Erstellen neuer verknüpfter Arbeitsaufträge

Überblick

Wenn Sie innerhalb eines Falls oder eines Tickets einen neuen Fall oder ein neues Ticket erstellen, führt dies zu einer „verknüpften“ Beziehung zwischen den beiden Arbeitsaufträgen.

Arbeitsaufträge mit „verknüpften“ Beziehungen bleiben mit den ursprünglichen Fällen/Tickets verknüpft, sind aber komplett unabhängig, befolgen ihre eigene Konfiguration und können auch schon vor dem anderen Arbeitsauftrag abgeschlossen werden. Das ist nützlich, damit das Fälligkeitsdatum des ursprünglichen Falls/Tickets nicht vom Abschluss eines untergeordneten Auftrags abhängig ist (der vielleicht von einer anderen Abteilung durchgeführt wird).

Sie können verknüpfte Arbeitsaufträge in der „Verknüpfte Arbeitsaufträge“-Registerkarte auf dem Arbeitsauftrag-Bildschirm aufrufen. Das erleichtert Ihnen den Überblick über eine Gruppe von Arbeitsaufträgen.

Bitte beachten Sie, dass nur Fälle und Tickets „verknüpft“ werden können. Wenn Sie einen Arbeitsauftrag mit einem anderen verknüpfen, der wiederum mit einem anderen zusammengeführt, aufgeteilt oder in einen Fall umgewandelt wird, sind die daraus resultierenden Arbeitsaufträge ebenfalls mit dem ursprünglichen Arbeitsauftrag verknüpft.

Zum Beispiel:

• Ein Ticket ist mit einem anderen Arbeitsauftrag verknüpft, und dieses Ticket wird dann mit einem anderen Auftrag zusammengeführt. Der daraus resultierende zusammengeführte Arbeitsauftrag ist dann auch mit dem ursprünglichen Arbeitsauftrag verknüpft.

• Ein Ticket ist mit einem anderen Arbeitsauftrag verknüpft, und dieses Ticket wird in mehrere Tickets aufgeteilt. Die daraus resultierenden Tickets sind dann auch jeweils mit dem ursprünglichen Arbeitsauftrag verknüpft.

• Ein Ticket ist mit einem anderen Arbeitsauftrag verknüpft, und dieses Ticket wird später in einen Fall umgewandelt. Der daraus resultierende Fall ist dann auch mit dem ursprünglichen Arbeitsauftrag verknüpft.

Ein verknüpftes Ticket erstellen

Um ein verknüpftes Ticket von einem schon existierenden Fall oder Ticket aus zu erstellen, dann klicken sie auf den ‚+ Arbeitsauftrag‘ Link und wählen Sie die ‚Ticket‘-Möglichkeit vom Dropdown-Menü aus.

In dem darauffolgenden Pop-Up können Sie auf zwei verschiedene Arten nach dem neuen Ticket-Prozess filtern:

• Indem Sie nach einer E-Mail-Route suchen — Sie können die E-Mailbox-Adresse angeben, an die Personen normalerweise E-Mails senden würden, um Arbeitsaufträge zu erstellen. Meist repräsentiert die E-Mail-Mailbox einen gewissen Bereicht des Unternehmens, in dem Sie den neuen Arbeitsauftrag erstellen wollen. Wir haben eine Funktion hinzugefügt, mit der Sie nach der Mailbox suchen und sofort den Ticket-Prozess, von dem Sie auswählen, einschränken können. Durch die Auswahl einer Mailbox werden Dropdown-Möglichkeiten herausgefiltert, bei denen nur Prozesse angezeigt werden, die mit dieser Mailbox verlinkt sind.

• Indem Sie einen Kunden, Vertrag, eine Dienstleistung oder einen Ticketprozess zum Starten auswählen (diese werden in Werten vorbelegt, wenn nur eine Option zur Auswahl steht).

Bitte beachten Sie, dass die Verfügbarkeit des Tickets von den Befugnissen im Builder abhängt. Zusätzlich werden Sie auch nur einen Ticket-Prozess von einer E-Mail-Route auswählen können, wenn diese im Builder aktiviert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen). Sie werden nur den Ticket-Prozess im Testmodus auswählen können, wenn die E-Mail-Route für diesen Ticket-Prozess im Testmodus zum Start konfiguriert wurde.

Sie können die folgenden Einstellungen für das Ticket einstellen:

Titel	Sie können den Titel des neuen Tickets bearbeiten
Beschreibung	Sie können die Beschreibung des neuen Tickets bearbeiten
Kategorie & Unter-Kategorie	Sie müssen die Kategorie & Unter-Kategorie des neuen Tickets auswählen
Fälligkeitsdatum überschreiben	Wenn Ihr System so konfiguriert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen), dann können Sie „Fälligkeitsdatum überschreiben“ für das neue Ticket, das Sie erstellen, auswählen.
Fehler kopieren	Sie können bestehende Fehler vom ursprünglichen Fall/Ticket in das neu erstellte Ticket kopieren. Allerdings werden Updates, die Sie in dem neuen verknüpften Ticket an den Fehlern vornehmen, NICHT in den Fehlern im ursprünglichen Ticket/Fall erscheinen.
Dateien kopieren	Sie können bestehende Dateien (inklusive Tags und Datei-Notizen) vom ursprünglichen Fall/Ticket in das neu erstellte Ticket kopieren. Allerdings werden Updates, die Sie in dem neuen verknüpften Ticket an den Dateien vornehmen, NICHT in den Dateien im ursprünglichen Ticket/Fall erscheinen.
Links kopieren	Sie können bestehende Links (inklusive Tags und Link-Notizen) vom ursprünglichen Fall/Ticket in das neu erstellte Ticket kopieren. Allerdings werden Updates, die Sie in dem neuen verknüpften Ticket an den Links vornehmen, NICHT in den Links im ursprünglichen Ticket/Fall erscheinen.
Benutzerdefinierte Daten kopieren	Sie können bestehende benutzerdefinierte Daten (z. B. benutzerdefinierte Feldtypen) vom ursprünglichen Fall/Ticket in das neu erstellte Ticket kopieren. Allerdings werden Updates, die Sie in dem neuen verknüpften Ticket an den benutzerdefinierten Daten vornehmen, NICHT in den benutzerdefinierten Daten im ursprünglichen Ticket/Fall erscheinen.
Arbeitsauftrags-Kommunikationen kopieren	Arbeitsauftrags-Kommunikationen kopieren Sie können Arbeitsauftrags-Kommunikationen, z.B. E-Mails (darunter E-Mail-Anhänge) und Notizen von dem OriginalFall/-Ticket und dem neuen Ticket, das sie erstellen, kopieren. Beachten Sie, dass Sie beim Kopieren von Kommunikationen nicht nur die Kommunikationen des ursprünglichen Arbeitsauftrags kopieren, sondern auch die Kommunikationen von Arbeitsaufträgen, die mit dem ursprünglichen Arbeitsauftrag in Verbindung stehen, z. B. seine Aktionen, wenn es sich um einen Fall handelt, oder das übergeordnete/untergeordnete Ticket, wenn es von einem geteilten Ticket stammt. Beachten Sie auch, dass Aktualisierungen der Kommunikation im neuen verknüpften Ticket NICHT die Kommunikation im ursprünglichen Ticket/Vorgang aktualisieren, aus dem es erstellt wurde. Weitere Informationen über verknüpfte Arbeitsaufträge finden Sie hier.
Automatisierte E-Mails senden	Automatisierte E-Mails senden Sie können automatische System-E-Mails an Kontakte senden, die als Hauptkontakt, Antragsteller oder Betreff gekennzeichnet sind.
Kontakte hinzufügen	Wenn die Befugnisse im Builder so konfiguriert sind, dann können Sie mehrere verschiedene Kontakte zu einem neuen Ticket hinzufügen und die Tags zwischen Ihnen teilen.
Alles auswählen	Sie können alle oben beschriebenen Optionen auswählen.

Klicken Sie dann auf ‚Erstellen‘. Eine neue Verknüpfung zum verknüpften Ticket wird im ‚Verknüpft‘-Tab erscheinen.

Einen neuen verknüpften Fall erstellen

Ein verknüpfter Fall ist ein Fall, der mit einem Fall oder Ticket verwandt ist, dessen Elternfall allerdings unabhängig ist. Dies ist nützlich, wenn das Fälligkeitsdatum des Elternfalls nicht abhängig vom Abschließen von Unterfällen ist (beispielsweise von einer anderer Abteilung).

Um einen verknüpften Fall von einem schon existierenden Fall oder Ticket aus zu erstellen, dann klicken sie auf den ‚+ Arbeitsauftrag‘ Link und wählen Sie die ‚ Fall-Möglichkeit vom Dropdown-Menü aus.

In dem darauffolgenden Pop-Up können Sie auf zwei verschiedene Arten nach dem neuen Fall-Prozess filtern:

• Indem Sie nach einer E-Mail-Route suchen — Sie können die E-Mailbox-Adresse angeben, an die Personen normalerweise E-Mails senden würden, um Arbeitsaufträge zu erstellen. Meist repräsentiert die E-Mail-Mailbox einen gewissen Bereicht des Unternehmens, in dem Sie den neuen Arbeitsauftrag erstellen wollen. Wir haben eine Funktion hinzugefügt, mit der Sie nach der Mailbox suchen und sofort den Fall-Prozess, von dem Sie auswählen, einschränken können. Durch die Auswahl einer Mailbox werden Dropdown-Möglichkeiten herausgefiltert, bei denen nur Prozesse angezeigt werden, die mit dieser Mailbox verlinkt sind.

