Berichte
Überblick
Enates Arbeitsmanager bietet Ihnen nun die Möglichkeit integrierter Berichterstattung mithilfe von Microsofts Power BI Berichtsplattform, die Ihnen viele zusätzliche Informationen zur Verfügung stellt, mit denen Sie neue Erkenntnisse erzielen und Ihre Arbeitsabläufe unterstützen können.
Sie bekommen:
standardmäßige, gebrauchsfertige Berichte basierend auf Enate-Daten. Ihre NutzerInnen-Rolle ist ausschlaggebend dafür, welche Standardberichte Sie sehen können.
die Möglichkeit, die Standardberichte zu bearbeiten und Ihre eigenen maßgeschneiderten Berichte zu erstellen.
die Möglichkeit, Ihre Maßgeschneiderten Berichte zu speichern, um sie später leicht wiederzufinden.
die Möglichkeit, Ihre Berichte mit anderen zu teilen, die sie brauchen könnten.
TeamleiterInnen oder NutzerInnen mit der Erlaubnis „kann Berichte bearbeiten“ bekommen auch Zugriff auf erweiterte Optionen, mit denen sie neue Bildmaterialien erstellen oder bestehende löschen und Karten erstellen und löschen können.
Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr zu erfahren:
Bitte beachten Sie, dass die Daten, die Berichten bei ihrer Erstellung zugewiesen werden, aktuell der jeweiligen Zeitzone der koordinierten Weltzeit (UTC) entsprechen. Außerdem werden Berichtsdaten nicht ständig aktualisiert, sondern in regelmäßigen, geplanten Intervallen (Berichte enthalten einen Zeitstempel mit „zuletzt aktualisiert“). Des Weiteren sind Berichte aktuell nur auf Englisch verfügbar. Zu guter Letzt, Informationen zu geschlossenen Arbeitsaufträgen werden nur für einen Zeitrahmen von einem Jahr angezeigt. Geöffnete/Laufende Arbeitsaufträge zeigen Informationen zum gesamten Bearbeitungszeitrahmen an, selbst wenn dieser länger als ein Jahr andauert.
Auf Berichte zugreifen
Sie können von einem ganz neuen Abschnitt in der Navigationsleiste aus auf den Arbeitsmanager zugreifen.
Mit einem Klick auf den Hauptlink öffnen Sie die Seite „Berichte“ mit dem automatischen Standardbericht je nachdem, welche Rolle Sie haben. TeamleiterInnen wird automatisch die Bericht „Team-Ansicht“ angezeigt, Teammitgliedern hingegen der Bericht NutzerInnen-Übersicht.
Wenn Sie über dem Link zu den Berichten schweben, wird Ihnen eine Liste der Berichte angezeigt, auf die Sie Zugriff haben. Diese ist in mehrere Abschnitte gegliedert:
Standardberichte– hier finden Sie standardmäßige, gebrauchsfertige Berichte zu den Daten, die Ihrer Rolle entsprechen. Ihre NutzerInnen-Rolle ist ausschlaggebend dafür, welche Standardberichte Sie sehen können – üblicherweise können Sie als Teammitglied auf den Bericht„NutzerInnen-Übersicht“ zugreifen, in dem Daten über Ihre Arbeit angezeigt werden. Falls Sie TeamleiterIn sind, haben Sie zudem Zugriff auf den Bericht „Team-Ansicht“, in dem Daten zur Arbeit Ihres gesamten Teams abgebildet werden.
Meine Berichte – hier finden Sie Berichte, die Sie personalisiert und als neue Berichte abgespeichert haben.
Mit mir geteilt – diese Berichte können benutzerdefinierte oder Standardberichte sein, die jemand mit Ihnen geteilt hat.
Berichte werden alphabetisch sortiert, und Sie können bestimmte Berichte als Favoriten markieren. Ihre Favoriten erscheinen in der Liste vor den nicht hervorgehobenen Berichten.
Überblick über Berichtstrukturen
Wenn Sie einen Bericht öffnen, sehen Sie ganz oben zunächst den Namen des Berichts und wann er zuletzt aktualisiert wurde.
Mit einem Klick auf „Alle Berichte“ öffnet sich die Liste der Berichte, auf die Sie Zugriff haben. Diese ist in mehrere Abschnitte gegliedert:
Standardberichte – das sind standardmäßige, gebrauchsfertige Berichte zu den Daten, die Ihrer Rolle entsprechen.
Meine Berichte – hier finden Sie Berichte, die Sie personalisiert und als neue Berichte abgespeichert haben.
Mit mir geteilt – diese Berichte können benutzerdefinierte oder Standardberichte sein, die jemand mit Ihnen geteilt hat.
