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Im Abschnitt „Dateien" werden alle Dateien und Links angezeigt, die zu diesem und den zugehörigen Arbeitsaufträgen hinzugefügt wurden, sowie Anhänge für erhaltene und versendete E-Mails.
Alle Dateien/Links für den aktuell offenen Arbeitsauftrag werden oben auf den Dateiregisterkarten angezeigt, und alle Dateien/Links für den zugehörigen Arbeitsauftrag werden in einem separaten Bereich darunter angezeigt. Dateien werden nach Datum/Uhrzeit sortiert, und die am neuesten hochgeladene Datei wird ganz oben angezeigt.
Sie können den Namen, den Dateityp, die Dateigröße, wer die Datei hochgeladen hat, sowie die Referenznummer und den Arbeitsauftrag, dem sie zugehört, sehen. Sie können auch Tags und Notizen sehen, die zur Datei hinzugefügt wurden.
Mit vielen Symbolen können Sie weitere Informationen sehen:
Alle Dateien im Dateien-Tab sind als Anhänge für jegliche E-Mails erhältlich, und Links können zum E-Mail-Text hinzugefügt werden.
Bitte beachten Sie, dass bei einem Upgrade von Versionen vor 2022.3 die Dateien, die direkt an einen Arbeitsauftrag angehängt sind, alle im Abschnitt "Andere Arbeitsaufträge" ohne Referenznummer angezeigt werden. E-Mail-Anhänge für die E-Mails zu diesem Arbeitsauftrag werden jedoch im Abschnitt „Aktuell" angezeigt.
Wenn Ihnen ein Arbeitsauftrag zugewiesen wurde, dann können Sie Dateien/Links im Dateien-Tab hinzufügen. Mehrere Dateien können gleichzeitig hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Upload-Links oben im Fenster, um etwas hochzuladen.
Alternativ können Sie die Dateien auch in die Registerkarte ziehen und dort ablegen.
Standardmäßig können alle Dateitypen hochgeladen werden. Die Dateitypen können jedoch eingeschränkt werden, indem die zulässigen Typen im Abschnitt "Allgemeine Einstellungen" von Builder angegeben werden.
Dateien und Links können verknüpft werden. Verknüpfungen mit Tags sind eine hilfreiche Methode, um Ihren Dateien mehr Struktur zu geben, und es ermöglicht Funktionen wie das automatische Anhängen von Dateien mit bestimmten Tags oder das automatische Verschicken von E-Mails vom System, bis hin zu vorgefertigten Antworten in Mails, die Sie verfassen. Tags ermöglichen es auch externe Automatisierungsroutinen, zu wissen, welche genau Dateien aus einem Arbeitsauftrag entnommen werden sollen.
Das Verknüpfen von Dateien ist zudem eine wichtige Funktion in Prozessen, die Automatisierungstechnologien umfassen. Beispiel: wenn eine spätere, automatisierte Aktion wissen muss, welche der Dateien, die sie Ihrem Fall angehängt haben, die „Rechnungsbestätigung“ ist, können Sie die Datei als solche markieren, dann weiß die automatisierte Technologie – unabhängig vom Dateinamen – welche Datei ausgewählt werden muss. Solche externen Automatisierungstechnologien können auch während des Uploads in Enate zur Verfügung gestellt werden, damit diese später manuell / automatisiert benutzt werden können.
Die verfügbaren Tags werden im Builder festgelegt. Sollten Sie regelmäßig feststellen, dass ein bestimmter Tag nicht auswählbar ist, sprechen Sie bitte mit Ihrem Administrationsteam darüber.
Sie können ein Tag hinzufügen, indem Sie auf das Icon „+“ klicken und einen Tag aus der daraufhin verfügbaren Liste auswählen.
Tags können außerdem auch mehreren Dateien und Links zugleich zugewiesen werden, indem Sie einen oder mehrerer Aufträge auswählen und das Icon verwenden, das dann in der Auswahlleiste oben angezeigt wird.
Enate kann auch beim automatisierten Tagging von E-Mail-Anhängen behilflich sein. Im Abschnitt Marketplace im Enate Builder haben Sie verschiedene Optionen, um Analysetools (von Enate sowie von Dritten) zu erlauben, eingehende E-Mail-Anhänge zu analysieren oder basierend auf deren Inhalt Tags für die Anhänge vorzuschlagen.
Sofern Ihr/e Administrator:in das automatische Tagging aktiviert hat, sehen Sie im Abschnitt „Tag“ zusätzliche Informationen, nämlich Tag-Vorschläge für den Anhang.
