E-Mails verfassen
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Sie können eine neue E-Mail auf der Registerkarte „E-Mail“ eines Arbeitselements schreiben.
Sie können eine E-Mail als Entwurf speichern, den Zeitpunkt für den Versand einer E-Mail festlegen und eine E-Mail sofort versenden.
Beachten Sie, dass Sie keine E-Mail senden können, die die im Builder eingestellte Größe überschreitet.
Sobald eine E-Mail verschickt wurde, erscheint sie im Verlauf, wo Sie sehen können, wer sie verfasst hat und wann sie verfasst und verschickt wurde. Zudem können Sie den Inhalt der E-Mail sehen, wenn Sie diese erweitern. Sie können auch auf die E-Mail antworten und sie weiterleiten, erweitern oder ausdrucken.
Sie können eine ganz neue E-Mail verfassen, ohne dass der jeweilige Arbeitsauftrag ihnen zugewiesen sein muss.
Sie können E-Mails von dem Verlauf aus beantworten / weiterleiten, indem Sie auf die verfügbaren Links klicken. Diese Schaltflächen werden aktiviert, wenn Sie mit der Maus über den E-Mail-Bereich fahren.
Das Systemverhalten für die Eingabe von E-Mail-Adressen ist wie folgt:
Beim Versenden einer neuen E-Mail wird die Empfänger-Adresse im Abschnitt ‚Kontakte‘ standardmäßig auf die Adresse des Primärkontakts gesetzt. Die Cc Adresse wird auch standardmäßig auf die im Ccs-Abschnitt eingegebenen E-Mail-Adressen gesetzt.
Wenn mehr als eine mögliche Absender-E-Mail-Adresse konfiguriert ist, füllt das System die Standard-E-Mail-Adresse aus (die im Builder als Standard konfiguriert ist) und zeigt eine Dropdown-Liste an, aus der die alternativen Adressen ausgewählt werden können.
Diese Standardregeln für Standard- und vorgeschlagene Adressen können für Empfänger, Cc und Bcc für Fälle und Aktionen in der Builder-Konfiguration außer Kraft gesetzt werden. Adressen, die als Standard eingestellt sind, werden automatisch eingesetzt (es können mehrere Adressen auf diese Weise eingestellt werden). Adressen, die nicht als Standard eingestellt sind, können durch Klicken auf die Schaltfläche An/ Cc/ Bcc-Adresse schnell ausgewählt werden.
Wenn Sie in nach AdressatInnen, CC- und BCC-Kontakten suchen, können Sie nur Kontakte der Firma aufrufen, der der Arbeitsauftrag zugeordnet ist. Allerdings können Sie auch manuell die E-Mail-Adresse eines Kontakts einer anderen Firma eingeben.
Anmerkung: Die Absenderadresse wird beim Verfassen einer E-Mail immer im Abschnitt-E-Mail-Zusammenstellung angezeigt. Dadurch wird sichergestellt, dass der Absender beim Versenden von E-Mails aus einem bestimmten Arbeitsauftrag immer eine Sicht auf die E-Mail-Adresse hat, die als Absender verwendet wird.
Achtung: Sie können nur die E-Mail-Adressen von Kontakten aus Unternehmen sehen, auf die Sie Zugriff haben. Sie können jedoch eine beliebige E-Mail-Adresse manuell eingeben. Diese Berechtigungen können im Builder konfiguriert werden, klicken Sie hier für weitere Informationen.
Beim Verfassen von E-Mails können Sie ganz einfach E-Mail-Adressen zwischen den Empfänger/Cc/Bcc-Adressen kopieren, indem Sie das ‘‘Kopieren’’-Symbol verwenden, das angezeigt wird, wenn Sie in das entsprechende Adressfeld klicken.
Wenn Sie eine E-Mail versenden, die neue E-Mail-Adressen enthält (d.h. nicht mit bestehenden Kontakten verknüpft ist), zeigt das System ein Popup-Fenster an, in dem Sie dem Nutzer erlauben, diese als neue Kontaktdatensätze anzulegen.
Wenn es E-Mail-Adressen gibt, für die Sie keinen neuen Datensatz erstellen möchten, fahren Sie einfach mit der Maus über die Zeile und klicken Sie auf das Löschen-Symbol. Zusätzlich gibt es ein Kontrollkästchen ‘‘Dies nicht mehr anzeigen’’, das, wenn es angeklickt wird, sicherstellt, dass Ihnen dieser Popup für nachfolgende neue E-Mail-Adressen nicht mehr angezeigt wird (dies kann im Abschnitt Nutzerprofil zusammen mit den Einstellungen für die E-Mail-Signatur wieder eingeschaltet werden).
Über die E-Mail-Symbolleiste können Sie:
Zugriff auf die Symbolleiste zur Formatierung des E-Mail-Textes
Die Symbolleiste zur Formatierung des E-Mail-Textes anheften
Einen vordefinierten Text einfügen.
Stellen Sie die Wichtigkeit der E-Mail als hoch ein
Wenn Sie auf das Symbol für die Formatierung des E-Mail-Textes klicken, erhalten Sie Formatierungsoptionen für den Haupttext der E-Mail.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Symbolleiste für die Formatierung des E-Mail-Textes anzuheften.
