Création automatique de contacts externes

Il est désormais possible de configurer le système pour qu’il crée automatiquement un nouveau contact externe lorsque des e-mails entrants contenant de nouvelles adresses électroniques sont reçus.

Ce nouveau paramètre se trouve dans la section Paramètres généraux de Builder et est activé par défaut, c’est-à-dire qu’il permet la création automatique de contacts à partir d’e-mails.

Notez que lorsqu’un nouveau contact est créé automatiquement, l’entreprise à laquelle il est lié dépend du paramètre de portée du contact en place : S’il est défini sur « Monde » ou « Monde et local », le contact créé aura une portée globale, c’est-à-dire qu’il ne sera pas lié à une entreprise spécifique. S’il est défini sur « Local », le contact sera créé au sein de la société dans laquelle se trouve l’activité liée.

Le système remplit automatiquement le prénom et le nom du contact en fonction du nom affiché dans l’e-mail. Plus de détails à ce sujet :

• Si le nom affiché dans l’e-mail comporte un espace, tout ce qui précède le premier espace sera utilisé comme prénom du contact et tout ce qui suit le dernier espace sera utilisé comme nom de famille. Par exemple, si le nom affiché dans l’e-mail est « John Smith », le prénom du contact sera automatiquement remplacé par « John » et son nom par « Smith ».

• Si le nom affiché dans l’e-mail comporte une virgule, tout ce qui se trouve avant la première virgule sera utilisé comme nom de famille du contact et tout ce qui se trouve après la virgule, mais avant l’espace, sera utilisé comme prénom. Par exemple, si le nom affiché dans l’e-mail est « Smith, John », le nom de famille du contact sera automatiquement remplacé par « Smith » et son prénom par « John ».

• Si le système ne peut pas remplir automatiquement le prénom et le nom en toute confiance, le contact sera créé automatiquement sans prénom et sans nom et l’utilisateur sera invité à les remplir lui-même lorsqu’il soumettra l’activité.

En outre, une nouvelle colonne intitulée « Créé automatiquement » a été ajoutée à la page de gestion des contacts afin de permettre aux utilisateurs de voir quels contacts externes ont été créés automatiquement et lesquels ont été créés manuellement.

Si des modifications sont apportées à un contact créé automatiquement, celui-ci n’apparaîtra plus dans la colonne « Créé automatiquement » de la page Gestion des contacts.