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Mit verknüpften Arbeitsaufträgen arbeiten
Mit einigen Funktionen in Enate können Sie Aktivitäten überwachen, die von verschiedenen Teams ausgeführt werden. Sie können ganz einfach Arbeitsaufträge erstellen und beaufsichtigen, dies sogar dann, wenn Sie nicht die volle Berechtigung für einen Auftrag haben.
Sie können:
- Arbeitsaufträge erstellen und miteinander verknüpfen, auch solche in Geschäftsbereichen, für die Sie keine Berechtigung haben.
- Kommunikationen zwischen diesen Arbeitsaufträgen teilen und hinzufügen.
Wenn man einen Fall oder ein Ticket in einem schon existierenden Fall oder Ticket startet, dann werden diese beiden miteinander ‚verknüpft‘ — Aufträge, die so erstellt werden, behalten die Verknüpfung zum Orginalfall/Ticket, der in einem ‚Verknüpft‘-Tab angezeigt wird. Dies erleichtert die Verfolgung von einer Arbeitsauftrags-Gruppe, die miteinander verknüpft sind.
Schauen wir uns ein paar dieser Funktionen an, angefangen damit, wie man Arbeitsaufträge verknüpft...
Ein verknüpftes Ticket erstellen
Um ein verknüpftes Ticket von einem schon existierenden Fall oder Ticket aus zu erstellen, dann klicken sie auf den ‚+ Arbeitsauftrag‘ Link und wählen Sie die ‚Ticket‘-Möglichkeit vom Dropdown-Menü aus.
In dem darauffolgenden Pop-Up können Sie auf zwei verschiedene Arten nach dem neuen Ticket-Prozess filtern:
- Indem Sie nach einer E-Mail-Route suchen — Sie können die E-Mailbox-Adresse angeben, an die Personen normalerweise E-Mails senden würden, um Arbeitsaufträge zu erstellen. Meist repräsentiert die E-Mail-Mailbox einen gewissen Bereicht des Unternehmens, in dem Sie den neuen Arbeitsauftrag erstellen wollen. Wir haben eine Funktion hinzugefügt, mit der Sie nach der Mailbox suchen und sofort den Ticket-Prozess, von dem Sie auswählen, einschränken können. Durch die Auswahl einer Mailbox werden Dropdown-Möglichkeiten herausgefiltert, bei denen nur Prozesse angezeigt werden, die mit dieser Mailbox verlinkt sind.
- Indem Sie einen Kunden, Vertrag, eine Dienstleistung oder einen Ticketprozess zum Starten auswählen (diese werden in Werten vorbelegt, wenn nur eine Option zur Auswahl steht).
Bitte beachten Sie, dass die Verfügbarkeit des Tickets von den Befugnissen im Builder abhängt. Zusätzlich werden Sie auch nur einen Ticket-Prozess von einer E-Mail-Route auswählen können, wenn diese im Builder aktiviert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen). Sie werden nur den Ticket-Prozess im Testmodus auswählen können, wenn die E-Mail-Route für diesen Ticket-Prozess im Testmodus zum Start konfiguriert wurde.
Sie können die folgenden Einstellungen für das Ticket einstellen:
Titel
Sie können den Titel des neuen Tickets bearbeiten
Beschreibung
Sie können die Beschreibung des neuen Tickets bearbeiten
Kategorie & Unter-Kategorie
Sie müssen die Kategorie & Unter-Kategorie des neuen Tickets auswählen
Fälligkeitsdatum überschreiben
Wenn Ihr System so konfiguriert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen), dann können Sie „Fälligkeitsdatum überschreiben“ für das neue Ticket, das Sie erstellen, auswählen.
Fehler, Dateien und angepasste Daten kopieren
Sie können bereits existierende Fehler, Dateien (mit Tags) und angepasste Daten vom Originalfall/-Ticket mit dem neuen Ticket, das Sie erstellen, teilen.
Arbeitsauftrags-Kommunikationen kopieren
Sie können Arbeitsauftrags-Kommunikationen, z.B. E-Mails (darunter E-Mail-Anhänge) und Notizen von dem OriginalFall/-Ticket und dem neuen Ticket, das sie erstellen, teilen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Erstellung eines Tickets von einem Fall aus nur die Kommunikationen auf Fall-Ebene teilen werden. Hier gibt es keine Aktionstyp-Kommunikationen oder Unterfallkommunikationen. Sie können einzelne Aktions- oder Unterfallkommunikationen kopieren, indem Sie einzelne E-Mails/Notizen vom Kommunikations-Verlauf teilen.
Automatisierte E-Mails deaktivieren
Sie können automatisierte E-Mails an Kontake senden, die als Hauptkontakt, Antragsteller/in oder Subjekt eingestellt sind.
