrage geht
  14. 14.
    Kunde - hier wird der Name des Kunden angezeigt.
  15. 15.
    Letzter E-Mail-Sender — Die Informationen zur Person, die eine E-Mail in Zusammenhang mit dem Arbeitsauftrag geschickt hat. Wenn der Nutzer bereits im System ist, wird in dieser Spalte sein Name angezeigt, andernfalls seine E-Mail-Adresse.
  16. 16.
    Letzte erhaltene E-Mail — Datum und Uhrzeit, zu der Sie die letzte E-Mail des Arbeitsauftrags erhalten haben
  17. 17.
    Prozessname - der Geschäftsprozess, zu dem der Arbeitsauftrag gehört, z.B. 'Mutterschaftsanfrage-Prozess'.
  18. 18.
    Referenz - eindeutige Referenznummer, z.B. 101342-T.
  19. 19.
    Serviceanbieter - das Unternehmen, das den Service für diesen Arbeitsauftrag liefert, in der Regel Ihr Unternehmen.
  20. 20.
    Servicebereich - der Gesamtbereich des Unternehmens, unter dem dieser Arbeitsauftrag läuft, z.B. 'Gehaltsabrechnung'.
  21. 21.
    Servicename - die Serviceinstanz, unter der der Arbeitsauftrag läuft, z. B. ACME Französische Lohn- und Gehaltsabrechnung.
  22. 22.
    Status - der aktuelle Status des Arbeitsauftrags, z. B. In Bearbeitung, Warten, Erledigt usw.
  23. 23.
    Statusgrund - hier wird der Grund für die Aktualisierung des Status des Arbeitsauftrags angezeigt, z. B. wenn er von einer Ressource aktualisiert wurde, wenn er von Enate aktualisiert wurde, wenn er neu erstellt wurde usw.
  24. 24.
    Subjekt — die Person, über die es im Arbeitsauftrag geht
  25. 25.
    Ticketkategorie Stufe 1 - High-Level-Kategorisierung des Tickettyps, z.B. ''Gesundheitsmethode Antrag.
  26. 26.
    Ticketkategorie Stufe 2 - z.B. ''Reiseabdeckung“.
  27. 27.
    Ticketkategorie Stufe 3 - Detaillierteste Kategorisierung, z.B. 'Berechtigungsabfrage'.
  28. 28.
    Titel - eine kurze Textbeschreibung des Arbeitsauftrags, oft der Betreff der ursprünglichen E-Mail.
  29. 29.
    Überfällig – zeigt an, ob ein Arbeitsauftrag überfällig ist.
  30. 30.
    Verbleibende Zeit von Pause - die verbleibende Zeit bis zum Fälligkeitsdatum zu dem Zeitpunkt, an dem der Auftrag pausiert wurde.
  31. 31.
    Vertragsname - hier wird der Name des Vertrags angezeigt.
  32. 32.
    Warteschlange - die Arbeitswarteschlange, an die Fälle/Tickets/Aktionen auf der Grundlage ihrer Routing-Regel gesendet werden.
  33. 33.
    Warteart - wenn sich ein Arbeitsauftrag im „Warte-Status“ befindet, zeigt diese Spalte die Art des Wartens an, z. B. „Warten auf weitere Informationen", „Warten bis", usw.
  34. 34.
    Wurde wieder geöffnet – zeigt an, ob eine Arbeitsauftrag wieder geöffnet wurde oder nicht.
  35. 35.
    Zugewiesen an - dies zeigt an, wem die Aktion zugewiesen wurde.
  36. 36.
    Zuletzt aktualisiert am - Datum und Uhrzeit, wann dieser Auftrag zuletzt von einem menschlichen/digitalen Mitarbeiter aktualisiert wurde. Die Datumszeit, zu der benutzerdefinierte Datenfeldwerte aktualisiert werden, wird in der Enate-Datenbank gespeichert und kann für spätere Berichte verwendet werden.
  37. 37.
    Zuletzt aktualisiert von - menschliche/digitale Arbeitskraft, die diesen Auftrag beim letzten Mal aktualisiert hat.
Sie können die Spalteneinstellungen auch auf die Standardeinstellungen zurücksetzen, wenn Sie dies wünschen.

Benutzerdefinierte Datenfelder

Benutzerdefinierte Datenfelder, die Sie im Builder erstellen, können als zusätzliche Spalten in der Tabelle Homepage ausgewählt werden. Es können Felder aller Datentypen mit Ausnahme von verwendet werden: Tabellenfelder und Langtextfelder. Benutzerdefinierte Spalten für Daten werden im Builder erstellt. Hier finden Sie weitere Informationen.

Tabellen-Filterung

Die Summen oben rechts in der Tabelle zeigen die Gesamtzahl der Elemente in der Tabelle und beim Filtern die Anzahl der gefilterten Elemente aus dieser Summe.

Tabelleninterne Filterung

Wenn Sie auf das Symbol neben dem gewünschten Spaltentitel klicken, können Sie mehrere Filter auf alle Standard- und benutzerdefinierten Datenspalten im Raster anwenden, außer auf das Fälligkeitsdatum.
Die von Ihnen angewendeten Filter bleiben erhalten, wenn Sie zwischen Ihrem Arbeits-Posteingang, Ihrem TEam-Arbeits-Posteingang, Ihrer Eigenen Arbeit und der Arbeit Ihres Teams hin- und herwechseln, sowie nachdem Sie sich ab- und wieder angemeldet haben.
Sie können die angewendeten Filter löschen, wenn Sie auf das folgende Symbol klicken. Dann werden wieder alle Arbeitsaufgaben angezeigt.

Die Tabelle durchsuchen

Sie können die Tabelle auch mithilfe der Freitextsuche durchsuchen.

Kopieren/Einfügen in Excel

Sie können Informationen aus dem Startseitenraster in eine Excel-Tabelle kopieren und einfügen, indem Sie die zu kopierenden Informationen auswählen und Strg C bzw. Strg V drücken.
Die kopierten und eingefügten Informationen enthalten alle angewandten Filter. Die Spaltentitel werden automatisch kopiert und ebenfalls eingefügt.
Die kopierten und eingefügten Informationen enthalten alle angewandten Filter. Die Spaltentitel werden automatisch kopiert und ebenfalls eingefügt.