Programmation des courriels et Boîte d’envoi
v2021.1
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Vous pouvez programmer la date et l’heure d’envoi d’un courriel en sélectionnant l'option Programmer l'envoi.
Le courriel programmé apparaîtra dans les onglets Comms et Chronologie avec le nom de la personne qui l'a programmé et la date à laquelle il a été programmé. Vous pouvez aussi envoyer immédiatement un courriel programmé à partir des onglets Comms et Chronologie.
Les courriels dont vous avez programmé l'envoi à une date ultérieure apparaissent dans la Boîte d'envoi.
Vous pouvez accéder à la Boîte d'envoi à partir du lien de navigation. Le nombre total de courriels dans votre Boîte d'envoi sera également affiché dans le lien de navigation.
Vous pouvez trouver sur la Boîte d’envoi les courriels de vous ou votre équipe qui doivent être envoyés à une date ultérieure ou dont l'envoi a échoué.
Vous pouvez sélectionner le nombre de courriels à afficher dans l'option située à droite.
La première fois qu’un chef d’équipe se connecte, il tombe sur la vue "Les courriels de mon équipe". La première fois qu’un membre de l’équipe se connecte, il tombe sur la vue "Mes courriels". Vous pouvez modifier l’affichage de la Boîte d’envoi afin de n’afficher que vos courriels, ceux de votre équipe, ceux du système ou tous les courriels de la boîte d'envoi. La configuration sera conservée lorsque vous vous déconnecterez et vous reconnecterez.
En sélectionnant "Mes courriels", vous pouvez voir les courriels que vous avez envoyés et qui se trouvent dans votre Boîte d'envoi.
"Les courriels de mon équipe" vous montre les courriels envoyés par votre équipe qui sont dans la Boîte d’envoi ainsi que les courriels relatifs aux activités sur lesquelles les membres de votre équipe travaillent qui sont dans la Boîte d'envoi.
Sélectionner "Les courriels du système" vous permet de voir les courriels qui sont envoyés automatiquement par le système, notamment parce qu’un Ticket a été fractionné ou fusionné.
"Tout" vous permet de voir les courriels envoyés par vous, votre équipe ainsi que les courriels qui ne sont pas de votre équipe et auxquels vous avez accès (configuration possible dans Builder, voir ici pour plus d'informations).
Vous pouvez réessayer manuellement d’envoyer un courriel en cliquant sur l’icône "Nouvel essai". Le courriel passera au statut de "Nouvel essai en attente", voir ici pour plus d’informations sur les statuts d’envoi dans la Boîte d’envoi.
Vous pouvez également réessayer d’envoyer un courriel via la Chronologie.
Vous pouvez également annuler l'envoi d'un courriel en cliquant sur l'icône "Annuler". Cela supprimera le courriel de la Boîte d'envoi.
Vous avez également la possibilité de réessayer ou d’annuler l’envoi de courriels en bloc.
Veuillez noter que le système ne réessayera pas automatiquement d'envoyer des courriels qui ont migré à partir d'une ancienne version (2020.1 ou antérieure). Ils ne peuvent être envoyés qu’en réessayant manuellement, c’est-à-dire en cliquant sur l’icône "Nouvel essai".
En double-cliquant sur un courriel, vous accéderez aux informations du courriel dans une fenêtre contextuelle en lecture seule. Vous pouvez voir de qui vient le courriel, à qui il est destiné, etc. Vous avez également la possibilité de faire un nouvel essai et d’annuler l’envoi du courriel à partir de la fenêtre contextuelle.
Vous pouvez ajuster les colonnes de la grille en cliquant sur le bouton des paramètres. Elles seront enregistrées lorsque vous vous déconnecterez et vous reconnecterez. Les colonnes "À" et "Objet" sont obligatoires.
Connecteur des courriels - le nom du connecteur des courriels via lequel votre système envoie des courriels. La configuration s’effectue dans Builder, voir ici pour plus d'informations.
Importance - le paramètre d’importance du courriel, c'est-à-dire élevé, normal, faible.
Généré par le système - si le courriel a été automatiquement généré par le système (par exemple pour notifier un utilisateur lorsqu’un Ticket a été fractionné).
Dernière tentative d’envoi - date de la dernière tentative d’envoi du courriel (automatiquement par le système ou manuellement par un utilisateur)
Message d’échec du dernier envoi - un message affichant la raison de l’échec de la dernière tentative d’envoi du courriel par exemple, le connecteur des courriels est désactivé. Veuillez l'activer et réessayer.
Enregistré - la date et l’heure enregistrées lors du premier échec d’envoi du courriel.
Prochaine tentative d’envoi - date à laquelle le système essaiera d’envoyer le courriel
Paquet - la référence de l’activité dont le courriel est originaire. En cliquant sur ce bouton, vous accédez à l’écran de l’activité.
Type de paquet - si le courriel est rattaché à un Ticket, un Cas ou une Action
Nombre de tentatives d’envoi - ce nombre indique le nombre de fois que le système a essayé d’envoyer le courriel. Vous pouvez définir ce nombre dans Builder, voir ici pour plus d'informations.
Statut de l’envoi - indique l’état d’avancement de l’envoi des courriels dans la Boîte d'envoi. Il y a 4 statuts :
Échec - un courriel affichant ce statut a échoué. Pour l’envoyer, il faut "réessayer" manuellement.
Connecteur désactivé - si un courriel a ce statut d’envoi, cela signifie que le Connecteur a été désactivé dans Builder. Cliquez ici pour plus d’informations pour savoir comment l’activer.
Nouvel essai en attente - un courriel avec ce statut d’envoi est en attente
File d’attente - un courriel avec ce statut d’envoi est déjà programmé pour être envoyé. Les courriels envoyés lorsque l'option Annuler l'envoi a été définie auront également ce statut (voir ici pour plus d'informations sur l'option Annuler l'envoi). Le moment où ces courriels seront envoyés dépend de l’option Modèle de reprise automatique en cas d'échec qui est définie dans Builder, voir ici pour plus d'informations.
Nombre de pièces jointes - combien de fichiers (le cas échéant) sont joints au courriel
Le paramètre Annuler l'envoi vous permet d'ajouter un délai à l'envoi de vos courriels, ce qui vous donne la possibilité d'annuler l'envoi d'un courriel ou de revoir un courriel avant qu'il ne soit envoyé.
Vous pouvez définir le délai d’attente avant l’envoi d’un e-mail dans les réglages utilisateur.
Lorsqu’un délai d’annulation de l’envoi est défini, une fenêtre contextuelle apparaît pour vous permettre d’annuler l’envoi du courriel.
De plus, lorsqu'un délai d'annulation de l'envoi est défini, vous avez la possibilité d'envoyer un courriel "maintenant" dans la chronologie, ce qui annule le délai de la configuration de l'annulation de l'envoi et vous avez également la possibilité d'annuler l'envoi du courriel.
Lorsqu’un délai d’annulation d’envoi est défini, les courriels sont affichés dans la page Boîte d’envoi avec un statut d’envoi en File d'attente.
