Anexos de e-mail
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Arquivos podem ser anexados a um e-mail de várias formas.
1) Você pode anexar arquivos quando estiver escrevendo o e-mail clicando na opção anexar arquivos no rodapé da seção.
Arquivos que já estão anexados ao item de trabalho, e que portanto já estão na guia de arquivos (inclusive arquivos anexados a e-mails já existentes no item de trabalho) estarão disponíveis para serem selecionados aqui. Você pode usar a função de busca para procurar arquivos específicos se existirem muitos.
Você pode também buscar por arquivos no seu computador para anexá-los por aqui, clicando no ícone ‘Buscar no PC’.
2) Você pode adicionar links a um e-mail clicando na opção de anexar links no rodapé da seção. Links que já foram adicionados ao item de trabalho estarão na guia de arquivos.
3) Você pode arrastar e soltar arquivos a partir do seu desktop para dentro da seção de e-mail.
4) Arquivos ligados a Textos Padrão serão anexados automaticamente ao e-mail quando o texto é selecionado.
Quando um e-mail é gerado automaticamente e enviado pelo sistema, o modelo usado para criá-lo pode ser vinculado a uma ou mais tags. O sistema identificará todos os arquivos atualmente anexados ao item de trabalho que foram marcados com esse mesmo valor e os anexará automaticamente ao e-mail antes de enviar.
Você pode visualizar todos os anexos do e-mail que foram adicionados ao item de trabalho e outros itens relacionados/vinculador na aba de arquivos.
Você pode ver o nome do arquivo, tipo, tamanho e quando e por quem ele foi carregado, bem como o número de referência do item de trabalho no qual ocorreu o upload.
Você pode ainda ver as tags e notas que tenham sido adicionadas aos arquivos.
A partir de um e-mail
Você pode baixar arquivos de um e-mail abrindo o e-mail recebido e clicando para realizar o download do arquivo anexado.
Se foram anexados múltiplos arquivos, você tem a opção de fazer o download individual em um arquivo .zip.
A partir de Comunicações/Linha do Tempo
É possível baixar múltiplos anexos com apenas um clique em e-mails nas seções de linha do tempo e comunicações. Clicar no ícone ‘Baixar todos’ realizará o download de todos os anexos presentes nas seções de linha do tempo/comunicações de determinado item.
A partir da Guia Arquivos
Você pode baixar arquivos individualmente clicando na opção no menu à direita.
Você pode baixar múltiplos arquivos de uma vez selecionando os arquivos que deseja baixar e clicando na opção no topo da tela.
Você pode baixar múltiplos arquivos em um arquivo .zip selecionando os arquivos que deseja baixar e clicando na opção no topo da tela.
Se o seu sistema foi configurado para permitir que você delete anexos de e-mails, você pode deletar anexos originados de um e-mail a partir do card de arquivos do item de trabalho. Isso é útil, por exemplo, quando você está lidando com informações sensíveis nos anexos.
O anexo deletado será removido também de outros itens de trabalho relacionados, tais como outras Ações de um Case, Sub-cases, Tickets-pai e filho em caso de vinculação, Cases-filho e Tickets-pai se um Ticket for convertido em Case.
Note, porém, que se você deletar um anexo de um item de trabalho que tenha sido dividido ou é o Ticket resultante de uma divisão, o arquivo deletado não será removido de outros Tickets resultantes da separação ou do Ticket pai.
Note também que deletar um anexo de um item de trabalho vinculado NÃO irá deletar o anexo do itens de trabalho com os quais existe o vínculo.
Esteja ciente também de que não é possível excluir um anexo de e-mail de um item de trabalho fechado..
O anexo será deletado de todas as partes do sistema, de forma que você não poderá buscar por ele na Busca Rápida, e não estará disponível para anexar a um novo e-mail relacionado ao item de trabalho.
Qualquer outra atividade do item de trabalho não irá trazer de volta o anexo excluído, assim como criar um novo item de trabalho vinculado também não.
Você será notificado na guia da linha do tempo e comunicações quando um anexo de e-mail for deletado, junto com o nome do arquivo deletado, quem deletou, o sujeito e data/hora de envio do e-mail.
Anexos de e-mails recebidos são representados por um ícone de e-mail verde:
Anexos de e-mails enviados são representados por um ícone de e-mail azul:
