Améliorations des notifications
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Les notifications d’Enate vous permettent de toujours être informé des changements survenus dans les tickets, les actions et les cas qui vous intéressent. Vous pouvez choisir librement la manière dont vous recevez vos notifications, notamment les activités que vous souhaitez suivre, les événements pour lesquels vous recevrez des notifications et la manière dont elles vous seront transmises.
Vous disposez de plusieurs options :
Suivre des activités individuelles
Suivre toutes les activités dans votre boîte de réception
Suivre toutes les activités dans vos files d’attente
Vous pouvez choisir de recevoir des notifications sur un élément de travail particulier. Il vous suffit de l’ouvrir dans Work Manager et de cliquer sur « Suivre » dans la barre d’en-tête.
Si vous suivez une activité, vous recevrez une notification à chaque fois que l’un des évènements que vous avez sélectionné dans vos paramètres de notification se produit, par exemple, si son statut ou son destinataire est modifié, etc. Si vous avez choisi d'être également notifié par des fenêtres contextuelles sur votre navigateur et/ou par e-mail, vous recevrez également des copies de vos notifications par ces canaux.
Remarques :
Vous pouvez suivre toutes les activités, à l’exception de celles dont le statut est « Fermé ».
Vous ne pouvez suivre que les activités pour lesquelles vous avez des permissions.
Vous ne suivrez jamais une activité individuelle automatiquement.
Vous ne pouvez suivre une activité individuelle qu’en cliquant sur « Suivre » sur sa page. La seule exception à cette règle concerne les Tickets que vous suivez et qui sont ensuite fractionnés. Dans ce cas-là, le système vous fera suivre automatique tous les niveau cas issus de la fraction.
Lorsque vous suivez une activité, vous ne suivez que cette activité individuelle, et pas les activités qui lui sont associée, comme les autres Actions d’un cas ou les activités liées.
Vous pouvez arrêter de suivre une activité à tout moment en cliquant sur « Ne plus suivre » sur la page de l’activité.
Vous ne pouvez arrêter de suivre une activité qu’en cliquant manuellement sur « Ne plus suivre » ou si le statut de l’activité change en « Fermé ». Si le statut d’une activité change en « Fermé », tous les utilisateurs qui la suivaient arrêteront automatiquement de la suivre.
Vous pouvez choisir les notifications que vous recevez et la façon dont vous les recevez en vous rendant sur vos Paramètres utilisateur, puis sur Paramètres de notification.
En plus de choisir de suivre une activité individuelle, vous pouvez également utiliser la page des paramètres de notification pour spécifier plus généralement les notifications que vous souhaitez recevoir automatiquement. Cela se fait en deux parties :
Vous commencez par spécifier les activités pour lesquelles vous souhaitez recevoir des notifications, par exemple, les activités dans votre boîte de réception.
Puis vous préciser les évènements relatifs à ces activités pour lesquels vous souhaitez recevoir des notifications.
Vous trouverez plus de détails ci-dessous.
Vous pouvez choisir de recevoir des notifications pour les activités qui se trouvent dans votre boîte de réception et/ou pour les activités qui se trouvent dans vos Files d’attente.
Ma boîte de réception
Vous recevrez des notifications pour les activités qui se trouvent dans votre boîte de réception, c'est à dire les activités qui vous sont affectées.
Cette option est activée par défaut pour tous les utilisateurs.
Mes files d’attente
Vous recevrez des notifications pour les activités qui se trouvent dans les files d’attente auxquelles vous appartenez et/ou que vous gérez.
Cette option est activée par défaut pour les chefs d’équipe.
En plus de cela, vous devez chosir les évènements relatifs à ces activités pour lesquels cous souhaitez recevoir des notifications.
Vous disposez des options suivantes :
Nouvelles informations reçues
Un nouvel e-mail ou une note en libre-service a été reçu(e) pour l’activité.
Une activité m’a été affectée
J’ai été affecté(e) à une activité.
Nouvelle activité dans la file d’attente
La file d’attente d’une activité a été remplacée par une file d’attente dans laquelle je me trouve et/ou que je gère.
Nouveau fichier/lien ajouté
Un nouveau fichier/lien a été ajouté à l’activité.
Rappel date d’échéance « À risque »
La date d’échéance de l’activité est considérée comme étant à risque. Le calcul est effectué en soustrayant de la date/heure d’échéance le temps prévu pour l’activité avec 30 minutes supplémentaires.
Par exemple, si l’activité doit être complétée à 17h00 et que le temps prévu pour la compléter est d’une heure, le rappel date d’échéance « À risque » sera envoyé à 15h30.
Cette notification ne sera pas envoyée si :
le statut de l’activité est « Brouillon »
le statut de l’activité est « En cours » et elle a été affectée à un utilisateur
le statut de l’activité est « En attente » ET sa date d’échéance a été configurée avec l’option Ajouter un temps d’attente à la date d’échéance.
Activité en retard
La date d’échéance de l’activité a été dépassée et l’activité est à présent en retard.
