Trabajar con Tareas enlazadas
v2021.2
Varias funciones de Enate le permiten gestionar las actividades que realizan diferentes equipos, permitiéndole crear y supervisar fácilmente las tareas, incluso cuando no tiene todos los permisos para las tareas de los demás.
Puede:
crear y enlazar tareas, incluso en áreas de negocio para las que no tiene permisos;
compartir y añadir comunicaciones entre esas tareas.
Al lanzar un Caso o un Ticket desde uno ya existente, se crea una relación "Enlazada" entre las tareas. Las tareas creadas de este modo mantendrán un enlace con el Caso o Ticket original y se mostrarán en una pestaña de "Enlaces" dentro de ellas, lo que facilita el seguimiento de un grupo de tareas que se relacionan entre sí.
Echemos un vistazo a algunas de estas funciones, empezando por la forma de crear Tareas enlazadas...
Crear un Ticket enlazado
Para crear una nueva Tarea enlazada a partir de un Caso o Ticket existente, haga clic en el enlace “+ Tarea” que se muestra cerca de la sección de pestañas de la tarea y elija la opción de "Ticket" del menú desplegable.
En la ventana emergente resultante, puede filtrar para buscar el nuevo tipo de proceso de Ticket que desea crear de dos maneras:
buscando por ruta de correo electrónico: puede especificar la dirección del buzón al que normalmente se envían los correos electrónicos para crear tareas. A menudo, un buzón de correo electrónico representa una parte determinada de la empresa en la que desea crear su nueva tarea. Como un atajo útil, hemos añadido una función en la que puede buscar por buzón de correo y limitar directamente los procesos de Ticket que puede elegir. Al seleccionar un buzón de correo se filtrarán las opciones desplegables a solo los procesos vinculados a ese buzón.
seleccionando un Cliente, un Contrato, un Servicio y un proceso de Ticket para lanzar (estos serán los valores por defecto si solo hay una opción para elegir).
Tenga en cuenta que los Tickets disponibles para su lanzamiento dependerán de la configuración de permisos en Builder. Además, solo podrá seleccionar un proceso de Ticket desde una ruta de correo electrónico que haya sido habilitada en Builder (véase aquí para más información). También solo podrá seleccionar un proceso de Ticket en el Modo de prueba si la ruta de correo electrónico para ese proceso de Ticket ha sido configurada para ejecutarse en el Modo de prueba.
A continuación, puede configurar los siguientes ajustes para el Ticket:
Título | Puede modificar el título del nuevo Ticket que está creando. |
Descripción | Puede modificar la descripción del nuevo Ticket que está creando. |
Categoría y subcategorías | Debe seleccionar la categoría y subcategorías del nuevo Ticket. |
Anular fecha de vencimiento | Si su Sistema se ha configurado de este modo (véase aquí para más información), puede elegir anular la fecha de vencimiento del nuevo Ticket que está creando. |
Copiar Defectos, Archivos y Datos personalizados | Puede compartir Defectos, Archivos (incluidas las etiquetas) y Datos personalizados existentes del Caso/Ticket original con el nuevo Ticket que está creando. |
Copiar comunicaciones de tareas | Puede compartir las comunicaciones de las tareas, es decir, los correos electrónicos (incluidos los archivos adjuntos de correo electrónico) y las notas entre el Caso/Ticket original y el nuevo Ticket que está creando. Tenga en cuenta que, si está creando un Ticket a partir de un Caso, esto solo compartirá las comunicaciones a nivel de Caso, no las comunicaciones a nivel de la Acción o el Sub-caso. Puede copiar comunicaciones individuales de Acción o Sub-caso compartiendo correos electrónicos/notas individuales de su cronología de comunicaciones. |
Desactivar correos electrónicos automáticos | Puede elegir enviar correos electrónicos automáticos del sistema a los contactos etiquetados como contacto primario, solicitante o asunto. |
Añadir contactos | Si los permisos en Builder han sido configurados para permitirle hacerlo, puede añadir varios contactos diferentes para el nuevo Ticket y dividir las etiquetas entre ellos. |
A continuación, haga clic en Crear. Aparecerá un enlace al nuevo Ticket enlazado en la pestaña de "Enlaces".
