Genehmigungsaktionen

Was sind Genehmigungsaktionen? Wie funktionieren sie?

Im Rahmen von Fallabläufen von Arbeitsprozessen, die in Enate integriert sind, gibt es oftmals Punkte, an denen externe Beteiligte (z. B. Personen, die nicht mit Enate arbeiten – etwa Manager:innen Ihres Unternehmens oder der/die jeweilige Endkund:in) eine Aktivität absegnen müssen, bevor der Prozess weiterlaufen kann. Lohnabrechnungsprozesse sind hierfür ein gutes Beispiel, da Lohnabrechnungsberichte von Seiten der Kund:innen auf Managementebene bestätigt werden müssen, bevor der Prozess weiterlaufen darf.

Enates Genehmigungsaktion wurde darauf ausgelegt, diese Genehmigungsanfragenszenarien besser zu integrieren – um sicherzustellen, dass dieser „Genehmigungszyklus“ eng gemanagt werden kann und im Rahmen der Arbeitsabläufe in Enate übersichtlich ist.

Wie funktionieren Genehmigungsaktionen?

Personen, die nicht mit Enate arbeiten, erhalten Genehmigungsanfragen, die Sie bestätigen oder ablehnen können.

Es gibt ein paar verschiedene Genehmigungsarten, die beeinflussen, wie die Entscheidung getroffen wird.

• In einem mehrstufigen Szenario wird die E-Mail-Anfrage nach der Bestätigung des ersten Levels an das nächste Level weitergeleitet. In einem Genehmigungszyklus kann es maximal drei Stufen geben. Lehnt jemand ab, wird keine Genehmigung erteilt.

• In einem „parallel egal wer“-Szenario wird die E-Mail-Anfrage an alle Genehmigenden geschickt und die erste Entscheidung wird umgesetzt.

• In einem „parallel alle“-Szenario wird die E-Mail-Anfrage an alle Genehmigenden geschickt und ALLE müssen diese annehmen, damit die Anfrage genehmigt wird. Lehnt jemand ab, wird keine Genehmigung erteilt.

Erteilen alle nötigen Beteiligten ihre Zustimmung, wird die Genehmigungsaktion erfolgreich abgeschlossen und automatisch geschlossen, damit kein:e Arbeitsmanager-Agent:in sie noch einmal bearbeiten muss. Die geschlossene Aktion kann allerdings immer geöffnet werden, indem man darauf klickt.

Ausnahmen – von eine:r Agent:in im Arbeitsmanager bewältigt

Es gibt allerdings ein paar Szenarien, in denen ein:e Arbeitsmanager-Agent:in etwaige Aktivitäten annehmen und durchführen muss, um eine Genehmigungsaktion weiter zu bearbeiten:

• Die Genehmigungsanfrage wurde abgelehnt

• Keine:r (oder zu wenige) der Genehmigenden wurde(n) automatisch ausgewählt

Genehmigungsanfrage abgelehnt

Für den Fall, dass eine Genehmigungsanfrage abgelehnt wird, wird die Aktion als „Zu erledigen“ markiert und muss somit wieder von eine:r Arbeitsmanager-Agent:in bearbeitet werden. Diese:r analysiert die Ablehnungsgründe und bestimmt den nächsten Schritt. Sie haben die Wahl zwischen:

1. Updates durchführen und neue Anfragen versenden, indem die Aktion in den „Warten“-Zustand gesetzt wird. In diesem Fall wird die Anfrage-E-Mail automatisch erneut verschickt** und die Aktion ist dann im Zustand „Warten auf weitere Informationen“, da wir auf externe Informationen (eine Genehmigungsrückmeldung) warten, die im System eingegeben werden müssen, bevor die Aktivität weiter bearbeitet werden kann.

2. Die Aktion als „Kann nicht abgeschlossen werden“ markieren. In diesem Fall wird die/der Besitzer:in des Falls benachrichtigt und muss entscheiden, wie es weitergehen soll – vielleicht wird der Fall überarbeitet oder gänzlich geschlossen.

3. Die Aktion als „Erledigt“ markieren, wodurch die Anfrage manuell als „Genehmigt“ markiert wird. Der Fall kann dann zur nächsten Aktion übergehen.

**Hinweis: Die Genehmigungsanfrage-E-Mail wird wieder von Neuem beginnen, d. h. alle Antragsteller:innen werden erneut kontaktiert. Sollte jemand eine überholte E-Mail anklicken, erhält er/sie eine Nachricht mit der Information, dass DIESE Genehmigungsanfrage nicht mehr gültig ist, da die Details der Anfrage sich geändert haben könnten.

Zu wenige Genehmigende

Falls ein:e Agent:in weitere Genehmigende hinzufügen muss oder noch gar keine hinterlegt sind (oder Veränderungen nötig sind, die dazu führen, dass die Genehmigungsanfragen erneut verschickt werden müssen), muss die/der Agent:in eine Genehmigungsaktion im Zustand „Zu erledigen“ aufnehmen. Sobald die/der Agent:in die nötigen Änderungen durchgeführt oder die fehlenden Genehmigenden hinzugefügt hat, muss die Aktion in den „Warten“-Zustand versetzt werden. Sobald das gemacht wurde, wird die Genehmigungsanfrage automatisch verschickt und die Aktion wird als „Warten auf weitere Informationen“ markiert, da externe Informationen benötigt werden, um fortzufahren.

Hinweis: Während eine Genehmigungsaktion als „Zu erledigen“ oder „In Arbeit“ markiert ist, können externe Beteiligte, die Genehmigungsanfragen erhalten haben, WEDER zustimmen noch ablehnen. Sie erhalten stattdessen eine Nachricht mit der Information, dass der jeweilige Auftrag gerade bearbeitet wird. Arbeitsmanager-Agent:innen MÜSSEN die Aktion wieder als „Warten auf weitere Informationen“ markieren, sobald der Genehmigungszyklus fortgesetzt werden soll.

Falls das Zeitfenster für eine Genehmigungsanfrage abläuft ...

Ein weiteres potenzielles Szenario wäre, dass die Genehmigungsaktion automatisch geschlossen wird, weil keine/zu wenige Antworten innerhalb des gewählten Zeitraums eingegangen sind. In diesem Fall wird die Aktion automatisch als „Erledigt“ markiert und der Fall läuft weiter. In diesem Fall muss kein:e Arbeitsmanager-Agent:in die Aktion überarbeiten, obwohl die geschlossene Aktion immer manuell mit einem Klick geöffnet werden kann.