Action refusée
Une Action a été annulée ou marquée comme étant Incapable de finir.
Le Cas doit être examiné
Un cas a rencontré un problème et nécessite une intervention avant de pouvoir poursuivre.
Examen par associé terminé
L’examen par associé d’une Action est terminé
Vous ne recevrez jamais qu’une seule notification concernant le même évènement pour une activité.
Pour chaque événement que vous suivez, vous recevrez automatiquement une notification dans le Centre de notifications du Work Manager (via l’icône Notifications dans la barre d’en-tête), et le nombre de notifications non lues sera indiqué par un compteur. Vous pouvez cependant choisir de recevoir également des notifications par e-mail et/ou par des fenêtres contextuelles sur votre navigateur.
L’icône Notifications vous indique le nombre de messages de notification non lus.
Cliquez sur l’icône pour afficher le Centre de notifications.
Cela vous permettra de consulter les notifications que vous avez reçues ( les 100 dernières notifications seront affichées), classées en deux catégories : « Toutes » et « Non lues ».
Cliquer sur une notification vous dirigera à l’activité à laquelle elle se rapporte.
Vous avez également la possibilité de marquer comme lues les notifications individuelles et (à partir du menu en cliquant sur les points de suspension) toutes les notifications.
L’option Ne pas déranger permet de désactiver toutes les notifications par e-mail et par fenêtre contextuelle sur le navigateur. Remarque : vous continuerez à recevoir vos notifications dans votre Centre de notifications.
Vous pouvez définir vos préférences en matière de notification en cliquant sur Paramètres de notification ou en vous rendant dans vos Paramètres utilisateur, puis en cliquant sur Paramètres de notification.
Les notifications seront envoyées dans la langue par défaut de l'utilisateur. Si un utilisateur change de langue, toutes les anciennes notifications resteront dans la langue par défaut, mais toutes les nouvelles notifications apparaîtront dans la nouvelle langue sélectionnée.
Si vous avez activé les fenêtres contextuelles de notification sur votre navigateur, elles apparaîtront en bas à droite de votre écran dès que vous recevrez une notification. Cliquer sur le lien vers l’activité de la fenêtre contextuelle vous amènera directement à cette activité.
Les fenêtres contextuelles de notification sur votre navigateur s’affichent sur n’importe quel écran tant que vous êtes connecté à Work Manager.
Vous devrez peut-être modifier les paramètres de votre navigateur pour activer les fenêtres contextuelles de notification. Si c’est le cas, vous en serez averti dans le Centre de notifications.
Pour régler les paramètres de votre navigateur, allez dans Paramètres > Confidentialité et sécurité > Paramètres des sites > Permissions > Notifications et ajustez les paramètres pour vous assurer que les sites peuvent vous envoyer des notifications sur votre navigateur.
Si l’option Ne pas déranger est activée, les notifications par e-mail et par fenêtre contextuelle sur le navigateur seront désactivées et ne s’afficheront plus tant que l’option n’aura pas été désactivée. De plus, les fenêtres contextuelles de notification sur votre navigateur n’apparaîtront pas si votre navigateur est en mode « incognito ».
Les notifications par e-mail seront envoyées à l’adresse e-mail configurée pour les utilisateurs dans Builder.
L’adresse à partir de laquelle l’e-mail sera envoyé est l’adresse e-mail non contrôlée qui a été configurée dans Builder.
Les notifications par e-mail contiendront un lien vers l’activité à laquelle elles se rapportent. Si un utilisateur est déjà connecté sur Enate, cliquer sur le lien l’amènera directement à cette activité. Si l’utilisateur n’est pas connecté, cliquer sur le lien l’amènera à l’écran de connexion d’Enate. Une fois qu’il s’est connecté, il sera directement dirigé vers l’activité.
Si l’option Ne pas déranger est activée, les notifications par e-mail et les fenêtres contextuelles de notification sur le navigateur seront désactivées et n’apparaîtront plus jusqu’à ce que l’option soit désactivée.
En plus de voir vos notifications dans le Centre de notifications de Work Manager, sous forme de fenêtres contextuelles de notification sur le navigateur et par e-mail, vous pouvez également configurer l'affichage de vos fenêtres contextuelles de notification sur le navigateur dans différentes parties de votre bureau, par exemple dans le menu de démarrage de Windows et sur l’écran de verrouillage de votre ordinateur.
Les alertes sonores peuvent également être activés dans les paramètres de notification de votre bureau pour permettre la lecture de ces alertes à chaque fois qu’une notification de bureau s’affiche.
Vous pouvez choisir de désactiver TOUTES les notifications en sélectionnant cette option dans l’onglet Paramètres utilisateur, en haut de la section Paramètres de notification.
Si cette option est activée, aucune notification ne sera générée pour vous. Vos préférences auront été enregistrées pour le jour où vous désirerez réactiver les notifications.
Remarque : si et quand vous choisissez de réactiver les notifications, le système commencera à générer de nouvelles notifications pour vous, mais celles qui auraient été générées pendant la période intermédiaire ne seront pas générées rétroactivement.
