Aktion „Dokumentenextraktion“

Überblick

Mittels Dokumentenextraktion werden relevante Daten automatisch aus angehängten Dateien eingehender E-Mails extrahiert, damit diese Daten im Rahmen des Arbeitsauftrags weiter verarbeitet werden können, was Zeit und Arbeit erspart. Das bedeutet auch, dass Dokumente wie PDFs gescannt und zum Anlegen von Fällen in Enate sowie als Bestandteil laufender Prozesse verwendet werden können.

Wird eine Dokumentenextraktion für einen Fall durchgeführt, können Dateien, die an den Fall angehängt sind, von der gewünschten Technologie gescannt werden, und die ausgegebenen Dateien werden anschließend automatisch wieder an den Fall angehängt.

Falls sich die Technologie, die Sie benutzen, nicht zu einem ausreichend sicheren Ergebnis kommt, im Sinne des von Ihnen eingestellten Vertrauensniveaus, leitet Enate den Auftrag automatisch an eine:n Agent:in im Arbeitsmanager weiter, damit diese:r den Auftrag überprüft und verifiziert, und damit ein Mensch eingebunden wurde.

Ihr:e Administrator:in kann diese Option im Marketplace des Enate Builders (de)aktivieren.

Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr zu erfahren:

Wie funktioniert das?

Wird der Fall im Arbeitsmanager bearbeitet, werden relevante Daten aus angehängten Dateien von eingehenden E-Mails automatisch analysiert und extrahiert.

Falls die Technologie, die Sie nutzen, sich bei den Ergebnissen ausreichend sicher ist, ist die Kontrolle durch eine:n Agent:in gar nicht nötig. Der Vorgang wird dann automatisch abgeschlossen und der Fall wird geht zur nächsten Aktion über. Sie können die abgeschlossene Datenextraktionsaktion trotzdem mittels Klick einsehen, aber sie wird nicht an eine:n Agent:in weitergeleitet.

Sollte die Technologie sich bei den Datenextraktionsergebnissen nicht ausreichend sicher sein, wird die Aktion zur Durchsicht und Bearbeitung an ein:e Agent:in weitergeleitet, wenn jemand das nächste Mal auf der Homepage „aus der Warteschlange nehmen“ anklickt. Öffnet ein:e Agent:in die Aktion, werden Sie sehen, dass die Aufgabe weitergeleitet wurde, weil weitere Überprüfungen nötig sind.

Dafür müssen Sie lediglich „Jetzt verifizieren“ anklicken und zum Fenster „Validierungsfenster“ in der Aktion scrollen, in dem Sie das gescannte Dokument und die daraus extrahierten Daten in einer Tabelle sehen können. Hier sehen Sie, dass die Werte, bei denen sich die Technologie nicht sicher ist, hervorgehoben wurden und können diese überprüfen und allfällige Korrekturen vornehmen. Sie können dieses Fenster innerhalb der Seite ansehen oder als Pop-up-Fenster im Vollbildmodus öffnen.

Mit jedem Mal lernt die Technologie dazu und wird etwas besser darin, Daten zu extrahieren. Sollte Ihnen auffallen, dass die Technologie regelmäßig falsche Vorschläge macht, sprechen Sie bitte mit Ihre:r Administrator:in darüber, um die Einstellungen zu ändern.

Wenn Sie mit den extrahierten Daten zufrieden sind, können Sie die Aktion als „Erfolgreich abgeschlossen“ markieren.