• Indem Sie einen Kunden, Vertrag, eine Dienstleistung oder einen Fallprozess zum Starten auswählen (diese werden in Werten vorbelegt, wenn nur eine Option zur Auswahl steht).

Bitte beachten Sie, dass die Verfügbarkeit des Fall von den Befugnissen im Builder abhängt. Zusätzlich werden Sie auch nur einen Fall-Prozess von einer E-Mail-Route auswählen können, wenn diese im Builder aktiviert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen). Sie werden nur den Fall-Prozess im Testmodus auswählen können, wenn die E-Mail-Route für diesen Fall-Prozess im Testmodus zum Start konfiguriert wurde.

Sie können die folgenden Einstellungen für das Fall einstellen:

Titel	Sie können den Titel des neuen Fall bearbeiten
Beschreibung	Sie können den Titel des neuen Fall bearbeiten
Zeitplan	Wenn Ihr System so konfiguriert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen), dann müssen Sie einen Zeitplan für den neuen Fall, den Sie erstellen, auswählen.
Fälligkeitsdatum überschreiben	Wenn Ihr System so konfiguriert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen), dann können Sie „Fälligkeitsdatum überschreiben“ für den neuen Fall, den Sie erstellen, auswählen.
Fehler kopieren	Sie können bestehende Fehler vom ursprünglichen Fall/Ticket in den neu erstellten Fall kopieren. Allerdings werden Updates, die Sie in dem neuen verknüpften Fall an den Fehlern vornehmen, NICHT in den Fehlern im ursprünglichen Ticket/Fall erscheinen.
Dateien kopieren	Sie können bestehende Dateien (inklusive Tags und Datei-Notizen) vom ursprünglichen Fall/Ticket in den neu erstellten Fall kopieren. Allerdings werden Updates, die Sie in dem neuen verknüpften Fall an den Dateien vornehmen, NICHT in den Dateien im ursprünglichen Ticket/Fall erscheinen.
Links kopieren	Sie können bestehende Links (inklusive Tags und Link-Notizen) vom ursprünglichen Fall/Ticket in den neu erstellten Fall kopieren. Allerdings werden Updates, die Sie in dem neuen verknüpften Fall an den Links vornehmen, NICHT in den Links im ursprünglichen Ticket/Fall erscheinen.
Benutzerdefinierte Daten kopieren	Sie können bestehende benutzerdefinierte Daten (z. B. benutzerdefinierte Feldtypen) vom ursprünglichen Fall/Ticket in den neu erstellten Fall kopieren. Allerdings werden Updates, die Sie in dem neuen verknüpften Fall an den benutzerdefinierten Daten vornehmen, NICHT in den benutzerdefinierten Daten im ursprünglichen Ticket/Fall erscheinen.
Arbeitsauftrags-Kommunikationen kopieren	Arbeitsauftrags-Kommunikationen kopieren Sie können Arbeitsauftrags-Kommunikationen, z.B. E-Mails (darunter E-Mail-Anhänge) und Notizen von dem OriginalFall/-Ticket und dem neuen Ticket, das sie erstellen, kopieren. Beachten Sie, dass Sie beim Kopieren von Kommunikationen nicht nur die Kommunikationen des ursprünglichen Arbeitsauftrags kopieren, sondern auch die Kommunikationen von Arbeitsaufträgen, die mit dem ursprünglichen Arbeitsauftrag in Verbindung stehen, z. B. seine Aktionen, wenn es sich um einen Fall handelt, oder das übergeordnete/untergeordnete Ticket, wenn es von einem geteilten Ticket stammt. Beachten Sie auch, dass Aktualisierungen der Kommunikation im neuen verknüpften Fall NICHT die Kommunikation im ursprünglichen Ticket/Vorgang aktualisieren, aus dem es erstellt wurde. Weitere Informationen über verknüpfte Arbeitsaufträge finden Sie hier.
Kontakte hinzufügen	Kontakte hinzufügen Wenn die Befugnisse im Builder so konfiguriert sind, dann können Sie mehrere verschiedene Kontakte zu einem neuen Fall hinzufügen und die Tags zwischen Ihnen teilen.

Klicken Sie dann auf ‚Erstellen‘. Eine neue Verknüpfung zum verknüpfen Fall wird im ‚Verknüpft‘-Tab erscheinen.