Crear un Caso enlazado
Un Caso enlazado es un Caso que está relacionado con un Caso o Ticket, pero su Caso principal es completamente independiente. Esto es útil cuando la Fecha de vencimiento del Caso principal no depende de que se haya completado alguna sub-parte (por ejemplo, por un departamento diferente).
Para crear un nuevo Caso enlazado a partir de un Caso o Ticket existente, haga clic en el enlace "+ Tarea" que se muestra cerca de la sección de pestañas de la tarea y elija la opción de "Caso" del menú desplegable.
En la ventana emergente resultante, puede filtrar para buscar el nuevo tipo de proceso de Caso que desea crear de dos maneras:
buscando por ruta de correo electrónico: puede especificar la dirección del buzón al que normalmente se envían los correos electrónicos para crear tareas. A menudo, un buzón de correo electrónico representa una parte determinada de la empresa en la que desea crear su nueva tarea. Como un atajo útil, hemos añadido una función en la que puede buscar por buzón de correo y limitar directamente los procesos de Caso que puede elegir. Al seleccionar un buzón de correo se filtrarán las opciones desplegables a solo los procesos vinculados a ese buzón.
seleccionando un Cliente, un Contrato, un Servicio y un proceso de Caso para lanzar (estos serán los valores por defecto si solo hay una opción para elegir).
Tenga en cuenta que los Casos disponibles para su lanzamiento dependerán de la configuración de permisos en Builder. Además, solo podrá seleccionar un proceso de Caso desde una ruta de correo electrónico que haya sido habilitada en Builder (véase aquí para más información). También podrá seleccionar un proceso de Caso en Modo de prueba si la ruta de correo electrónico para ese proceso de Caso ha sido configurada para ejecutarse en Modo de prueba.
A continuación, puede configurar los siguientes ajustes para el Caso:
Título | Puede modificar el título del nuevo Caso que está creando. |
Descripción | Puede modificar la descripción del nuevo Caso que está creando. |
Programa | Si su sistema se ha configurado de este modo (véase aquí para más información), debe seleccionar un programa para el nuevo Caso que está creando. |
Anular fecha de vencimiento | Si su Sistema se ha configurado de este modo (véase aquí para más información), puede elegir anular la fecha de vencimiento del nuevo Caso que está creando. |
Copiar Defectos, Archivos y Datos personalizados | Puede compartir Defectos, Archivos (incluidas las etiquetas) y Datos personalizados existentes del Caso/Ticket original con el nuevo Caso que está creando. |
Copiar comunicaciones de tareas | Puede compartir las comunicaciones de las tareas, es decir, los correos electrónicos (incluidos los archivos adjuntos de correo electrónico) y las notas entre el Caso/Ticket original y el nuevo Caso que está creando. Tenga en cuenta que, si está creando una tarea a partir de un Caso, esto solo compartirá las comunicaciones a nivel del Caso, no las comunicaciones a nivel de la Acción o el Sub-caso. Puede copiar comunicaciones individuales de Acción o Sub-caso compartiendo correos electrónicos/notas individuales de su cronología de comunicaciones. |
Añadir contactos | Puede añadir varios contactos diferentes para el nuevo Caso y dividir las etiquetas entre ellos. |
A continuación, haga clic en Crear. Aparecerá un enlace al nuevo Caso enlazado en la pestaña de "Enlaces".
Crear un Sub-caso
Un Sub-caso se comportará de acuerdo con su propia configuración específica, pero su caso "principal" no se completará hasta que todos sus sub-casos se hayan completado.
Por lo tanto, solo se puede crear un Sub-caso a partir de un Caso existente.
Para crear un Sub-caso, haga clic en el enlace “+ Tarea” que se muestra cerca de la sección de pestañas de un Caso y elija la opción de “Sub-caso”' del menú desplegable.