Kontakte hinzufügen
Wenn die Befugnisse im Builder so konfiguriert sind, dann können Sie mehrere verschiedene Kontakte zu einem neuen Ticket hinzufügen und die Tags zwischen Ihnen teilen.
Klicken Sie dann auf ‚Erstellen‘. Eine neue Verknüpfung zum verknüpften Ticket wird im ‚Verknüpft‘-Tab erscheinen.
Einen verknüpften Fall erstellen
Ein verknüpfter Fall ist ein Fall, der mit einem Fall oder Ticket verwandt ist, dessen Elternfall allerdings unabhängig ist. Dies ist nützlich, wenn das Fälligkeitsdatum des Elternfalls nicht abhängig vom Abschließen von Unterfällen ist (beispielsweise von einer anderer Abteilung).
Um einen verknüpften Fall von einem schon existierenden Fall oder Ticket aus zu erstellen, dann klicken sie auf den ‚+ Arbeitsauftrag‘ Link und wählen Sie die ‚ Fall-Möglichkeit vom Dropdown-Menü aus.
In dem darauffolgenden Pop-Up können Sie auf zwei verschiedene Arten nach dem neuen Fall-Prozess filtern:
- Indem Sie nach einer E-Mail-Route suchen — Sie können die E-Mailbox-Adresse angeben, an die Personen normalerweise E-Mails senden würden, um Arbeitsaufträge zu erstellen. Meist repräsentiert die E-Mail-Mailbox einen gewissen Bereicht des Unternehmens, in dem Sie den neuen Arbeitsauftrag erstellen wollen. Wir haben eine Funktion hinzugefügt, mit der Sie nach der Mailbox suchen und sofort den Fall-Prozess, von dem Sie auswählen, einschränken können. Durch die Auswahl einer Mailbox werden Dropdown-Möglichkeiten herausgefiltert, bei denen nur Prozesse angezeigt werden, die mit dieser Mailbox verlinkt sind.
- Indem Sie einen Kunden, Vertrag, eine Dienstleistung oder einen Fallprozess zum Starten auswählen (diese werden in Werten vorbelegt, wenn nur eine Option zur Auswahl steht).
Bitte beachten Sie, dass die Verfügbarkeit des Fall von den Befugnissen im Builder abhängt. Zusätzlich werden Sie auch nur einen Fall-Prozess von einer E-Mail-Route auswählen können, wenn diese im Builder aktiviert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen). Sie werden nur den Fall-Prozess im Testmodus auswählen können, wenn die E-Mail-Route für diesen Fall-Prozess im Testmodus zum Start konfiguriert wurde.
Sie können die folgenden Einstellungen für das Fall einstellen:
Titel
Sie können den Titel des neuen Fall bearbeiten
Beschreibung
Sie können den Titel des neuen Fall bearbeiten
Zeitplan
Wenn Ihr System so konfiguriert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen), dann müssen Sie einen Zeitplan für den neuen Fall, den Sie erstellen, auswählen.
Fälligkeitsdatum überschreiben
Wenn Ihr System so konfiguriert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen), dann können Sie „Fälligkeitsdatum überschreiben“ für den neuen Fall, den Sie erstellen, auswählen.
Fehler, Dateien und angepasste Daten kopieren
Sie können bereits existierende Fehler, Dateien (mit Tags) und angepasste Daten vom Originalfall/-Ticket mit dem neuen Fall, den Sie erstellen, teilen.
Arbeitsauftrags-Kommunikationen kopieren
Sie können Arbeitsauftrags-Kommunikationen, z.B. E-Mails (darunter E-Mail-Anhänge) und Notizen von dem OriginalFall/-Ticket und dem neuen Fall, den sie erstellen, teilen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Erstellung eines Arbeitsauftrags von einem Fall aus nur die Kommunikationen auf Fall-Ebene teilen werden. Hier gibt es keine Aktionstyp-Kommunikationen oder Unterfallkommunikationen. Sie können einzelne Aktions- oder Unterfallkommunikationen kopieren, indem Sie einzelne E-Mails/Notizen vom Kommunikations-Verlauf teilen.
Kontakte hinzufügen
Sie können mehrere verschiedene Kontakte in einem neuen Fall erstellen und die Tags zwischen Ihnen aufteilen.
Klicken Sie dann auf ‚Erstellen‘. Eine neue Verknüpfung zum verknüpfen Fall wird im ‚Verknüpft‘-Tab erscheinen.
Einen Unterfall erstellen
Ein Unterfall wird sich je nach seiner spezifischen Konfiguration verhalten‚ aber der Elternfall wird nicht abschließen, bis alle Unterfälle abgeschlossen sind.
Sie können einen Unterfall also nur von einem bereits existierenden Fall aus erstellen.
Um einen Unterfall zu erstellen, dann klicken sie auf den ‚+ Arbeitsauftrag‘ Link und wählen Sie die ‚ Unterfall-Möglichkeit vom Dropdown-Menü aus.
In dem darauffolgenden Pop-Up können Sie auf zwei verschiedene Arten nach dem neuen Unterfall-Prozess filtern:
- Indem Sie nach einer E-Mail-Route suchen — Sie können die E-Mailbox-Adresse angeben, an die Personen normalerweise E-Mails senden würden, um Arbeitsaufträge zu erstellen. Meist repräsentiert die E-Mail-Mailbox einen gewissen Bereicht des Unternehmens, in dem Sie den neuen Arbeitsauftrag erstellen wollen. Wir haben eine Funktion hinzugefügt, mit der Sie nach der Mailbox suchen und sofort den Unterfall-Prozess, von dem Sie auswählen, einschränken können. Durch die Auswahl einer Mailbox werden Dropdown-Möglichkeiten herausgefiltert, bei denen nur Prozesse angezeigt werden, die mit dieser Mailbox verlinkt sind.
- Indem Sie einen Kunden, Vertrag, eine Dienstleistung oder einen Unterfallprozess zum Starten auswählen (diese werden in Werten vorbelegt, wenn nur eine Option zur Auswahl steht). Bitte beachten Sie, dass der Kunde eines Unterfalls automatisch ausgefüllt wird, und zwar gleich wie beim Elternfall, also dem Fall, von dem aus Sie den Unterfall erstellen.
Bitte beachten Sie, dass die Verfügbarkeit des Unterfall von den Befugnissen im Builder abhängt. Zusätzlich werden Sie auch nur einen Unterfall-Prozess von einer E-Mail-Route auswählen können, wenn diese im Builder aktiviert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen). Sie werden nur den Unterfall-Prozess im Testmodus auswählen können, wenn die E-Mail-Route für diesen Fall-Prozess im Testmodus zum Start konfiguriert wurde.
Sie können die folgenden Einstellungen für das Unterfall einstellen:
Fälligkeitsdatum überschreiben
Wenn Ihr System so konfiguriert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen), dann können Sie „Fälligkeitsdatum überschreiben“ für den neuen Unterfall, den Sie erstellen, auswählen.
Beschreibung
Sie können die Beschreibung[ME2] des neuen Unterfalls bearbeiten
Zeitplan
Wenn Ihr System so konfiguriert wurde (klicken Sie hier für weitere Informationen), dann müssen Sie einen Zeitplan für den neuen Unterfall, den Sie erstellen, auswählen.
Kontakte hinzufügen
Sie können mehrere verschiedene Kontakte in einem neuen Unterfall erstellen und die Tags zwischen Ihnen aufteilen.
Eine neue Verknüpfung zum Unterfall wird im ‚Unterfälle‘-Tab erscheinen und nicht im ‚Verknüpft‘-Tab.
‚Unterfälle‘-Tab
Das Unterfall-Tab zeigt die folgenden Informationen für alle Unterfälle eines Falles:
- Symbol für den aktuellen Status
- Referenznummer und Titel des Unterfalles
- Aktionszählung - Die Zählung der mit diesem Unterfall verbundenen Aktionen - der Besitzer des Falls (falls definiert)
- Warteschlange - Die Fallwarteschlange (falls definiert)
- Fälligkeitsdatum - Das Fälligkeitsdatum des Falls
- Symbol zum Erweitern des Unterfalles, um alle Aktionen anzusehen
Logik der Unterfall-Referenznummer
Die Referenznummern der Unterfälle lassen sich wie folgt aufschlüsseln:
Verknüfte Arbeitsaufträge ansehen - der ‚Verknüpft‘-Tab
Im Verknüpft-Tag können Sie alle verknüpften Arbeitsaufträgen eines Tickets oder Falles ansehen.
Beachten Sie, dass der Unterfall, der mittels dem ‚+ Arbeitsauftrag‘-Link erstellt wurde, immer noch im ‚Unterfälle‘-Tab und nicht im Verknüpft-Tag angezeigt wird.
Im Verknüpft-Tag sehen Sie eine Liste von verknüpften Arbeitsaufträgen, mit deren Referenz, Titel, an wen sie zugewiesen sind, deren Warteschlange und Fälligkeitsdatum.
Es gibt auch ein Symbol zur Aufhebung der Verknüpfung des Arbeitsauftrags falls Sie versehentlich miteinander verknüpft wurden.
Sie können die Fälle erweitern, um die Aktionen anzuzeigen.
Verknüpfte Arbeitsaufträge, wenn Sie nicht die Befugnis haben
Wenn Sie keine Befugnis für einen bestimmten Geschäftsvorgang haben, dann wird der Arbeitsauftrag grau dargestellt und Sie können diesen nicht öffnen oder bearbeiten. Sie können immer noch übergeordnete Informationen über den Arbeitsauftrag einsehen, beispielsweise an wen er zugewiesen ist, in welcher Warteschlange er sich befindet und wann das Fälligkeitsdatum ist.