Die Symbolleiste zur Formatierung des E-Mail-Textes bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
Die Schriftart auswählen
Die Schriftgröße auswählen
Den Text fett, kursiv machen und unterstreichen lassen
Vorherige Änderungen rückgängig machen (auch mit Strg + Z möglich)
Vorherige Änderungen wiederholen (auch mit Strg + Umschalt + Z möglich)
Den gesamten Bildschirm erweitern
Die Hintergrundfarbe auswählen
Die Textfarbe auswählen
Die Textausrichtung auswählen
Eine nummerierte Liste hinzufügen
Eine Aufzählung hinzufügen
Text-Inline-Möglichkeiten- Möglichkeit, den Texteinzug zu erhöhen oder zu verringern
Eine horizontale Linie einfügen
Zeilengröße anpassen
Inlinestil auswählen
Formatieren der Zellenvorlage
Einen durchgestrichenen Text hinzufügen (auch durch Markieren des Textes und Strg + S möglich)
Tief- oder hochgestelltes Zeichen einfügen
Hinzufügen von Sonderzeichen
Einen Link einfügen
Eine Tabelle einfügen
Ein Bild einfügen
Sie haben auch die Möglichkeit, eine Liste von Tastaturkürzeln anzuzeigen
Wenn Sie eine E-Mail verfassen (entweder als E-Mail-Vorlage in Builder oder als neue/beantwortende/weiterleitende E-Mail in Work Items in Work Manager), werden Ihre Schrifteinstellungen (d. h. Schriftart und -größe), die zuletzt verwendete Schriftart und -größe als Schriftart für das Schreiben von Inhalten gespeichert, so dass Sie diese nicht erneut einstellen müssen.
Diese Werte werden im Benutzerprofil gespeichert, so dass sie zwischen der Verwendung von Builder und Work Manager bestehen bleiben.
Dies gilt nur für den Anfang der E-Mail, die gerade verfasst wird. Wenn der Benutzer auf einen bereits vorhandenen Inhalt weiter unten in der E-Mail klickt, werden der Schriftstil und die Schriftgröße, die bereits für diesen Inhalt verwendet wurden, verwendet. Siehe Hinweis für weitere Details. Als Teil dieser Änderung wurden Inkonsistenzen bei „neuen Leerzeilen" für E-Mails behoben - beim Schreiben einer neuen E-Mail werden immer 2 Leerzeilen am Anfang der E-Mail eingefügt.
Beachten Sie, dass die Schriftart für vorgefertigte Texte und Vorlagen die Schriftart verwendet, die bei der Erstellung eingestellt wurde.
Die Schriftart und -größe, die verwendet wird, wenn ein Benutzer eine E-Mail verfasst, hängt davon ab, ob er auf einen bereits vorhandenen Inhalt klickt. Die Logik, welche Schriftarten verwendet werden, ist wie folgt und wird durch die neue automatische Einfügung von zwei Leerzeilen am Anfang jeder neuen E-Mail beeinflusst:
1. automatisch eingefügte Zeile: verwendet die vom Benutzer gespeicherten Schrifteinstellungen aus seiner letzten E-Mail.
2. automatisch eingefügte Zeile. Dies ist immer als Arial - 10 eingestellt.
Nachfolgende E-Mail-Inhalte können aus folgenden Quellen stammen: -Vorherige E-Mails in der E-Mail-Kette
Inhalt der E-Mail-Vorlage
Inhalt der E-Mail-Signatur Schriftart und -größe in diesen Abschnitten werden von dem bereits vorhandenen Inhalt übernommen, je nachdem, wo der Benutzer klickt.
Sie können Informationen aus externen Dokumenten, z.B. Excel-Tabellen und Inhalten von Word-Dokumenten, sowie HTML-Informationen von Webseiten in E-Mails kopieren/einfügen.
Wenn Sie mehr Bildschirmfläche für die Anzeige von E-Mails reservieren möchten, können Sie die verfügbare Pop-Out-Funktion verwenden.
Mit der Einstellung "Senden rückgängig machen" können Sie den Versand Ihrer E-Mails zeitlich verzögern. Sie haben damit die Möglichkeit, den Versand einer E-Mail abzubrechen oder eine E-Mail zu überprüfen, bevor sie gesendet wird.
Sie können in den Benutzereinstellungen eine Zeit für das Rückgängigmachen des Sendens einstellen.
Wenn eine Zeit für das Rückgängigmachen des Sendens eingestellt ist, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie das Senden der E-Mail abbrechen können.
Zusätzlich haben Sie bei der Einstellung einer Sendeverzögerung die Möglichkeit, eine E-Mail "Jetzt" auf der Zeitachse zu senden, die die Zeitverzögerung aus der Sendeverzögerungs-Konfiguration außer Kraft setzt. Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit, das Senden der E-Mail ganz abzubrechen.
Wenn ein Sendezeitpunkt für "Rückgängig" eingestellt ist, werden E-Mails auf der Seite Postausgang mit dem Sendestatus "Warteschlange" angezeigt.
Sie können für alle E-Mail-Arten (eingehend/ausgehend/abgebrochen/gescheitert/geplant) die .eml-Datei herunterladen. Dies können Sie von verschiedenen Seiten des Builders machen: Arbeitsauftragsseite, Komm- & Verlaufabschnitt, Posteingang, Gesendete E-Mails.
Bitte beachten Sie: Wenn die E-Mail, die Sie herunterladen wollen, Anhänge hat, die bereits manuell von einem Nutzer gelöscht wurden (z.B. Aufgrund der vertraulichen Inhalte der Dokumente), dann wird die .eml-Download-Option für diese E-Mail nicht verfügbar sein - das System wird eine Nachricht anzeigen, in der erklärt wird, wieso die E-Mail nicht heruntergeladen werden kann.
