Nova Visualização de E-mails

Visão Geral

Realizamos algumas melhorias significativas em como você pode trabalhar com e-mails no Enate criando uma nova gama de visualizações de e-mail – tudo criado baseado na visualização existente da ‘Caixa de Saída’ para fornecer uma lista mais compreensível de todos os e-mails em jogo para sua área de negócios, dividida em:

• Caixa de Entrada de E-mail – Uma visualização dos e-mails para todos os itens de trabalho na sua caixa de entrada do seu trabalho, do trabalho da sua equipe e trabalho em suas Filas.

• Itens Enviados – e-mails das áreas do seu negócio que foram enviados.

• Caixa de Saída – a visualização existente da Caixa de Saída permite que você veja e-mails agendados para serem enviados ou e-mails aguardando envio pelo sistema.

Essas seções podem ser acessadas a partir do menu de Navegação (sub-seções do novo link de e-mail) e serão abertas em uma aba dedicada.

Como parte desta funcionalidade, nós renomeamos a Caixa de Entrada da sua Página Inicial pra ‘Caixa de Entrada de trabalho’, para deixar as coisas claras e simples quando alterar o foco da visualização desejada por você ou sua equipe entre ‘e-mail primeiro’ e ‘item de trabalho primeiro’.

Caixa de Entrada de E-mail

Visão Geral

Aqui são mostrados e-mails relacionados a itens de trabalho em progresso na sua área de negócio – ou seja, os que apareceriam na Caixa de Entrada de Trabalho da sua Página Inicial. Existem várias maneiras de filtrar e visualizar diferentes grupos de dados. Utilize essa visualização para manter-se atualizado acerca de e-mails recebidos para itens de trabalho com os quais você e sua equipe estão lidando.

Seções da Caixa de Entrada de e-mail

No painel recolhível ao lado esquerdo da Caixa de Entrada de e-mail você pode visualizar as diversas seções da sua Caixa de Entrada, dividida em:

• Meus e-mails – e-mails de todos os itens de trabalho que estão na sua Caixa de Entrada de trabalho (que você vê na sua Página Inicial)

• E-mails da minha Equipe – e-mails de todos os itens de trabalho que estão na Caixa de Entrada de trabalho da sua Equipe. O link estará visível se você for um Líder de Equipe ou tiver permissão para visualizar seus colegas e Filas.

• E-mails não atribuídos – e-mails para todos os itens de trabalho não atribuídos que se encontram nas Filas em que você trabalha. O link estará visível se você for um Líder de Equipe ou tiver permissão para visualizar seus colegas e Filas.

Os números indicam quantos e-mails ainda não foram lidos em cada pasta. Também existem botões que direcionam para seus itens enviados e caixa de saída – cada um abrindo em abas separadas.

Você pode ver uma lista de todos os e-mails em sua caixa de entrada, bem como os comentários dos usuários do Autoatendimento, com os mais recentes no topo, mostrando de quem é o e-mail, quando foi recebido, o assunto do e-mail, uma visualização da primeira linha do corpo do e-mail e à qual item de trabalho o e-mail se refere. Você também poderá ver se o e-mail possui algum anexo e se foi enviado com alta importância.

E-mails não lidos serão exibidos em negrito e você pode filtrar para visualizar apenas e-mails não lidos clicando na opção ‘Não lido’.

Observe que um e-mail será marcado como lido quando um usuário abrir um e-mail.

Opções de Filtro

Você pode filtrar sua caixa de entrada por Cliente, Contrato, Serviço, Processo, Fila, endereço de e-mail 'de', se o e-mail tem ou não anexos e por data de recebimento do e-mail.

Se você tiver acesso à visualização ‘E-mails da minha Equipe’ também poderá filtrar por usuário a quem o item foi atribuído.

Alternando visualizações e atualizando para novos e-mails recebidos

Você pode alternar entre a exibição de 'Meus e-mails', que são os e-mails em sua própria caixa de entrada, 'E-mails da Minha Equipe', que mostra os e-mails na caixa de entrada dos membros de sua equipe ou 'E-mails não atribuídos', que mostram os e-mails recebidos para itens de trabalho em suas Filas que não têm um responsável.

Quando um novo e-mail é recebido, o número de 'não lidos' será atualizado e um ícone de e-mail aparecerá no botão de atualização. Você só precisa clicar nele para atualizar sua caixa de entrada e visualizar os e-mails recém-chegados.

Você pode marcar e-mails individuais como lidos/não lidos, mas observe que isso NÃO afetará o novo sinalizador de informações no item de trabalho ao qual o e-mail se relaciona, portanto, marcar um e-mail como lido NÃO desativará o ícone de novas informações no item de trabalho.

A seção principal da Caixa de entrada de e-mail exibe o painel de visualização para qualquer e-mail que você selecionou. Você pode ajustar o tamanho do painel de visualização de e-mail para atender às suas necessidades.

Ao clicar em um e-mail, você poderá ver o e-mail completo no lado direito da tela. Você pode ver o assunto do e-mail, por quem foi enviado, para quem foi enviado, quaisquer destinatários CC, um link para o item de trabalho ao qual o e-mail se refere, a data de vencimento do item de trabalho e o conteúdo completo do e-mail.

Respondendo /encaminhando e-mails

Se você clicar em responder, responder todos, ou encaminhar um e-mail, o sistema abrirá uma nova aba mostrando o Item de Trabalho em questão e você será direcionado à tela de edição do e-mail para começar a compor o e-mail.

Opções Adicionais

Outras opções também estão disponíveis nos três pontos localizados ao lado dos links de resposta. Isso permitirá que você vá diretamente para o item de trabalho ao qual o e-mail se refere (abrindo em uma nova aba) e imprima o e-mail diretamente.

Você também poderá realizar o download da mensagem como um arquivo .eml.

Note: Se o e-mail que você está tentando baixar contiver um arquivo de anexo que foi explicitamente excluído manualmente por um usuário (por exemplo, por motivos de confidencialidade de dados), a opção de download .eml será desativada para esse e-mail - o sistema exibirá um mensagem explicando o motivo dessa desativação quando você clicar no ícone de download.

Anexos de E-mail

Se um e-mail tiver anexos, você poderá ver o nome do anexo, seu tamanho e terá opção de baixá-lo. Se o e-mail tiver vários anexos, você terá as opções adicionais de baixar todos os anexos em arquivos separados ou baixá-los todos como um arquivo .zip.

Opção Tela Cheia

Você pode ainda expandir o e-mail para o modo tela cheia, no qual o painel de pré-visualização fica oculto.

Visualização de Itens Enviados

Visão Geral

A seção de Itens Enviados mostra todos os e-mails dos itens de trabalho da sua área de negócios que foram enviados.

Você pode ver uma lista de pré-visualização de todos os e-mails enviados, com o mais recente no topo, mostrando para quem o e-mail foi enviado, quando foi enviado, o assunto do e-mail, uma pré-visualização da primeira linha do corpo do e-mail e a qual item de trabalho o e-mail se refere. Você também poderá ver se o e-mail possui algum anexo e se o e-mail foi enviado com alta importância.

Você pode ajustar o tamanho do painel de visualização de e-mail para atender às suas necessidades.

Ao clicar em um e-mail, você poderá ver o e-mail completo no lado direito da tela. Você pode ver o assunto do e-mail, que enviou, para quem foi enviado, quaisquer destinatários CC, um link para o item de trabalho ao qual o e-mail se refere, a data de vencimento do item de trabalho e o conteúdo completo do e-mail.

Você pode também expandir o e-mail para o modo tela cheia, no qual o painel de visualização fica oculto.

Alternando entre visualizações

Você pode alternar entre visualizar 'Meus e-mails', que são os e-mails que você enviou, e 'E-mails da minha equipe', que mostrará os e-mails que os membros de sua equipe enviaram.

Respondendo/encaminhando e-mails

Você pode ainda responder, responder para todos, ou encaminhar um e-mail enviado. Quando clica em uma dessas opções, o sistema abrirá uma nova guia mostrando o item de trabalho em questão e levará você até a tela de edição de e-mail para que comece a compor o e-mail.

Opções de filtragem

Você pode filtrar seus e-mails enviados por Cliente, Contrato, Serviço, Processo, Fila, para quem o e-mail foi enviado, período de tempo, status do item de trabalho ao qual o e-mail se refere, se o e-mail contém ou não anexos e se e-mail foi gerado pelo sistema.

Note que, ao filtrar por data, você só pode filtrar por um período máximo de 90 dias.

Se você tiver acesso à visualização 'E-mails da minha equipe', também poderá filtrar por usuário atribuído e por quem o e-mail foi enviado.

Mais opções

Outras opções também estão disponíveis nos três pontos ao lado dos botões de resposta. Isso permitirá que você vá diretamente para o item de trabalho ao qual o e-mail se refere (abrindo em uma nova guia) e imprima o e-mail diretamente.

Você também tem a opção de baixar o arquivo .eml subjacente.

Note: Se o e-mail que você está tentando baixar contiver um arquivo de anexo que foi explicitamente excluído manualmente por um usuário (por exemplo, por motivos de confidencialidade de dados), a opção de download .eml será desativada para esse e-mail - o sistema exibirá um mensagem explicando o motivo dessa desativação quando clicar no ícone de download.

Anexos de e-mail

Se um e-mail tiver quaisquer anexos, você poderá ver o nome do anexo, seu tamanho e terá a opção de baixá-lo. Se o e-mail tiver vários anexos, você terá as opções adicionais de baixar todos os anexos separadamente ou baixá-los todos como um arquivo .zip.

Visualização da Caixa de Saída

A caixa de saída foi movida para ficar ao lado dessas outras visualizações de e-mail. Como antes, é aqui que você pode encontrar e-mails pertencentes a você ou à sua equipe que estão programados para serem enviados posteriormente, ou aqueles que falharam em ser enviados. Veja aqui mais informações sobre a Caixa de Saída.