Mejoras en el trabajo entre equipos
Comunicaciones entre equipos internos - Descripción general
En la versión 2022.6, hemos facilitado el trabajo entre varios equipos, lo que ayuda a mantener todo sincronizado y a todos informados.
A veces, cuando envía un correo electrónico sobre una Tarea y necesita involucrar a equipos de otras partes de su empresa, es posible que no sepa si ya utilizan Enate para gestionar su trabajo (sobre todo en organizaciones grandes) y, por lo tanto, puede no estar claro cómo proceder.
Ahora, cuando trabaje en Enate, ya no tendrá que preocuparse por esto: el sistema se encargará de ello por usted. Solo tiene que redactar su correo y el sistema sabrá cómo proceder a continuación; si hay alguien interno involucrado y está utilizando Enate, le indicaremos sus tickets o casos con los que podría querer compartir este correo electrónico, o crear rápidamente una nueva tarea si es necesario.
Esto ayuda a mantener sincronizadas todas las comunicaciones posteriores entre esos equipos y cualquier parte externa. Si envía el correo electrónico a alguien que no utiliza Enate, el sistema se limitará a enviárselo.
Ejemplos
Si tomamos un ejemplo en el que tenemos lo siguiente:
Jane, una agente que trabaja en el Equipo A en el Reino Unido.
Karina, una agente del Equipo B en Polonia.
Una parte externa que ha enviado por correo una consulta inicialmente relacionada con el Reino Unido, que llega al Equipo A.
Jane, del Equipo A, está redactando un correo electrónico de respuesta al solicitante externo y también ve que parte de la consulta debe involucrar a su equipo polaco, el Equipo B. Jane no necesita saber si el equipo polaco utiliza Enate, simplemente añade su dirección de correo electrónico a su correo electrónico saliente.
Enate sabe que la dirección de correo electrónico del equipo polaco está conectada a un buzón de Enate y, por lo tanto, va a dar como resultado un Ticket o Caso para ellos. Al hacer clic para enviar el correo electrónico, Enate mostrará una ventana emergente explicando esto al agente, y pidiendo un poco más de información que ayudará en la creación de la tarea para el otro equipo.
Una vez que el agente añade esta información adicional para crear una tarea enlazada, puede confirmar para continuar. El correo electrónico se envía a cualquier destinatario externo, y el otro equipo, el Equipo B en Polonia, ve el correo electrónico dentro de un Ticket o Caso ENLAZADO pertinente. Ambos equipos están al tanto del Caso o Ticket enlazado del otro equipo y pueden mantenerse informados del progreso.
Equipos que trabajan entre límites de permisos
Si las actividades del Equipo B quedan fuera de los permisos del Equipo A, podrán ver al menos la información a nivel del encabezado en la pantalla de Tareas enlazadas.
Correos electrónicos descendentes sincronizados
Es importante destacar que todas las comunicaciones descendentes se mantienen perfectamente sincronizadas.
El destinatario externo puede ver las direcciones de ambos equipos en su correo electrónico y, si envía una respuesta, AMBOS equipos se actualizarán al mismo tiempo. Todo el mundo está informado.
En la situación más habitual, la ventana emergente probablemente mostraría el Ticket o Caso único, ya enlazado, en el que el Equipo B está trabajando, esencialmente diciendo "¿desea compartir este correo con el ticket en progreso del Equipo B?".
¿Qué pasa con otros equipos que aún no utilizan Enate?
Si hay otras direcciones de correo electrónico internas añadidas a un correo, dirigidas a áreas de su empresa que aún no utilizan Enate, no pasa nada: simplemente se enviarán como correos electrónicos para comunicarse con ese otro equipo como lo harían normalmente.
Requisito: "Direccionamiento adicional" habilitado en el servidor de correo de su empresa
NOTA IMPORTANTE: para poder utilizar estas funciones, su equipo de administración de correos electrónicos DEBE tener habilitado el ajuste "Direccionamiento adicional" en su configuración del servidor del correo electrónico. Esto es lo que ayuda a enrutar todos los correos electrónicos a las tareas correctas descendientes.
Una vez hecho esto, puede activar el Direccionamiento adicional en Enate en la sección de configuración de sistemas de Builder. Para ello, vaya a Builder > Configuración del sistema > Configuración general, navegue hasta la sección "Direccionamiento adicional de la tarea" y active el interruptor.
El Direccionamiento adicional funciona añadiendo información relevante a las direcciones de correo electrónico de un correo. En este caso, en Enate se añaden los números de referencia de las tareas implicadas. La estructura es: [destinatario del correo electrónico][+EnateRef][@dominio del correo electrónico]. Ejemplos a continuación:
Una vez que esto sucede, Enate sabe que debe compartir cualquier correo electrónico en el que se incluya el número de referencia de un Ticket / Caso / Acción en sus direcciones a esa Tarea específica. Esto es lo que mantiene a todas las partes relevantes al tanto de todas las comunicaciones.
Para obtener más información sobre el Direccionamiento adicional y cómo habilitarlo, consulte este artículo.
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