Posteingangs-Ansicht

Überblick

Dies zeigt E-Mails an, die in Verbindung mit Arbeitsaufträgen stehen, die gerade bearbeitet werden und die sich in Ihrem Geschäftsbereich befinden — z.B. Die, die Sie in Ihrem Arbeits-Posteingang sehen. Es gibt verschiedenste Filter- und Ansichtsmöglichkeiten für unterschiedliche Datensätze. Verwenden Sie diese Ansichtsmöglichkeit, um ständig über eingehende E-Mails für den Arbeitsauftrag, an dem Sie und Ihr Team gerade arbeiten, Bescheid zu wissen.

Standardmäßig werden Ihnen alle E-Mails angezeigt, die Sie in den letzten 90 TAGEN erhalten haben. AgentInnen können im Filter-Dropdown auch ein anderes Datum (z. B. ein älteres) oder einen Zeitraum eingeben, um ältere E-Mails zu sehen, aber bitte beachten Sie, dass der angegebene Zeitraum maximal 90 Tage umfassen kann.

Abschnitte im Posteingang

In dem minimierbaren Bereich auf der linken Seite des E-Mail-Posteingangs können Sie Links zu verschiedensten Abschnitten des Posteingangs sehen, die folgendermaßen aufgeteilt sind:

• Meine E-Mails: E-Mails für alle Arbeitsaufträge, die sich zurzeit in Ihrem Arbeits-Posteingang befinden (die Sie auf Ihrer Homepage sehen könnten)

• Meine Team-E-Mails: E-Mails für alle Arbeitsaufträge, die sich zurzeit in Ihrem Team-Arbeits-Posteingang befinden Der Link ist sichtbar, wenn Sie der Teamleiter sind oder wenn Sie Ihre Kollegen und Warteschlangen sehen können.

• Nicht zugewiesene E-Mails - E-Mails für Arbeitsaufträge, die noch niemandem zugewiesen sind und sich in Ihrer Warteschlange befinden. Der Link ist sichtbar, wenn Sie der Teamleiter sind oder wenn Sie Ihre Kollegen und Warteschlangen sehen können.

• Alle E-Mails – In diesem Abschnitt werden Ihnen alle E-Mails aus Ihrer Unternehmensabteilung angezeigt, die zu Arbeitsaufträgen gehören; auch geschlossene Arbeitsaufträge, sofern Sie zugriffsberechtigt sind. In diesem Abschnitt können Sie E-Mails auch je nach dem Status der Arbeitsaufträge, zu denen sie gehören, filtern.

Die angezeigte Anzahl zeigt die Anzahl der ungelesenen E-Mails in den verschiedenen Ordnern.

• Unbearbeitete E-Mails – Hier sehen Sie jegliche unbearbeiteten E-Mails zu Ihrem Unternehmensbereich und können entscheiden, was damit gemacht werden soll. Die Zahl neben diesem Abschnitt zeigt die Gesamtanzahl der E-Mails in diesem Abschnitt. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Es gibt hier auch Links zu Ihren Gesendeten E-Mails und Ihrem Postausgang - dabei handelt es sich immer um einzelne Registerkarten.

Sie können eine Liste mit all diesen E-Mails in Ihrem Posteingang sehen, genau wie Selbst-Service-Kommentare, von denen sich die neusten ganz oben befinden. Es wird folgendes angezeigt: Wer die E-Mail gesendet hat, wann sie erhalten wurde, was der Betreff ist, eine Vorschau der ersten Zeile und mit welchem Arbeitsauftrag die E-Mail verbunden ist. Sie können auch sehen, ob die E-Mail irgendwelche Anhänge hat und ob Sie mit einer hohen Wichtigkeit versendet wurde.

Ungelesene E-Mails werden fett angezeigt und Sie können filtern, dass nur die ungelesenen E-Mails angezeigt werden, indem Sie auf „Ungelesen“ klicken.

Bitte beachten Sie, dass E-Mails als „gelesen“ markiert werden, sobald sie geöffnet wurden.

Filter-Optionen

Sie können Ihren Posteingang nach Kunden, Vertrag, Service, Prozess, Warteschlange, dem Kontakt, „Mit Dateien“, oder nach Datum filtern.

Wenn Sie Zugriff zu den „E-Mails meines Teams“ haben, dann können Sie Ihren Posteingang nach zugewiesenem Nutzer filtern.

Im Abschnitt „Alle E-Mails“ können Sie E-Mails auch je nach dem Status der Arbeitsaufträge, zu denen sie gehören, filtern.

Zwischen Ansichten wechseln und bei Neueingängen aktualisieren

Sie können zwischen den folgenden Ansichten wählen: Unter „Meine E-Mails“ sehen Sie die E-Mails in Ihrem Posteingang, unter „Meine Team-E-Mails“ sehen Sie die E-Mails im Posteingang Ihrer Team-Mitglieder und unter „Nicht zugewiesene E-Mails“ sehen Sie eingehende E-Mails zu Arbeitsaufträgen in Ihrer Warteschlange, die noch niemandem zugewiesen wurden. Die Ansicht „Alle E-Mails“ zeigt Ihnen alle E-Mails, die mit Arbeitsaufträgen in Ihrem Unternehmensbereich zu tun haben, auch geschlossene Arbeitsaufträge, sofern Sie zugriffsberechtigt sind; und schließlich sehen Sie unter „Unbearbeitete E-Mails“ alle unbearbeiteten E-Mails, die Ihren Unternehmensbereich betreffen, und können entscheiden, was damit gemacht werden soll.

Wenn Sie in den Bereichen „Meine E-Mails“, „Meine Team-E-Mails“, „Nicht zugewiesene E-Mails“ und „Alle E-Mails“ eine neue E-Mail erhalten, wird die Anzahl der als ungelesen markierten Nachrichten aktualisiert und auf dem Button „Aktualisieren“ erscheint ein E-Mail-Icon. Klicken Sie einfach darauf, um Ihren Posteingang zu aktualisieren und die neu eingegangenen E-Mails zu sehen.

Sie können einzelne E-Mails als gelesen/ungelesen markeiren, bitte beachten Sie, dass dies keinen Einfluss auf die Informationsflagge am Arbeitsauftrag hat, mit dem die E-Mail verwandt ist. Wenn Sie eine E-Mail als gelesen markeiren, wird das „Neue Informationen-Symbol“ am Arbeitsauftrag NICHT verschwinden.

Bei den Unbearbeiteten E-Mails zeigt die Zahl neben diesem Abschnitt die Gesamtanzahl der E-Mails in diesem Abschnitt. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Der Hauptabschnitt des Posteingangs zeigt den Vorschauabschnitt für die von Ihnen ausgewählte E-Mail an. Sie können die Größe dieser Vorschau anpassen.

Wenn Sie eine E-Mail anklicken, dann können Sie die ganze E-Mail auf der rechten Seite sehen. Sie können den Betreff der E-Mail sehen, wer der Absender ist, an wen sie gesendet wurde, jegliche CC-Emüfänger, einen Link zum Arbeitsauftrag, mit dem die E-Mail verwandt ist, das Fälligkeitsdatum des Arbeitsauftrags und den Inhalt der E-Mail.

Auf E-Mails antworten / E-Mails weiterleiten

Wenn Sie auf antworten, allen antworten oder weiterleiten klicken, dann wird das System eine neue Registerkarte öffnen, in der der Arbeitsauftrag angezeigt wird. Dann werden Sie zum E-Mail-Editor weitergeleitet und können dort Ihre E-Mail verfassen.

Weitere Möglichkeiten

Es gibt auch weitere Möglichkeiten. Diese finden Sie neben den Antwort-Links. Damit können Sie direkt zum Arbeitsauftrag gehen (dieser wird in einer neuen Registerkarte geöffnet) und die E-Mail drucken lassen.

Sie können auch die .eml-Datei herunterladen.

Bitte beachten Sie: Wenn die E-Mail, die Sie herunterladen wollen, Anhänge hat, die bereits manuell von einem Nutzer gelöscht wurden (z.B. Aufgrund der vertraulichen Inhalte der Dokumente), dann wird die .eml-Download-Option für diese E-Mail nicht verfügbar sein - das System wird eine Nachricht anzeigen, in der erklärt wird, wieso die E-Mail nicht heruntergeladen werden kann.

E-Mail-Anhänge

Wenn eine E-Mail über Anhänge verfügt, dann können Sie den Name des Anhangs sehen, die Größe, sowie die Option, den Anhang herunterzuladen. Falls die E-Mail mehrere Anhänge hat, dann haben Sie die Möglichkeit, alle Anhänge gleichzeitig als ZIP-Datei herunterzuladen.

Vollbildschirm

Sie können die E-Mail als Vollbild anzeigen lassen. Hier wird der Vorschau-Ausschnitt versteckt.