Guia Arquivo em Tickets, Ações e Cases
Visão Geral
Fizemos melhorias significativas em como você pode visualizar e gerenciar arquivos e links em Tickets, Ações e Cases. O Card de Arquivos que anteriormente era exibido na barra lateral está agora expandido e realocado para a guia de ‘Arquivos’ na parte principal da tela do item de trabalho, ao lado da Linha do Tempo – onde você pode agora adicionar arquivos e visualizar aqueles que foram adicionados ao item de trabalho.
A guia Arquivos mostra todos os arquivos e links que foram adicionados ao item de trabalho e itens relacionados, além de anexos de e-mails recebidos e enviados.
Quaisquer arquivos/links do item de trabalho atual aberto serão mostrados no topo da guia de arquivos, e os de seus itens relacionados serão mostrados em uma seção separada logo abaixo. Os itens são organizados de acordo com a data/hora em que foram carregados, com o mais recente no topo.
Você pode ver o nome do arquivo, tipo, tamanho, quem carregou (e quando), além do número de referência e em qual item de trabalho foi carregado. Você pode, ainda, ver tags e notas que foram adicionadas aos arquivos.
Vários ícones permitem que você identifique mais informações:
Todos os arquivos da guia estão disponíveis para serem anexados à quaisquer e-mails e links podem ser adicionados ao corpo do e-mail.
Note que quando realizar o upgrade de versões anteriores para a versão 2022.3, os arquivos anexados diretamente a um item de trabalho serão todos exibidos na seção 'Outros itens de trabalho' sem um número de referência. Anexos de e-mail para esse item de trabalho aparecerão na seção 'Atual’, no entanto.
Adicionando Arquivos/Links a um Item de Trabalho
Se o item de trabalho for atribuído a você, você pode adicionar arquivos e links a partir da guia Arquivos. Múltiplos arquivos podem ser carregados de uma vez. Clique nos links no topo da guia para carregá-los.
Você pode ainda arrastar e soltar arquivos para dentro da guia de arquivos para carregá-los.
Note: o tamanho máximo por arquivo é de 100.00 MB.
Restrições de Tipo de Arquivo
Por padrão, todos os tipos de arquivos podem ser carregados, embora seja possível que certos tipos de arquivo sejam restritos, ao especificar os tipos aceitos na seção de configurações gerais no Criador.
Colocando tags em Arquivos e Links
Tags podem ser adicionadas em arquivos e links. Elas auxiliam na adição de estrutura aos arquivos – importante no envio de informações. As tags disponíveis estão definidas no Criador.
Você pode ainda adicionar tags a múltiplos arquivos e links de uma vez, selecionando um ou mais itens e utilizando o ícone exibido no cabeçalho da guia Arquivos.
Uma vez adicionada, os arquivos/links ficarão disponíveis para adição automatica em e-mails com tags correspondentes, o que garante que todos os documentos de um tipo relevante serão incluídos no conteúdo de e-mails específicos.
Quando uma resposta-padrão é inserida em um e-mail manual ou quando um novo e-mail é criado automaticamente e enviado no processo, o sistema irá identificar quaisquer tags relacionadas ao texto-padrão/modelo de e-mail e irá anexar automaticamente todos os arquivos do item de trabalho que possuem a mesma tag. As tags são vinculadas às respostas-padrão como parte da configuração do sistema por usuários administradores no Criador quando da criação de modelos de e-mail.
Adicionar tags à arquivos é importante também para processos que envolvam tecnologia de automação. Exemplo: se uma ação downstream automatizada precisa saber quais arquivos anexados ao seu Case são a ‘Confirmação de fatura’, você pode adicionar uma tag indicando isso e, independentemente do nome do arquivo, a tecnologia de automação saberá selecionar o arquivo correto baseado em tags. A mesma tecnologia de automação externa pode igualmente fornecer tags como parte do carregamento de documentos em Itens de Trabalho no Enate para uso manual ou automático.
Note: se tags de arquivo não estiverem configuradas no sistema, então a opção ‘adicionar tag ao arquivo’ não será exibida.
Adicionando Notas a Arquivos
Você pode ainda adicionar notas aos arquivos e links para fornecer uma breve descrição do conteúdo ou informações que julgar úteis.
Você pode adicionar notas a múltiplos arquivos e links de uma vez selecionando um ou mais itens e utilizando o ícone exibido no cabeçalho da guia Arquivos.
Pré-visualizando Arquivos
O menu à direita permite que você pré-visualize um arquivo individual. A pré-visualização será exibida em uma nova aba.
Se não for possível a pré-visualização do arquivo, uma janela de confirmação aparecerá para explicar isso e fornecer a opção de realizar o download do arquivo. Os tipos de arquivos que suportam a pré-visualização são: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.
Baixando Arquivos
Você pode realizar o download de arquivos individuais clicando na opção no menu à direita.
Você pode realizar o download de múltiplos arquivos de uma vez selecionando os arquivos que deseja baixar e selecionando a opção no topo da tela. Os arquivos podem ser baixados como múltiplos arquivos individuais ou um arquivo zip.
Deletando Arquivos/Links
Você pode deletar arquivos ou links individualmente clicando no menu à direita.
Você pode também deletar múltiplos arquivos/links selecionando os arquivos/links que deseja remover e selecionando a opção deletar no topo da tela.
Filtrando Arquivos/Links
Você pode filtrar os arquivos e links exibidos na guia de arquivos utilizando a opção de filtragem no topo. Você pode filtrar por: Anexos, Anexos de e-mails enviados, Anexos de e-mails recebidos e Links.
Busca por Arquivo em Texto livre
Há também uma busca por texto livre disponível para ajudá-lo a localizar arquivos ou links individuais. Você pode realizar a busca por várias palavras – nome do arquivo, informação da tag, texto das Notas.
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