Trabajar con Tareas enlazadas
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Varias funciones de Enate le permiten gestionar las actividades que realizan diferentes equipos, permitiéndole crear y supervisar fácilmente las tareas, incluso cuando no tiene todos los permisos para las tareas de los demás.
Puede:
crear y enlazar tareas, incluso en áreas de negocio para las que no tiene permisos;
compartir y añadir comunicaciones entre esas tareas.
Al lanzar un Caso o un Ticket desde uno ya existente, se crea una relación "Enlazada" entre las tareas. Las tareas creadas de este modo mantendrán un enlace con el Caso o Ticket original y se mostrarán en una pestaña de "Enlaces" dentro de ellas, lo que facilita el seguimiento de un grupo de tareas que se relacionan entre sí.
Echemos un vistazo a algunas de estas funciones, empezando por la forma de crear Tareas enlazadas...
Para crear una nueva Tarea enlazada a partir de un Caso o Ticket existente, haga clic en el enlace “+ Tarea” que se muestra cerca de la sección de pestañas de la tarea y elija la opción de "Ticket" del menú desplegable.
En la ventana emergente resultante, puede filtrar para buscar el nuevo tipo de proceso de Ticket que desea crear de dos maneras:
buscando por ruta de correo electrónico: puede especificar la dirección del buzón al que normalmente se envían los correos electrónicos para crear tareas. A menudo, un buzón de correo electrónico representa una parte determinada de la empresa en la que desea crear su nueva tarea. Como un atajo útil, hemos añadido una función en la que puede buscar por buzón de correo y limitar directamente los procesos de Ticket que puede elegir. Al seleccionar un buzón de correo se filtrarán las opciones desplegables a solo los procesos vinculados a ese buzón.
seleccionando un Cliente, un Contrato, un Servicio y un proceso de Ticket para lanzar (estos serán los valores por defecto si solo hay una opción para elegir).
A continuación, puede configurar los siguientes ajustes para el Ticket:
Título
Puede modificar el título del nuevo Ticket que está creando.
Descripción
Puede modificar la descripción del nuevo Ticket que está creando.
Categoría y subcategorías
Debe seleccionar la categoría y subcategorías del nuevo Ticket.
Anular fecha de vencimiento
Copiar Defectos, Archivos y Datos personalizados
Puede compartir Defectos, Archivos (incluidas las etiquetas) y Datos personalizados existentes del Caso/Ticket original con el nuevo Ticket que está creando.
Copiar comunicaciones de tareas
Desactivar correos electrónicos automáticos
Puede elegir enviar correos electrónicos automáticos del sistema a los contactos etiquetados como contacto primario, solicitante o asunto.
Añadir contactos
A continuación, haga clic en Crear. Aparecerá un enlace al nuevo Ticket enlazado en la pestaña de "Enlaces".
Un Caso enlazado es un Caso que está relacionado con un Caso o Ticket, pero su Caso principal es completamente independiente. Esto es útil cuando la Fecha de vencimiento del Caso principal no depende de que se haya completado alguna sub-parte (por ejemplo, por un departamento diferente).
Para crear un nuevo Caso enlazado a partir de un Caso o Ticket existente, haga clic en el enlace "+ Tarea" que se muestra cerca de la sección de pestañas de la tarea y elija la opción de "Caso" del menú desplegable.
En la ventana emergente resultante, puede filtrar para buscar el nuevo tipo de proceso de Caso que desea crear de dos maneras:
buscando por ruta de correo electrónico: puede especificar la dirección del buzón al que normalmente se envían los correos electrónicos para crear tareas. A menudo, un buzón de correo electrónico representa una parte determinada de la empresa en la que desea crear su nueva tarea. Como un atajo útil, hemos añadido una función en la que puede buscar por buzón de correo y limitar directamente los procesos de Caso que puede elegir. Al seleccionar un buzón de correo se filtrarán las opciones desplegables a solo los procesos vinculados a ese buzón.
seleccionando un Cliente, un Contrato, un Servicio y un proceso de Caso para lanzar (estos serán los valores por defecto si solo hay una opción para elegir).
A continuación, puede configurar los siguientes ajustes para el Caso:
Título
Puede modificar el título del nuevo Caso que está creando.
Descripción
Puede modificar la descripción del nuevo Caso que está creando.
Programa
Anular fecha de vencimiento
Copiar Defectos, Archivos y Datos personalizados
Puede compartir Defectos, Archivos (incluidas las etiquetas) y Datos personalizados existentes del Caso/Ticket original con el nuevo Caso que está creando.
Copiar comunicaciones de tareas
Añadir contactos
Puede añadir varios contactos diferentes para el nuevo Caso y dividir las etiquetas entre ellos.
A continuación, haga clic en Crear. Aparecerá un enlace al nuevo Caso enlazado en la pestaña de "Enlaces".
Un Sub-caso se comportará de acuerdo con su propia configuración específica, pero su caso "principal" no se completará hasta que todos sus sub-casos se hayan completado.
Por lo tanto, solo se puede crear un Sub-caso a partir de un Caso existente.
Para crear un Sub-caso, haga clic en el enlace “+ Tarea” que se muestra cerca de la sección de pestañas de un Caso y elija la opción de “Sub-caso”' del menú desplegable.
En la ventana emergente resultante, puede filtrar para buscar el nuevo tipo de proceso de Sub-caso que desea crear de dos maneras:
buscando por ruta de correo electrónico: puede especificar la dirección del buzón al que normalmente se envían los correos electrónicos para crear tareas. A menudo, un buzón de correo electrónico representa una parte determinada de la empresa en la que desea crear su nueva tarea. Como un atajo útil, hemos añadido una función en la que puede buscar por buzón de correo y limitar directamente los procesos de Sub-caso que puede elegir. Al seleccionar un buzón de correo se filtrarán las opciones desplegables a solo los procesos vinculados a ese buzón.
seleccionando un Cliente, un Contrato, un Servicio y un proceso de Sub-caso para lanzar (estos serán los valores por defecto si solo hay una opción para elegir). Tenga en cuenta que el cliente de un Sub-caso se rellenará automáticamente como su Caso principal, es decir, el Caso a partir del cual lo está creando.
A continuación, puede configurar los siguientes ajustes para el Sub-caso:
Anular fecha de vencimiento
Descripción
Puede modificar la descripción del nuevo Sub-caso que está creando.
Programa
Añadir contactos
Puede añadir varios contactos diferentes para el nuevo Sub-caso y dividir las etiquetas entre ellos según sus necesidades.
Aparecerá un enlace al nuevo Sub-caso en la pestaña de Sub-casos y NO en la pestaña de Enlaces.
La pestaña de Sub-casos mostrará la siguiente información para cualquier Sub-caso bajo un Caso:
Estado actual del icono
Número de referencia del Sub-Caso y título del Caso
Cantidad de Acciones – La cantidad de Acciones asociadas a este Sub-caso Propietario– el Propietario del Caso (si está definido)
Lista – la Lista de Casos (si está definida)
Fecha de vencimiento – La fecha de vencimiento del Caso
Icono para desplegar el Sub-caso y revelar sus Acciones
Los números de referencia de los Sub-casos se pueden desglosar de la siguiente manera:
La pestaña de Enlaces es donde puede visualizar todas las tareas enlazadas de un Ticket o Caso.
Dentro de la pestaña de Enlaces se puede ver una lista de tareas enlazadas, donde se muestra la referencia, el título, la persona asignada, la lista y la fecha de vencimiento de una tarea.
También hay un icono para desenlazar la tarea si se ha enlazado por error.
También puede desplegar Casos enlazados para ver sus Acciones.
Si no tiene permisos para un determinado proceso de negocio, las tareas de ese proceso aparecerán en gris y no podrá abrirlas o editarlas. Sin embargo, podrá ver información de nivel superior sobre la tarea, por ejemplo, a quién está asignada, en qué lista se encuentra y cuándo vence.
Si su Sistema se ha configurado de este modo (), puede elegir anular la fecha de vencimiento del nuevo Ticket que está creando.
Puede compartir las comunicaciones de las tareas, es decir, los correos electrónicos (incluidos los archivos adjuntos de correo electrónico) y las notas entre el Caso/Ticket original y el nuevo Ticket que está creando. Tenga en cuenta que, si está creando un Ticket a partir de un Caso, esto solo compartirá las comunicaciones a nivel de Caso, no las comunicaciones a nivel de la Acción o el Sub-caso. Puede copiar comunicaciones individuales de Acción o Sub-caso compartiendo correos electrónicos/notas individuales de su .
Si los han sido configurados para permitirle hacerlo, puede añadir varios contactos diferentes para el nuevo Ticket y dividir las etiquetas entre ellos.
Si su sistema se ha configurado de este modo (), debe seleccionar un programa para el nuevo Caso que está creando.
Si su Sistema se ha configurado de este modo (), puede elegir anular la fecha de vencimiento del nuevo Caso que está creando.
Puede compartir las comunicaciones de las tareas, es decir, los correos electrónicos (incluidos los archivos adjuntos de correo electrónico) y las notas entre el Caso/Ticket original y el nuevo Caso que está creando. Tenga en cuenta que, si está creando una tarea a partir de un Caso, esto solo compartirá las comunicaciones a nivel del Caso, no las comunicaciones a nivel de la Acción o el Sub-caso. Puede copiar comunicaciones individuales de Acción o Sub-caso compartiendo correos electrónicos/notas individuales de su .
Si su sistema se ha sido configurado de este modo (), puede elegir anular la fecha de vencimiento del nuevo Sub-caso que está creando.
Si su sistema se ha sido configurado de este modo (), debe seleccionar un programa para el nuevo Sub-caso que está creando.