Falls die Technologie, die Sie nutzen, sich bei dem Vorschlag sicher genug ist, erscheint der Tag in Grün. Sollten Sie dem Vorschlag zustimmen, müssen Sie nichts unternehmen, aber falls Sie nicht zustimmen, können Sie die Markierung mit einem Klick ändern.
Falls sich die Technologie bei ihrem Vorschlag nicht so sicher ist, sehen Sie einen orangefarbenen Tag. Sollten Sie dem Vorschlag zustimmen, vergessen Sie bitte nicht, ihn zu bestätigen; und ändern Sie andernfalls die Markierung. Mit jedem Mal lernt die Technologie dazu und wird etwas besser darin, Tags vorzuschlagen. Sollte Ihnen auffallen, dass die Technologie regelmäßig falsche Vorschläge macht, sprechen Sie bitte mit Ihre/r Administrator:in darüber, um die Einstellungen zu ändern.
Sobald die Tags hinzugefügt wurden, werden die Dateien/Links für das automatische Hinzufügen zu E-Mails mit den passenden Tags freigeschaltet, wodurch Sie sichergehen können, dass alle relevanten Dokumente zu bestimmten E-Mails / bestimmten E-Mail-Inhalten hinzugefügt werden.
Wird ein vorformulierter Text manuell in eine E-Mail eingefügt oder wenn eine neue E-Mail automatisch erstellt und im Laufe des Prozesses verschickt wird, identifiziert das System jegliche Tags des vorformulierten Texts/der E-Mail-Vorlage und hängt automatisch alle Dateien des Arbeitsauftrags an, die dieselben Tags haben. Vorformulierte Antworten / E-Mail-Vorlagen werden bei ihrer Erstellung im Rahmen der Systemkonfiguration von Administrator:innen im Builder mit Tags ausgestattet.
Hinweis: Wenn Datei-Tags in Ihrem System nicht konfiguriert sind, dann wird Ihnen die Option „Datei-Tag hinzufügen“ nicht angezeigt.
Sie können auch Notizen und Links an Dateien anfügen, um eine kurze Beschreibung über den Inhalt zu geben oder um nützliche Informationen hinzuzufügen.
Sie können auch mehreren Dateien und Links auf einmal Notiz hinzufügen, indem Sie ein oder mehrere Elemente auswählen und das Symbol verwenden, das dann im Header der Registerkarte Dateien angezeigt wird.
Im rechten Menü können Sie Dateien vorher ansehen. Die Dokumentvorschau wird in einem neuen Fenster geöffnet.
Wenn die Datei nicht in der Vorschau angezeigt werden kann, wird ein Bestätigungsbanner eingeblendet, um dies zu erklären und eine Option zum Herunterladen der Datei anzubieten. Für die Vorschau werden die folgenden Dateitypen unterstützt: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.
Die können einzelne Dateien herunterladen, indem Sie im Menü rechts auf „Herunterladen“ klicken.
Sie können mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen, indem Sie die Dateien, die Sie herunterladen wollen, auswählen und dann auf „Herunterladen“ oben klicken. Sie können als einzelne Dateien oder als einzelne Zip-Dateien heruntergeladen werden.
Sie können Dateien oder Links einzeln löschen, indem Sie auf das Menü auf der rechten Seite klicken.
Sie können mehrere Dateien/Links gleichzeitig löschen, indem Sie die Dateien/Links, die Sie löschenwollen, auswählen und dann auf „Löschen“ oben klicken.
Sie können die Dateien und Links, die auf der Registerkarte Dateien angezeigt werden, filtern, indem Sie die Filteroption oben verwenden. Sie können nach folgenden Optionen filtern: Anhänge, Versendete E-Mails-Anhänge, Erhaltene E-Mail-Anhänge und Links.
Außerdem steht eine Freitextsuche zur Verfügung, mit der Sie einzelne Dateien oder Links auffinden können. Sie können anhand der verschiedenen angezeigten Textgruppen suchen - Dateiname, Tag-Infos und Notizen.
Standard-Dateianhänge sind mit einem Büroklammer-Symbol gekennzeichnet:
Links sind mit dem Link-Symbol gekennzeichnet:
Anhänge von erhaltenen E-Mails werden mit einem grünen E-Mail-Symbol angezeigt:
Anhänge von versendeten E-Mails werden mit einem blauen E-Mail-Symbol angezeigt:
