E-Mail-Anhänge
Dateien an E-Mails anhängen
Dateien können auf verschiedene Weise an eine E-Mail angehängt werden.
1) Sie können Dateien beim Erstellen einer E-Mail anhängen, indem Sie auf die Option "Dateien anhängen", die am Fuß der E-Mail angezeigt wird, klicken.
Dateien, die bereits am Arbeitsauftrag angehängt sind und sich daher bereits auf der Registerkarte Dateien befinden (einschließlich Dateien, die an frühere vorhandene E-Mails innerhalb des Arbeitsauftrags angehängt sind), stehen von hier aus zur Auswahl. Sie können die Suchfunktion verwenden, um nach bestimmten Dateien zu suchen, wenn viele zur Auswahl stehen.
Sie können auch nach Dateien von Ihrem PC suchen, die von hier aus angehängt werden können, indem Sie auf das Symbol 'Diesen PC durchsuchen' klicken.
2) Sie können Links beim Erstellen einer E-Mail anhängen, indem Sie auf die Option "Dateien anhängen", die am Fuß der E-Mail angezeigt wird, klicken. Links, die bereits zum Arbeitsauftrag hinzugefügt wurden (und sich daher bereits auf der Registerkarte Dateien befinden).
3) Sie können Dateien von Ihrem Desktop in den E-Mail-Abschnitt ziehen und dort ablegen
4) Dateien, die mit einem Standard vordefinierten Text verknüpft wurden, werden automatisch an die E-Mail angehängt, wenn der vordefinierte Text ausgewählt wird.
Wenn das System E-Mails automatisch generiert und verschickt, kann die verwendete E-Mail-Vorlage mit einem oder mehreren Tags verknüpft sein. Das System identifiziert jegliche an den Arbeitsauftrag angehängte Dateien, die mit demselben Wert markiert wurden, und gibt diese vor dem Absenden automatisch in den E-Mail-Anhang.
Anhänge anzeigen
Vorschau von Anhängen
Sie können alle E-Mail-Anhänge anzeigen, die zum Arbeitsauftrag hinzugefügt wurden, und andere verwandte/verknüpfte Arbeitsaufträge auf der Registerkarte Dateien anzeigen.
Sie können den Namen der Datei sehen, welche Art von Datei es ist, ihre Größe und wann und von wem sie hochgeladen wurde, und die Referenznummer des Arbeitsauftrags.
Sie können auch die Tags und Notizen sehen, die zu den Dateien hinzugefügt wurden.
E-Mail-Anhänge herunterladen
Von einer E-Mail aus
Sie können Dateien von einer E-Mail herunterladen, indem Sie die E-Mail öffnen, die Sie erhalten haben, und auf die angefügte Datei klicken.
Wenn mehrere Dateien angehängt wurden, haben Sie die Möglichkeit, alle Dateien einzeln herunterzuladen oder als ZIP-Datei herunterzuladen.
Von Kommunikationen/Vom Verlauf
Es ist möglich, mehrere Anhänge mit einem einzigen Mausklick aus den Mails im Abschnitt Kommunikation und Verlauf herunterzuladen. Wenn Sie auf das Symbol ‚Alle herunterladen‘ klicken, werden alle Anhänge heruntergeladen, die in diesem Punkt des Abschnitts Kommunikation / Verlauf vorhanden sind.
Vom Dateien-Fenster
Sie können einzelne Dateien herunterladen, indem Sie auf die Option im Menü rechts klicken.
Sie können mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen, indem Sie die Dateien auswählen, die Sie herunterladen möchten, und die Option oben auf dem Bildschirm auswählen.
Sie können mehrere Dateien in einer Zip-Datei herunterladen, indem Sie die Dateien auswählen, die Sie herunterladen möchten, und die Option oben auf dem Bildschirm auswählen.
E-Mail-Anhänge löschen
Wenn Ihr System so eingestellt ist, dass Sie E-Mail-Anhänge löschen können, können Sie Anhänge löschen, die aus einer E-Mail in der Karteikarte eines Arbeitsauftrags stammen. Dies ist z. B. nützlich, wenn Sie mit vertraulichen Informationen in E-Mail-Anhängen zu tun haben.
Der gelöschte Anhang wird auch aus anderen zugehörigen Arbeitsaufträgen gelöscht, z. B. aus anderen Vorgängen in einem Fall, aus Unterfällen, aus Elternfällen und übergeordneten Tickets, wenn ein Ticket zusammengeführt wurde, aus Untertickets und Elterntickets, wenn ein Ticket in einen Fall umgewandelt wurde.
Beachten Sie jedoch, dass, wenn Sie einen E-Mail-Anhang aus einem Ticket löschen, das aufgeteilt wurde oder das Unterticket eines aufgeteilten Tickets ist, die gelöschte Datei nicht aus dem/den anderen Unterticket(s) oder dem Elternticket gelöscht wird.
Beachten Sie auch, dass das Löschen einer Anlage aus einem verknüpften Arbeitsauftrag die Anlage NICHT aus dem/den Arbeitsauftrag(en) löscht, mit denen sie verknüpft ist.
Bitte beachten Sie auch, dass es nicht möglich ist, einen E-Mail-Anhang zu einem geschlossenen Arbeitsauftrag zu löschen.
Die Anlage wird aus allen Teilen des Systems gelöscht, d. h. Sie können nicht mehr inder Schnellsuche danach suchen, und sie steht nicht mehr als Anhang für eine neue E-Mail zu diesem Arbeitsauftrag zur Verfügung.
Jede weitere Aktivität in Bezug auf den Arbeitsauftrag lässt den gelöschten Anhang nicht wieder auftauchen, und auch das Erstellen eines neuen verknüpften Arbeitsauftrags lässt den gelöschten Anhang nicht wieder auftauchen.
Sie werden auf der Registerkarte „Verlauf und Kommunikation" benachrichtigt, wenn ein E-Mail-Anhang gelöscht wurde, zusammen mit dem Namen der gelöschten Datei, dem Löschenden sowie dem Betreff und Datum/Uhrzeit der E-Mail, an die sie angehängt war.
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