En la ventana emergente resultante, puede filtrar para buscar el nuevo tipo de proceso de Sub-caso que desea crear de dos maneras:
buscando por ruta de correo electrónico: puede especificar la dirección del buzón al que normalmente se envían los correos electrónicos para crear tareas. A menudo, un buzón de correo electrónico representa una parte determinada de la empresa en la que desea crear su nueva tarea. Como un atajo útil, hemos añadido una función en la que puede buscar por buzón de correo y limitar directamente los procesos de Sub-caso que puede elegir. Al seleccionar un buzón de correo se filtrarán las opciones desplegables a solo los procesos vinculados a ese buzón.
seleccionando un Cliente, un Contrato, un Servicio y un proceso de Sub-caso para lanzar (estos serán los valores por defecto si solo hay una opción para elegir). Tenga en cuenta que el cliente de un Sub-caso se rellenará automáticamente como su Caso principal, es decir, el Caso a partir del cual lo está creando.
Tenga en cuenta que los Sub-casos disponibles para su lanzamiento dependerán de la configuración de permisos en Builder. Además, solo podrá seleccionar un proceso de Sub-caso desde una ruta de correo electrónico que haya sido habilitada en Builder (véase aquí para más información). También podrá seleccionar un proceso de Sub-caso en Modo de prueba si la ruta de correo electrónico para ese proceso de Sub-caso ha sido configurada para ejecutarse en Modo de prueba.
A continuación, puede configurar los siguientes ajustes para el Sub-caso:
Anular fecha de vencimiento | Si su sistema se ha sido configurado de este modo (véase aquí para más información), puede elegir anular la fecha de vencimiento del nuevo Sub-caso que está creando. |
Descripción | Puede modificar la descripción del nuevo Sub-caso que está creando. |
Programa | Si su sistema se ha sido configurado de este modo (véase aquí para más información), debe seleccionar un programa para el nuevo Sub-caso que está creando. |
Añadir contactos | Puede añadir varios contactos diferentes para el nuevo Sub-caso y dividir las etiquetas entre ellos según sus necesidades. |
Aparecerá un enlace al nuevo Sub-caso en la pestaña de Sub-casos y NO en la pestaña de Enlaces.
Pestaña de Sub-casos
La pestaña de Sub-casos mostrará la siguiente información para cualquier Sub-caso bajo un Caso:
Estado actual del icono
Número de referencia del Sub-Caso y título del Caso
Cantidad de Acciones – La cantidad de Acciones asociadas a este Sub-caso Propietario– el Propietario del Caso (si está definido)
Lista – la Lista de Casos (si está definida)
Fecha de vencimiento – La fecha de vencimiento del Caso
Icono para desplegar el Sub-caso y revelar sus Acciones
Lógica del número de referencia del Sub-caso
Los números de referencia de los Sub-casos se pueden desglosar de la siguiente manera:
Visualizar las Tareas enlazadas - La pestaña de “Enlaces”
La pestaña de Enlaces es donde puede visualizar todas las tareas enlazadas de un Ticket o Caso.
Tenga en cuenta que los Sub-casos creados a través del enlace "+ Tarea" seguirán apareciendo en la pestaña de "Sub-casos" por el momento, y no se mostrarán en la pestaña de Enlaces.
Dentro de la pestaña de Enlaces se puede ver una lista de tareas enlazadas, donde se muestra la referencia, el título, la persona asignada, la lista y la fecha de vencimiento de una tarea.
También hay un icono para desenlazar la tarea si se ha enlazado por error.
También puede desplegar Casos enlazados para ver sus Acciones.
Tareas enlazadas para las que no tiene permisos
Si no tiene permisos para un determinado proceso de negocio, las tareas de ese proceso aparecerán en gris y no podrá abrirlas o editarlas. Sin embargo, podrá ver información de nivel superior sobre la tarea, por ejemplo, a quién está asignada, en qué lista se encuentra y cuándo vence.
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