Sie können personalisierte Berichte abspeichern, indem Sie auf „Speichern als“ klicken. Mit einem Klick auf „Teilen“ können Sie außerdem Berichte teilen.
Berichte enthalten meist verschiedene Karten, die schlagzeilenartige Informationen enthalten, und einige Abbildungen.
Auf welche Datenfelder Sie zugreifen können, hängt davon ab, auf welche Berichte Sie zugreifen können – jeder Bericht hat seine eigenen Datenfelder. Wenn Sie Zugriff auf einen Bericht haben, können Sie auch auf alle Datenfelder darin zugreifen. Um ein Beispiel zu nennen: Der Bericht „NutzerInnen-Übersicht“ und alle Berichte, die darauf basieren, enthalten Daten über Sie und Ihre Arbeit. Im Vergleich zeigen der Bericht „Team-Ansicht“ oder, auch hier, alle Berichte, die darauf basieren, Daten zum Ihrem Team und der Arbeit, die es in Ihrem Unternehmen macht, an.
Falls Sie einen oder mehrere Ihrer benutzerdefinierten Feldtypen in Ihren Berichten sehen möchten, bitten Sie Ihre/n AdministratorIn, den Enate KundInnenservice zu kontaktieren, damit wir diese Änderung für Sie vornehmen können.
Alle NutzerInnen haben die Möglichkeit, Berichte zu personalisieren, damit genau die Daten angezeigt werden, die sie/er haben möchte. Dazu können Sie zum Beispiel Filter anwenden oder die Datenfelder anpassen. Im Abschnitt „Berichte personalisieren“ finden Sie weitere Informationen über Ihre Optionen.
Wenn Ihnen die Erlaubnis „Kann Berichte personalisieren“ erteilt wurde, können Sie den Modus „Erweitert“ anklicken und erhalten Zugriff auf erweiterte Bearbeitungsoptionen, in denen alle standardgemäßen Personalisierungsoptionen enthalten sind sowie die Möglichkeit, neue Abbildungen und Karten jeweils zu erstellen und zu löschen.
Berichte personalisieren
Alle NutzerInnen können Berichte personalisieren und sich die gewünschten Daten anzeigen lassen.
Oben gibt es einige Filter-Optionen, die Sie auf den Bericht anwenden können. Sie können den Bericht nach BenutzerInnen, Kontakten und so weiter filtern und sogar nach bestimmten Fällen oder Tickets (unter der Prozess-Auswahlliste) und gewissen Warteschlangen oder Arbeit in einem bestimmten Status filtern. Wenn Sie die Filter entfernen möchten, klicken Sie auf den Hauptbutton für die Filter und scrollen runter, wo Sie den Link „Filter entfernen“ finden.
Wenn Sie über einer Abbildung schweben, werden Ihnen auch weitere Bearbeitungsoptionen angezeigt. Über Links in der Kopfzeile können Sie spezifizieren und weitere Filter anwenden.
Mit einem Klick auf den Link „Personalisieren“ sehen Sie viele weitere Optionen, die Sie ausprobieren können. Sie können die Art der Visualisierung ändern, um Daten anders darzustellen, oder die Datenfelder in der Abbildung ändern. Auf welche Datenfelder Sie zugreifen können, hängt davon ab, auf welche Berichte Sie zugreifen können – jeder Bericht hat seine eigenen Datenfelder. Wenn Sie Zugriff auf einen Bericht haben, können Sie auch auf alle Datenfelder darin zugreifen.
Um ein Beispiel zu nennen: Der Bericht „NutzerInnen-Übersicht“ und alle Berichte, die darauf basieren, enthalten Daten über Sie und Ihre Arbeit. Im Vergleich zeigen der Bericht „Team-Ansicht“ oder, auch hier, alle Berichte, die darauf basieren, Daten zum Ihrem Team und der Arbeit, die es in Ihrem Unternehmen macht, an.
Falls Sie einen oder mehrere Ihrer benutzerdefinierten Feldtypen in Ihren Berichten sehen möchten, bitten Sie Ihre/n AdministratorIn, den Enate KundInnenservice zu kontaktieren, damit wir diese Änderung für Sie vornehmen können.
Sie können individuelle Abbildungen auch in Excel-Dateien exportieren. Es gibt auch die Option „Fokus“, mit der Sie einen gezielten Blick auf eine Abbildung werfen können. Des Weiteren können Sie sich die zugrunde liegenden Daten auch in einer Tabelle anzeigen lassen.
Ihre Änderungen können jeder Zeit leicht rückgängig gemacht werden, indem Sie zur vorigen Ansicht zurückkehren.
Über diesen Link erfahren Sie mehr über die Bearbeitungsoptionen, die Sie mit Microsofts Power BI Dokumentation haben:
Sie können personalisierte Berichte abspeichern, indem Sie auf „Speichern als“ klicken, damit Sie ihn später leichter finden. Mit einem Klick auf „Teilen“ können Sie außerdem Berichte teilen.
Einen Bericht speichern
Sie können Ihren personalisierten Berichte abspeichern, damit Sie ihn später leichter finden, indem Sie auf „Speichern als“ klicken.
Je nachdem, wer den Bericht ursprünglich erstellt hat, gibt es verschiedene Wege, einen Bericht zu speichern:
Wenn Sie Änderungen an einem Bericht vorgenommen haben, den jemand anderes erstellt hat, müssen Sie diese neue Version als neuen Bericht abspeichern (die Option „als neuen Bericht abspeichern“ wird automatisch für Sie angewählt), weil der Bericht nicht von Ihnen stammt.
Wenn Sie Änderungen an einem Bericht vorgenommen haben, den Sie erstellt haben (und der Bericht im Abschnitt „Meine Berichte“ aufscheint), haben Sie folgende Optionen:
Sie können den bestehenden Bericht aktualisieren, indem Sie auf „Speichern als“ klicken und die Option „Als neuen Bericht abspeichern“ abwählen.
Sie können die Datei als einen neuen Bericht abspeichern, indem Sie auf „Speichern als“ klicken und die Option „Als neuen Bericht abspeichern“ anwählen.
Sobald Sie „Bestätigen“ auswählen, erscheint der gespeicherte Bericht im Abschnitt „Meine Berichte“, auf den Sie von der Hauptnavigationsleiste oder in Ihrer Berichteliste auf Ihrer Seite „Berichte“ zugreifen können. Alle gespeicherten Berichte erscheinen dort.
Erweiterter Modus
Zusätzlich zu all den oben genannten Personalisierungsoptionen für Berichte haben TeamleiterInnen oder Personen, für die die Option „Kann Berichte personalisieren“ aktiviert wurde, auch Zugriff auf erweiterte Bearbeitungsoptionen.
Damit können Sie Abbildungen in Berichten löschen oder ganz neue erstellen, anstatt nur die Möglichkeit zu haben, bestehende zu bearbeiten. Zudem können sie dadurch Karten erstellen und löschen, die schlagzeilenartige Informationen enthalten.
Ihre Änderungen können jeder Zeit leicht rückgängig gemacht werden, indem Sie zur vorigen Ansicht zurückkehren.
Über diesen Link erfahren Sie mehr über die erweiterten Option, die Sie mit Microsofts Power BI Dokumentation haben:
Einen Bericht teilen
Sie können Berichte auch mit anderen NutzerInnen teilen, indem Sie auf die Option „Teilen“ klicken und die NutzerInnen auswählen, mit denen Sie den Bericht teilen möchten.
Die/der jeweilige NutzerIn wird den Bericht dann im Abschnitt „Geteilte Berichte“ vorfinden.
Bitte beachten Sie, dass Sie Berichte nur mit anderen teilen können, die die Erlaubnis haben, all die Daten in diesem Bericht zu sehen.
Sie können den URL-Link zu einem Bericht auch kopieren, wenn Sie den Bericht in einer anderen App teilen möchten.
Berichte, die mit Ihnen geteilt wurden, werden Ihnen in der Liste „Geteilte Berichte“ angezeigt.
Einen Bericht löschen
Wenn es darum geht, Berichte zu löschen, müssen Sie ein paar Dinge beachten.
Sie können alle Berichte löschen, die Sie selbst personalisiert haben, d. h. alle Berichte im Abschnitt „Meine Berichte“.
Sie können alle Berichte löschen, die mit Ihnen geteilt wurden, d. h. alle Berichte im Abschnitt „Geteilte Berichte“. Wenn Sie einen Bericht löschen, der mit Ihnen geteilt wurde, geht er für niemanden sonst verloren.
Sie können keine Standardberichte löschen. Wenn Sie aber einen Standardbericht personalisiert und abgespeichert haben (weshalb er im Abschnitt „Meine Berichte“ erscheint), können Sie diesen personalisierten Bericht löschen (siehe vorhergehender Punkt).
Wenn Sie einen Bericht löschen, den Sie mit jemandem geteilt haben, wird der „ursprüngliche“ Bericht bei Ihnen und bei der/dem anderen NutzerIn gelöscht. Es wird auch niemand mehr über den gespeicherten URL-Link auf diesen Bericht zugreifen können.
Alle Berichte, die Sie selbst löschen, können noch über den gespeicherten URL-Link geöffnet werden.
Verfügbare Standardberichte
Derzeit stellt Enate zwei standardmäßige, gebrauchsfertige Berichte zur Verfügung:
Ihre NutzerInnen-Rolle ist ausschlaggebend dafür, welche Standardberichte Sie sehen können.
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